Independientemente del tipo de negocio que tengas, está claro que la digitalización de archivos, por medio de hardware para el escaneo de documentos, tiene una amplia gama de beneficios diferentes que no se pueden ignorar. Pero al mismo tiempo, evaluar el hardware que necesitas para aprovechar al máximo esto a menudo puede parecer una batalla cuesta arriba: con tantas opciones diferentes disponibles, es difícil saber por dónde empezar.
Con eso en mente, en este blog preparamos un glosario con los términos adecuados detrás de la imagen y el escaneo de documentos que debes tener en cuenta para encontrar el hardware que se adapte a tus necesidades.
Glosario
ADF o alimentador automático de documentos
Un alimentador automático de documentos es un término que se refiere a la bandeja que contiene la pila de documentos que deseas escanear. En lugar de verte obligado a cargar todo en tu escáner una página a la vez, simplemente puede indicar con cuántos documentos estás trabajando e introducir todo en la máquina de una sola vez.
Por supuesto, este proceso no está exento de advertencias. Al igual que una impresora, no debes sobrecargar el alimentador automático de documentos más allá de su capacidad, o lo más probable es que provoque un atasco. Siempre asegúrate de saber exactamente con cuántos documentos estás trabajando a la vez para que puedas elegir un modelo con la capacidad del alimentador automático de documentos para satisfacer tus necesidades.
Anotaciones
Este es un término que se refiere a cualquier edición, actualización o incluso a la eliminación de contenido de un documento en particular. Las anotaciones siempre se colocan en la parte superior del documento y se escriben en una fuente diferente, todo en un esfuerzo por facilitar que las personas vean que se han realizado cambios en su forma original.
Código de barras
Un código de barras es una combinación única de líneas (o incluso píxeles) que están diseñadas para ser leídas no por humanos, sino por un escáner óptico. Esto permite que los documentos se indexen mucho más rápido, lo que respalda tus flujos de trabajo y métodos de recuperación existentes.
DPI o puntos por pulgada
Esta es una medida de la resolución que puedes esperar al convertir registros en papel en imágenes electrónicas. En términos generales, cuantos más puntos por pulgada tenga tu escáner, mayor será la resolución (y mejor será la claridad de la imagen).
La mayoría de las veces, el escaneo cae entre 200 por 200 y 300 por 300 puntos por pulgada. Muchos escáneres pueden hacerlo a una resolución mucho más alta, pero eso no siempre es necesario según la calidad del documento de origen. Puedes escanear fácilmente en 500 por 500 puntos por pulgada, pero solo aumentará el tamaño de tu archivo sin dar mucho que mostrar. Esto también podría hacer que necesites más espacio de almacenamiento para albergar todas estas imágenes, lo que puede no ser posible dadas tus circunstancias.
Gestión de documentos
La gestión de documentos es un sistema o una pieza de software que hace que el almacenamiento, la búsqueda y el enrutamiento de varios tipos de documentos sean más eficientes que nunca.
Dúplex
Esta es una característica de la mayoría de los escáneres comerciales que permite escanear automáticamente un registro en papel por ambos lados. Si el escáner no tiene un dúplex, solo podrás escanear un lado de una hoja a la vez, lo que significa que en algún momento tendrás que voltearlo manualmente.
Símplex
Esto se refiere a escanear solo un lado de una hoja de papel, a diferencia del método Dúplex descrito anteriormente.
OCR, o reconocimiento óptico de caracteres
El reconocimiento óptico de caracteres es una tecnología que permite convertir sin esfuerzo registros no digitales o texto analógico en un formato digital para buscar, recuperar y almacenar.
PPM, o páginas por minuto
Esta es una métrica utilizada para medir la velocidad de escaneo de documentos total. La mayoría de los escáneres incluyen clasificaciones de páginas por minuto específicas (y diferentes) para imágenes en color y en blanco y negro. Por lo general, encontrarás esta métrica en el documento de especificaciones técnicas que vino con el escáner. Ten en cuenta, que el modo de escaneo más rápido generalmente también viene con una calidad de imagen más baja, así que asegúrate de evaluar las opciones de configuración que está haciendo en función de tus necesidades.
Flatbed
Flatbed es muy similar en concepto a una fotocopiadora, en escaneo de documentos se refiere a una superficie plana, con base de vidrio para sostener objetos para escanear. El cabezal de escaneo se mueve de un lado a otro debajo del cristal ya lo largo de la superficie de la página. Estos son muy útiles si estás tratando de escanear documentos de tamaño extraño o incluso registros en papel dañados que en sí mismos no son adecuados para el alimentador automático de documentos.
También te puede interesar: RPA Conversacional e IA en los Registros Médicos Electrónicos (EHR)
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Comienza el viaje de tu empresa hacía la transformación digital. Contacta a nuestros expertos y solicita una demostración personalizada.
Consulta la información original en inglés.
