La automatización de documentos no tiene por qué ser una pesadilla

HIXSA

27 febrero, 2024

¿Sabes cuáles son las peores pesadillas de la gestión manual de documentos? Quizás sean esos acuerdos de confidencialidad que desearía que se automatizaran o esos acuerdos de procesamiento de datos que necesita realizar antes de que entren en vigor los nuevos plazos reglamentarios. ¿Las buenas noticias? Existe una forma mejor: una forma automatizada. Pero, ¿sabes cuáles son algunas de las consideraciones en las que deberá pensar cuando analice la automatización de documentos por primera vez?

¿Cuánto cuesta la automatización de documentos?

Cada herramienta de automatización de documentos tiene un modelo de precios diferente, pero la mayoría se basa en licencias de usuario: usted compra acceso a la plataforma para N cantidad de usuarios. Esos usuarios pueden tener diferentes derechos de acceso: administrador, solo lectura, etc. Puede darse el caso de que haya niveles de descuento después de obtener N cantidad de licencias. La realidad es que, aunque es fácil vender este modelo, en realidad no ayuda al comprador que busca ser innovador.

Por ejemplo, si el comprador tiene que comprar con un modelo de licencia de usuario, tarde o temprano habrá un conflicto entre experimentar con nuevos usuarios al implementar y tener que pagar por más licencias. Esto ralentizará las cosas si la persona encargada de la implementación siempre necesita reflejar que se están utilizando las licencias.

Para aquellas personas dentro de una organización a las que les cuesta convencerse antes de usarlo, seguirán necesitando acceso a él incluso si no lo usan de inmediato. Sobre el papel, parecerá que el dinero no está bien gastado o que no serían un buen candidato para comprar más licencias.

Sin embargo, si hay obstáculos en su camino, ni siquiera podrán iniciar sesión, y mucho menos defender su uso dentro de sus propios equipos. ¡No tener acceso es una excusa fácil para aquellos que no están interesados ​​en cambiar la forma en que hacen las cosas actualmente!

La forma en que M-Files Ment ofrece sus servicios es diferente. Con la mayoría de los planes, ofrecemos usuarios estándar ilimitados para que pueda escalarse lo más rápido posible brindando acceso a la generación de documentos a la mayor cantidad de personas posible. Esto crea espacio y tiempo para innovar con diferentes grupos de usuarios, con la seguridad de saber que no es necesario presentar un caso de negocio para cada nueva licencia.

¿Hace todo lo que necesito que haga?

Cada herramienta de automatización de documentos es diferente, pero la premisa de todas es la misma: pueden tomar un documento, agregarle puntos de datos y condicionalidad, y permitir que un usuario lo genere más rápido de lo que podría hacerlo manualmente.

Todo lo que hay más allá de eso es lo que separa a la multitud. Algunos podrían ser más fáciles de usar; algunos pueden tener integraciones únicas; otros podrían tener formas más exclusivas de aprovechar los datos. Es importante determinar cuáles son sus requisitos antes de comenzar a buscar tecnología.

Sentirse atraído por la herramienta con la mayor funcionalidad puede parecer maravilloso, pero, si apenas la utiliza, entonces está pagando más de la cuenta por algo que realmente no necesita. Para dar una analogía con el diseño gráfico, es como comprar Photoshop y tener que capacitar a alguien cuando todo lo que necesitas es Canva.

Los requisitos serán subjetivos y específicos de las necesidades de su propia organización. Sin embargo, cuando se trata de funcionalidad, cuanto más compleja sea la solución, más capacitación se necesitará para utilizarla. Más formación probablemente también signifique más costes. Una mayor complejidad probablemente significará una implementación más lenta, ya que llevará más tiempo utilizarla por completo y puede requerir recursos especializados (y costosos).

M-Files Ment ha sido diseñado para que la facilidad de uso sea primordial, lo que facilita su escalado tanto para los autores de plantillas como para los usuarios estándar. También ofrece un piloto de cuatro semanas en el que algunas de las plantillas pueden automatizarse y capacitarse a los autores, lo que permite obtener un retorno de la inversión en un espacio de tiempo muy corto. Cuando finalice el piloto, es posible que los abogados u otros usuarios amplíen su escala sin apoyo.

¿Cómo implemento la automatización de documentos?

Por un lado, hay empresas que realizan la automatización por usted y simplemente le brindan acceso a los cuestionarios modelo a través de un portal. Subcontrata la automatización de la plantilla al proveedor, pero tiene el costo de una suscripción bastante cara (de la que probablemente dependerás ya que no eres propietario de las plantillas).

El otro extremo de ese espectro podría describirse como “control total”: usted tiene acceso a la plataforma y puede crear plantillas a partir de ella, pero debe crearlas usted mismo. Dentro de este espectro, habrá plataformas que serán fáciles de implementar y otras que serán difíciles de implementar. Una herramienta sencilla será una plataforma sin código o con código bajo. Es probable que una opción más difícil incluya herramientas que requieran un etiquetado más extenso y menos intuitivo, más parecido a la codificación.

Para el extremo más fácil de la escala, la solución ideal se puede elegir rápida y fácilmente y, por lo tanto, escalará más fácilmente y permitirá que las personas obtengan valor de ella más rápidamente. Es probable que las soluciones más torpes requieran una decisión sobre la obtención de recursos adecuados o capacitación adicional para que la gente se ponga al día. Si tiene que dedicar mucho tiempo a la formación y el dominio de la plataforma, lo más probable es que los lanzamientos sean más lentos.

¿Cómo lo mantengo una vez implementado?

Otra pregunta que conviene hacerse siempre. Idealmente, tendría control total sobre sus plantillas para poder mantenerlas cuando sea necesario realizar nuevos textos estándar del mercado o cambios legislativos/regulatorios. Debe considerar quién mantendrá las plantillas después de que entren en funcionamiento, ya sea un recurso de operaciones legales o los propios abogados.

Es probable que esta consideración se responda por lo fácil que es para la persona de mantenimiento correspondiente utilizar la herramienta de automatización de documentos. Por ejemplo, un abogado no mantendrá sus propias plantillas si tiene que pasar días o semanas familiarizándose con la herramienta a expensas de su tiempo facturable. De nuevo, esto puede ser una cuestión de si necesita traer un recurso para poder llevar a cabo el mantenimiento o si debe contratar servicios de consultoría para llevar a cabo el mantenimiento.

Afortunadamente, M-Files Ment ha sido diseñado para permitir a los clientes tomar rápidamente la herramienta y ejecutarla. Por lo tanto, los abogados pueden mantener sus propias plantillas sin necesidad de recursos adicionales, lo que supone un gran ahorro de tiempo y costes.

Ponte en contacto con nuestro equipo de especialistas para ver a M-Files Ment en acción, y empezar la automatización de documentos de tu negocio en minutos, además de conocer las diferentes capacidades de la plataforma y cómo pueden beneficiarlo.

Consulta el texto original en inglés.

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