Los datos pueden ser la mejor herramienta con la que puedes contar para mejorar la productividad de tu empresa y viceversa, una mala gestión puede afectar a tu empresa, generando retrasos y fallas de seguridad. Entre todos estos datos, los mas sencillos de gestionar son aquellos que están estructurados, aquellos que están digitalizados, pero los más peligrosos y difíciles de manejar son lo no estructurados o físicos. En el siguiente blog exploramos los riesgos de los datos no estructurados y te damos consejos para mejorar la gestión de la información de tu empresa.
Cuando se trata de los datos de tu organización, es fundamental que comprendas que estás hablando de mucho más que una serie de unos y ceros en un disco duro en algún lugar. Dentro de esos datos se encuentra la verdadera historia de lo que está sucediendo con tu negocio. Contienen la información que necesitas para hacer un trabajo mejor y más informado a diario. Tomar siempre la decisión correcta lo más rápido posible dadas las circunstancias. Crear relaciones mejores y más duraderas con tus clientes.
Sin embargo, al mismo tiempo, el gran volumen de datos con el que tratan la mayoría de las empresas se ha disparado en los últimos años. Sí, es cierto que muchos de estos datos están estructurados, lo que significa que están en una forma con la que es fácil trabajar e incluso más fácil de extraer información.
Pero una gran parte no está estructurada, lo que significa que no tiene ningún tipo de método de organización predefinido. Debido a que no puedes eliminar por completo los datos no estructurados de la conversación, es mejor hacer todo lo posible para administrarlos en el futuro. Llegar a ese punto no es necesariamente difícil, pero requiere que comprendas todo lo posible sobre la situación que tienes ante tí.
Desglose de datos no estructurados
En la mayoría de las situaciones, los datos no estructurados suelen estar basados en texto. Sin embargo, también puede incluir imágenes, fechas, números y otra información relevante sobre el funcionamiento interno de tu negocio.
Solo algunos ejemplos de datos no estructurados incluyen, entre otros, datos como
- Documentos que se pueden guardar aleatoriamente en una carpeta, ya sea en un recurso compartido de red o en una unidad de almacenamiento basada en la nube.
- Cualquier imagen que se descargue a una computadora desde los diversos recursos en línea con los que está trabajando.
- Notas integrales y agendas de reuniones.
- Cualquier documento escaneado con el que esté trabajando, como recibos o información del cliente.
- Datos de comunicación que, a su vez, pueden obtenerse de correos electrónicos, dispositivos móviles o incluso canales de redes sociales.
La razón por la que es tan importante administrar mejor tus datos no estructurados es porque esto se relaciona directamente no solo con tu eficiencia como empresa, sino también con tu seguridad. Si permites que esta información permanezca desestructurada, será difícil de encontrar, lo que significa que las personas que necesitan acceder a ella para hacer su trabajo simplemente no la tienen.
No solo eso, sino que si no estás realmente seguro de lo que tienes y dónde está ubicado, puedes hacer poco para protegerlo, exponiendo potencialmente una gran cantidad de información comercial y conocimientos a personas que no deberían tenerlos.
La clave para administrar sus datos no estructurados
Afortunadamente, existen algunas formas clave en las que puede administrar tus datos no estructurados para darle un buen uso a tu organización.
El principal de ellos es el reconocimiento óptico de caracteres, también conocido como OCR. Este es un proceso que en realidad convierte el texto de una imagen escaneada o fotografiada en texto que no solo se puede editar, sino que también se puede buscar electrónicamente. Esta sería una excelente manera de extraer más valor de un documento como un PDF que se recibió por correo electrónico.
Otra forma viable de administrar tus datos no estructurados es a través de metadatos, que te permiten describir y categorizar datos no estructurados de una manera que proporcionan un contexto invaluable. Esto no solo mejora la capacidad de búsqueda de tus datos no estructurados, sino también su accesibilidad.
Por último, tienes una plataforma de gestión de información inteligente como M-Files que puede actuar como un único repositorio digital para todas tus necesidades de datos. En lugar de permitir que los datos no estructurados creen silos de datos artificiales en toda tu empresa, M-Files actúa como una única fuente de verdad para toda la información que entra y sale de tu organización.
Una plataforma de administración de información de alta calidad como M-Files incluirá herramientas que te permitirán personalizar tus opciones para administrar datos para respaldar la forma en que trabajas. No solo incluirá funciones como la búsqueda federada, sino también la captura inteligente e incluso los derechos de acceso. Los derechos de acceso son particularmente importantes, ya que ayudan a garantizar que las únicas personas que tengan acceso a determinados archivos sean las que lo necesiten para realizar su trabajo. Esto contribuye en gran medida a aumentar la seguridad, independientemente de dónde se almacenen esos archivos.
Al final, los datos no estructurados no son necesariamente algo que puedas eliminar por completo, pero, de nuevo, ese no es realmente el objetivo. En su lugar, debes encontrar una manera de administrarlo y extraer la mayor cantidad de valor posible, y herramientas como M-Files y otras plataformas inteligentes de administración de información contribuyen en gran medida a permitirte hacer precisamente eso.
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Consulta a nuestro equipo de expertos para encontrar la solución de gestión documental que mejor se adecue a las necesidades de tu negocio.
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