El objetivo sigue siendo el mismo, pero el juego de gestión del cambio ha evolucionado. Se trata de planificar los cambios futuros y de volverse más ágil para manejar de manera efectiva el cambio constante. Las empresas deben ser capaces de innovar rápidamente e implementar mejoras continuamente. Necesitan buscar cualquier avance que les permita trabajar de manera más inteligente, moverse más rápido y, en última instancia, aprovechar cada oportunidad antes de que la competencia se les adelante. Con este fin, el intercambio de datos y la colaboración determinan cada vez más qué tan rápido puede moverse una organización.
El cambio se ha convertido en una fuerza constante, pero el cambio siempre ha sido profundamente difícil. La naturaleza humana se resiste fuertemente al cambio y lo mismo ocurre con los negocios. Para las organizaciones, más cambios pueden equivaler a más riesgos y más potencial de interrupciones comerciales si no se gestionan de manera efectiva.
Empezar en la cima la gestión de cambio
Tomate el tiempo para examinar los programas actuales de gestión de cambio y evaluarlos en términos de su capacidad para promover evoluciones ágiles e inteligentes en el lugar de trabajo. Se puede encargar la evaluación a un equipo multifuncional. Las preguntas que se deben hacer y responder deben comenzar en la parte superior y luego abarcar a todos los equipos que implementan la gestión del cambio. Las siguientes preguntas deben abordarse como parte de cualquier evaluación eficaz del programa de gestión del cambio:
- ¿Existe un compromiso de alto nivel (es decir, nivel ejecutivo) con la gestión del cambio?
- ¿La gestión del cambio se alinea con los objetivos de máxima prioridad de la organización?
- ¿Los empleados y TI tienen las herramientas adecuadas para gestionar el cambio?
- ¿Cómo se rastrea y evalúa el progreso?
- ¿Los procesos de gestión de cambios dependen de la supervisión manual?
- ¿Qué sistemas, herramientas y tecnologías permiten los flujos de trabajo de gestión de cambios?
- ¿Cuáles son los cuellos de botella en los flujos de trabajo? ¿Estos cuellos de botella fomentan desviaciones de procesos no autorizadas que exponen a la empresa a riesgos?
Señales de debilidad
Identificación de áreas de ineficiencia para la gestión de cambio
Durante la revisión de las prácticas actuales de gestión del cambio, debes estar especialmente atento a cualquier señal de alerta potencial. Estos pueden incluir problemas de productividad: cualquier proceso que consuma mucho tiempo para los empleados, gerentes o ambos. Los errores que impactan la calidad de los productos o servicios también deben ser destacados y evaluados cuantitativamente.
Dentro de muchas industrias, las responsabilidades serán una consideración de máxima prioridad al evaluar la gestión del cambio. ¿Qué aspectos de la gestión del cambio podrían potencialmente poner a la organización en riesgo de incumplimiento de las regulaciones o colocar a la empresa en un riesgo financiero, operativo o legal significativo?
Power Play
Alinear la gestión de documentos y la gestión de cambios
Equipado con una sólida comprensión de las fortalezas y debilidades actuales de la gestión del cambio, es hora de considerar nuevas estrategias y herramientas. Muchas organizaciones hoy en día, por ejemplo, están realizando cambios importantes en sus sistemas de software de gestión de documentos (Document Management System – DMS) como una forma de aumentar la agilidad.
La última generación de soluciones DMS puede mejorar directamente la gestión de cambios de varias formas. Al introducir un control de documentos más avanzado, una organización cambia la forma en que se visualizan, gestionan y notifican los activos de información digital.
La mejora de la visibilidad y la gestión de documentos es particularmente beneficiosa para la gestión de cambios. Todos pueden trabajar desde una única fuente de información, con datos y detalles actualizados. Una solución DMS moderna también equipa a los empleados con un acceso más rápido a toda la información. Dado que el rendimiento tiene un impacto positivo en sus tareas diarias, los empleados se convierten en defensores de la nueva plataforma y los cambios asociados, lo que impulsa la adopción por parte de los usuarios. La agilidad se desarrolla desde cero.
Una base eficaz para la gestión de documentos también puede ayudar a los departamentos y equipos de gestión de cambios a integrar mejor la información previamente almacenada en silos. El acceso a fuentes de información más amplias impulsa una mejor toma de decisiones y hace posible obtener más valor de todos los activos de información digital.
Para TI, la alineación de la gestión de documentos con la gestión de cambios permite una gestión y un control más efectivos de los recursos de infraestructura y software. La mayor visibilidad, las capacidades de control inteligente, el seguimiento y registro mejorados y muchos otros avances de DMS permiten a TI ajustar la infraestructura de la información y mejorar los descuidos para adaptarse a la gestión de cambios.
Acelera la gestión de cambios
El desarrollo de bases más centradas en la información para la gestión del cambio mejora inherentemente la productividad. Los colaboradores individuales pierden menos tiempo buscando la información correcta y los equipos pueden colaborar mejor cuando trabajan con información consistente y precisa.
En el futuro, las empresas también pueden construir sobre una base sólida de DMS para introducir una gestión de cambios automatizada. Los ciclos de revisión y aprobación que antes se centraban en el correo electrónico se pueden reemplazar con flujos de trabajo automatizados que envían documentos y contenido relacionado a las personas adecuadas en el momento adecuado. Los controles de seguridad y los permisos de acceso también se pueden controlar y automatizar fácilmente con un sistema de gestión de documentos. Por ejemplo, los permisos se pueden configurar para que solo los revisores puedan realizar cambios una vez que un documento alcanza un estado determinado.
También te puede interesar: Re-imagina y recrea el compromiso del cliente con Conversational AI
Conclusión
Por lo tanto, el juego está cambiando, pero con el compromiso necesario para la gestión del cambio, las empresas ágiles pueden girar rápidamente para cumplir con las condiciones del mercado en constante cambio.
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Conoce M-Files y accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente.
Consulta la información original en inglés.
