Los sistemas de archivos digitales tradicionales administran la información imitando el enfoque de carpetas y gabinetes de archivos de la “vieja escuela” que todavía se usa en muchas oficinas en la actualidad. Este enfoque requiere que los empleados recuerden o adivinen dónde se almacenan los artículos, pero tratar de encontrar la información correcta se convierte en una actividad que consume mucho tiempo y reduce la productividad para la mayoría de los empleados y empresas. A continuación revisamos cómo los metadatos nos ayudan a migrar de un sistema de gestión de archivos basado en papel a un sistema digital e inteligente.
Gartner afirma que los profesionales dedican una media de 18 minutos a localizar un documento. IDC sumó el tiempo perdido en estas búsquedas y estimó el costo anual de $19,732 dólares por trabajador.
Los enfoques de almacenamiento sin carpetas surgieron originalmente en respuesta a la demanda de alternativas más eficientes para administrar los activos de información. Hoy en día, las soluciones de gestión de documentos con un enfoque basado en metadatos brindan una gran cantidad de beneficios en comparación con los engorrosos sistemas y esquemas basados en papel. Con los metadatos, cualquier documento u objeto de información se puede clasificar y gestionar de forma intuitiva en función de “qué” es y no en “dónde” se almacena.
Las deficiencias de las carpetas de archivos tradicionales
El almacenamiento basado en carpetas siempre se ha basado en las habilidades de organización y la memoria de cada empleado individual, pero la era de la información digital ha llevado al límite incluso a los empleados más competentes. Además de la necesidad de manejar grandes cantidades de documentos e información, ahora deben anticipar cómo otros en la empresa buscarán cada documento.
Por ejemplo, considera el caso de guardar un nuevo documento de ventas. ¿Debería archivarse la propuesta para el Proyecto ABC en el sitio del cliente XYZ en Australia bajo “Propuestas” o “Compañía XYZ” u “oportunidades comerciales internacionales”? Para asegurarse de que la propuesta se mostrará en varias carpetas, el autor del documento puede duplicar el documento y almacenarlo en cada carpeta relevante.
Sin embargo, la duplicación de contenido genera otros desafíos con el control de versiones y puede salirse rápidamente de control a medida que crece la cantidad de equipos, sistemas comerciales y depósitos de información.
Metadatos en el corazón de un sistema de archivo digital
Los metadatos, a menudo definidos como datos que describen datos, existen desde hace miles de años. En la antigua Grecia, los bibliotecarios adjuntaban etiquetas al final de los pergaminos, lo que hacía posible encontrar el pergamino correcto sin desenrollarlo y leer un pergamino tras otro (obtén más información en esta infografía de “Historia de los metadatos” ). Hoy en día, los metadatos permiten organizar y ver el contenido digital en función de lo que es en lugar de dónde se ha almacenado.
¿Cómo funcionan los metadatos? En el corazón de una solución moderna de gestión de documentos, una etiqueta (o varias etiquetas), también conocida como atributo, se adjunta a un documento u objeto de información en el momento de la creación. Los listados pueden emplear estos metadatos para recuperar rápida y dinámicamente toda la información relevante. Los documentos, o cualquier activo de información, se pueden “encontrar” en muchas vistas o búsquedas diferentes sin duplicación de datos. Una vista es simplemente un producto dinámico de metadatos en lugar de una ubicación estática o un contenedor que en sí mismo clasifica los datos. El resultado es un acceso más rápido al contenido preciso que buscan los usuarios.
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Este enfoque con visión de futuro para organizar y encontrar información de manera más efectiva está siendo adoptado por muchos analistas y expertos de la industria. Según Gartner, “los metadatos desbloquean el valor de la información”. Cada usuario tendrá metadatos de preferencia asociados con el contenido, lo que permitirá vistas contextualizadas”. También explican que las soluciones de gestión de contenido basadas en metadatos “permitirán una mayor flexibilidad e información contextualmente relevante. Los motores de búsqueda, metadatos y reglas extraerán contenido de muchas ubicaciones y aplicaciones”.
El futuro del control de documentos con metadatos
La gestión eficaz de los metadatos cambia radicalmente la forma en que las empresas pueden utilizar la información. Al aprovechar el poder de los metadatos, las organizaciones pueden aumentar la eficiencia. Los metadatos y las vistas dinámicas e intuitivas resultantes evitan las largas búsquedas en carpetas y también mejoran aspectos como:
- Colaboración: las vistas de toda la empresa se pueden introducir y compartir entre funciones y departamentos.
- Flexibilidad: las vistas se pueden personalizar para las necesidades individuales o de equipo.
- Políticas de retención y descubrimiento electrónico: el contenido se puede poner en espera y las políticas de retención se pueden establecer en función de las propiedades del documento, en lugar de tener que bloquear grandes jerarquías de carpetas. Esto da como resultado un mejor cumplimiento y repositorios de datos más optimizados.
- Gestión de acceso: las reglas de acceso a la información se pueden definir, implementar y ajustar dinámicamente a medida que cambian las estrategias comerciales y el personal, a diferencia de las carpetas estáticas basadas en la ubicación que no se pueden reestructurar fácilmente.
Además de ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia, las soluciones de gestión de documentos centradas en metadatos mejoran la seguridad. Los metadatos permiten que las reglas de acceso se basen en la clase de función del trabajo del documento, la ubicación o casi cualquier otro atributo definido por la empresa, en contraste con los entornos basados en carpetas donde los permisos de acceso de cada archivo se heredan de la carpeta en la que reside.
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Conclusión
Los beneficios de los metadatos se extienden a lo largo de la vida de cada activo de información. Se pueden introducir reglas basadas en metadatos para agilizar la replicación entre sitios primarios y de recuperación ante desastres, así como para administrar automáticamente el archivo a largo plazo de activos no actuales.
Los metadatos representan una gran oportunidad para ahorrar tiempo e introducir un enfoque más inteligente para la gestión de archivos. Como piedra angular de una base mucho más eficaz para un sistema de archivo digital moderno, los metadatos están ayudando a las organizaciones a acabar con el caos de contenido e introducir prácticas que aumentan la productividad, la seguridad y la agilidad empresarial.
La plataforma M-Files también garantiza la gestión sistemática de datos a través de la automatización y los flujos de trabajo comunes. Por ejemplo, los documentos se pueden nombrar y asignar automáticamente a vistas de carpeta en función de los metadatos aplicables. Dado que la información necesaria aún debe estar accesible al final de un proyecto, la plataforma de administración de documentos conserva todo y ayuda a servir como referencia para nuevos proyectos.
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