Gestión de la información en la estrategia de transformación digital

HIXSA

28 enero, 2019

Gran parte de la estrategia de transformación digital, se traduce en mejorar los procesos de digitalización y la gestión de la información, para mejorar la transparencia y precisión de los procesos, la facilidad y rapidez de las transacciones, la personalización y la satisfacción de la experiencia del cliente. De hecho IDC predice que dentro de los próximos cinco años:

  • Más del 55% de las organizaciones volverán a imaginar su futuro con productos y servicios habilitados digitalmente.
  • Más del 80% de los ejecutivos encuestados planean monetizar esta nueva moneda digital para obtener ventajas competitivas y nuevas oportunidades de ingresos
  • Al menos el 95% agregará nuevos indicadores clave de rendimiento (KPI) que recompensarán la innovación al capitalizar la información digital.

La información es una ‘moneda digital’

Cada organización es ahora un negocio digital, la información es un activo y una moneda digital. Es por eso que la administración de la información, debe ser la piedra angular de cualquier estrategia de transformación digital. Su futuro como organización depende de su capacidad para aprovechar este activo llamado información, para obtener una ventaja competitiva en la industria.

Ahora bien, si la “moneda digital” de tu negocio está atrapada en un sistema de conversión de documentos obsoletos que simplemente convierte una copia impresa en documentos PDF u OCR, probablemente estás perdiendo la oportunidad de optimizar los flujos de trabajo, identificar nuevas oportunidades de ingresos y administrar los costos de toda tu organización.

Gestión de la información empresarial en toda la organización

Muchas organizaciones tienen proyectos de gestión de la información implementados, pero la mayoría están limitados a algunos departamentos y se enfocan principalmente en escanear y convertir documentos. Sin embargo, a corto o mediano plazo esta estrategia podría verse limitada ya que los sistemas de gestión de documentos deben ser compatibles con la gama completa de generación de documentos, intercambio, interacción y gestión de derechos.

No es suficiente simplemente digitalizar la información, esta moneda digital debe integrarse en toda la arquitectura de los sistemas de información, y después debe ser transferida inmediatamente a la nube, de forma tal que se encuentre disponible para cada departamento y cada aplicación, para ello la mejor opción existente es la de un gestor de contenido empresarial (Enterprise Content Management – ECM) integral. La información digitalizada se convierte en un componente clave de una implementación completa.

Incorpora nuevas herramientas y tecnologías

Existen muchas tecnologías emergentes que facilitan la captura y el almacenamiento de información, incluyendo:

  • Acceso a Big Data: el acceso a la información interna y externa está explotando y hay muchas herramientas disponibles para capturar y manipular estos datos para obtener oportunidades de ingresos.
  • Reconocimiento de voz: capture llamadas de voz y otras fuentes de audio para recuperar rápidamente la información demográfica del cliente e introducir oportunidades de ingresos incrementales.
  • Inteligencia artificial y aprendizaje automático: extrae, clasifica e inyecta datos no estructurados (notas manuscritas e imágenes) en el ECM

Es fácil establecer reglas y procedimientos sobre cómo se capturan y transfieren los datos utilizando el software de administración de documentos. Una vez que la información se digitaliza, se convierte en la nueva inteligencia de la organización y la transformación digital está en camino de convertirse en la piedra angular de un nuevo futuro.

Crea una visión para el éxito

Comienza dibujando un guión gráfico de tu proceso existente y luego piensa en formas de mejorarlo buscando especialmente nuevas oportunidades de ingresos. Puedes crear una visión ideal de cómo las partes interesadas (departamentos internos, agencias regulatorias y de cumplimiento y sus clientes) pueden beneficiarse de la información digitalizada. Lo que alguna vez tardó semanas en capturar y diseminar, ahora se puede entregar instantáneamente.

Objetivos para una estrategia de transformación digital exitosa

  • Mejorar la experiencia global del cliente.
  • Reducir los tiempos de transacción.
  • Identificar nuevas oportunidades de ingresos.
  • Costos mas bajos.
  • Entregar valor en cada paso del proceso.

Pasos en el proceso de transformación digital

  • Cree un Road Map: se flexible pero mantén un destino claro en mente.
  • Involucra a los grupos de interés: empleados, clientes, normativos y de cumplimiento.
  • Identifica y adopta un liderazgo innovador: encuentra personas apasionadas para dirigir a otros.
  • Digitaliza todo, incluidos los archivos: establece un calendario y llega a él.
  • Abraza el cambio: “Fuera lo viejo y adentro lo nuevo”.
  • No tomes prisioneros – La transformación digital es el cambio de juego.

No hay mejor momento que ahora para transformar la organización con un sistema de administración de información inteligente que puede ayudarte a convertir los datos en información e información en dólares.Existen innumerables formas de aprovechar la moneda digital con un sistema de gestión de contenido basado en la nube.Mire a tu alrededor todas las formas en que otras organizaciones han optimizado dramáticamente el flujo de información para obtener una ventaja competitiva.Lo que solía llevar días, ahora toma segundos. La información digitalizada es la moneda del futuro.