Afortunadamente, M-Files ha demostrado ser más que invaluable para ese fin, ofreciendo una amplia gama de diferentes beneficios a los funcionarios de recursos humanos durante y después de que la pandemia finalmente nos haya dejado atrás.
Ventajas de M-Files en la gestión de recursos humanos
Acceso remoto superior
Obviamente, todos necesitan acceso a información clave “en cualquier momento y en cualquier lugar” mientras trabajan desde casa y M-Files hace que esto sea más fácil. Todo está en un solo lugar, asegurándose de que los empleados de recursos humanos que necesitan un documento siempre lo tengan, pase lo que pase. No solo todo se puede buscar inherentemente en función de lo que está DENTRO del documento (no solo cómo se llama), sino que también es una forma de mantener la información segura.
Automatización de políticas
Todo el mundo sabe que la recopilación de “firmas mojadas” al actualizar las políticas y los procedimientos de recursos humanos lleva mucho tiempo en el mejor de los casos días… por no hablar de lo problemático que se ha vuelto esto durante la nueva era en la que hay mayor número de personas que trabajan de forma remota.
Afortunadamente, M-Files puede facilitar este proceso al permitirle enviar una copia de las nuevas políticas a todos los miembros del personal, hacer que lo reconozcan a través de un navegador web y luego archivarlo instantáneamente en la carpeta adecuada, todo a través de flujos de trabajo automatizados que no requiera que los empleados de recursos humanos envíen ni un solo correo electrónico.
Apoyo para una nueva era de gestión de licencias
Gracias al costo que la pandemia, muchas empresas (comprensiblemente) están viendo un aumento en las solicitudes de licencia. Con M-Files, ahora es posible crear flujos de trabajo personalizados que puede iniciar un gerente para asegurarse de que todos los que necesitan ser informados de dicha solicitud, como los que están en la nómina, los que se ocupan de los beneficios y otras personas que formen parte orgánica del proceso de una manera que también facilita el seguimiento de las acciones a medida que se toman.
Gestión de recursos humanos empoderada
Aunque las personas ya no están físicamente en el mismo lugar al mismo tiempo, la necesidad de colaboración sigue siendo primordial. Aun así, enviar documentos por correo electrónico no solo puede crear un proceso confuso que es propenso a errores, también, puede hacer que las tareas más sencillas tomen demasiado tiempo.
Con M-Files, por otro lado, los empleados ahora pueden compartir información entre ellos sin esfuerzo desde los dispositivos con los que se sientan cómodos. Incluso se pueden crear flujos de trabajo personalizados para garantizar que los documentos siempre se enruten correctamente de una persona a otra según sea necesario, lo que potencia la colaboración en un momento más urgentes.
Papeleo del ciclo de vida del empleado
Con el trabajo remoto a incorporación de empleados a distancia se transformo en una necesidad apremiante para muchas organizaciones. Afortunadamente, con M-Files los empleados pueden completar todos sus formularios de incorporación en casa a través de una interfaz basada en web simple y fácil de usar.
Una vez que se llenan los formularios se pueden enrutar automáticamente a los profesionales de recursos humanos adecuados que luego pueden archivarlos según sea necesario. Este mismo proceso también se puede aprovechar cada vez que un empleado sale de la empresa, automatizando los avisos para todos los involucrados.
Documentación
Aunque más personas trabajan desde casa, los funcionarios de recursos humanos aún necesitan administrar y documentar el desempeño de los empleados, por ejemplo, las certificaciones, licencias y materiales de capacitación relevantes.
Afortunadamente, M-Files permite esto asegurándose de que toda la información termine exactamente dónde debe estar: en el archivo de ese empleado. Esto rompe otro silo de datos potencial para que la información se pierda, lo que impulsa decisiones mejores y más informadas en el futuro.
Retorno de inversión
Finalmente, quizás la forma más importante en que M-Files respalda los esfuerzos de recursos humanos en la nueva era de trabajo remoto se reduce a cómo puede ayudar a recuperar la mayor cantidad de dinero posible de su inversión inicial.
Ten en cuenta que pasar del mundo basado en papel al ámbito digital no solo puede traer consigo un ahorro significativo de costos en términos de pies cuadrados para el negocio, también en lo que respecta al ahorro de tiempo.
Gastará mucho menos tiempo y dinero porque ya no tendrás que lidiar con carpetas de papel, lo que permitirá canalizar una mayor parte de esos fondos hacia el negocio en áreas donde existan mayores beneficios. Además, tendrás más tiempo en un día para concentrarte en aquellos asuntos que realmente lo necesitan, lo que muy bien puede ser el beneficio más importante de todos.
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En resumen
La gestión de recursos humanos ahora es más compleja, el echo de que ya los trabajadores no se encuentren en un solo lugar incrementa la carga laboral del personal a cargo del área de RRHH. Todos estos nuevos procesos remotos, como las contrataciones a distancia, o el solicitar firmas digitales puede generar errores costos para el negocio y una perdida de productividad significativa.
Para lograr evitar estos negativos escenarios el personal de recursos humanos debe adaptarse a los nuevos procesos remotos, la automatización puede ayudar a facilitar la transición y contar con la herramienta correcta puede acelerar este proceso. Al automatizar los flujos de trabajo en RRHH permites al personal enfocarse en tareas de mayor valor, al mismo tiempo que eliminas los errores que implican los procesos manuales y aceleras la entrega del servicio, además de generar una mejor experiencia para los empleados que puede retribuir en un retorno de inversión más rápido.
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