La Automatización de Procesos Robóticos puede impulsar muchos procesos en hojas de cáculo de Excel. Aprovechar los beneficios de RPA para Excel requiere de una correcta implementación y conocer todos los pormenores de la implementación de RPA para tomar la mejor decisión. En este post presentamos una guía con todas las ventajas y desventajas sobre la implementación RPA para automatizar los procesos en Excel.
En la era de la automatización, las organizaciones están adoptando nuevas tecnologías como la automatización de procesos robóticos (Robotic Process Automation – RPA), mediante bots y también la inteligencia artificial para mejorar la eficacia y mecanizar los procesos. Cualquier proceso repetible de alto volumen, impulsado por reglas comerciales, califica para la automatización.
Utilizar RPA con hojas de cálculo de Excel presenta algunos retos específicos para estas aplicaciones. Para superar estos obstáculos, puedes utilizar un bot de Excel en combinación con una solución RPA. Estas son las ventajas del bot RPA:
- No es complicado de configurar y utilizar.
- Minimiza errores potenciales.
Automatización de Procesos en Excel
Automatizar las hojas de cálculo de Excel es la mejor opción para la robótica. Sus herramientas de automatización ayudan a los usuarios a visualizar los datos, compartirlos de forma segura y hacer colaboraciones seguras. El programa admite macros VBA, un lenguaje que ayuda a los robots a entender y ejecutar tareas. Esta herramienta permite tener un robot más personalizado para satisfacer las necesidades de diferentes empresas. Se puede programar para seguir el mismo flujo de trabajo en muchos entornos diferentes.
Microsoft Excel existe desde 1982 y se ha convertido en la columna vertebral de las operaciones empresariales. Permite a los usuarios introducir, almacenar y procesar datos en múltiples hojas de cálculo y pestañas e incluso puede buscar datos de múltiples fuentes.
Las ventajas de esta tecnología son enormes. Si estás pensando en utilizar RPA para tu negocio, aquí tienes algunos consejos para empezar. Las encuestas estiman que más del 80% de las compañías usan MS Office y Excel.
¿Y el resto? Bueno, probablemente empleen programas de hojas de cálculo de la competencia, como Google Sheets.
Entonces, ¿Qué tiene que ver esto con RPA? Es simple: debido a la apabullante prevalencia de los procesos comerciales basados en Excel, probablemente encuentres buenos aspirantes para la automatización que implican hojas de cálculo. Aunque las hojas de cálculo son notoriamente débiles, si tienes en cuenta ciertas recomendaciones de diseño simples, puedes mecanizar los procesos pesados de Excel usando RPA con un alto grado de confianza y estabilidad.
Primero vamos a un tema que se centra en el empleo de RPA para mecanizar procesos en Excel; cubriremos todo, desde en qué momento y por qué razón emplear RPA, para conseguir detalles sobre de qué manera diseñar de modo más eficaz las soluciones.
Por qué razón RPA no es VBA
Si haz usado los productos de Microsoft Office a lo largo de cierto tiempo en un ambiente profesional, probablemente hayas visto o usado el código “VBA”.
Y si estás actualizado con las últimas tecnologías empresariales, verás el gran auge de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) y los Software de robots. Entonces, empecemos con ciertas definiciones simples.
Definición de VBA
VBA, o bien Visual Basic para Aplicaciones, es fundamentalmente un lenguaje de programación creado particularmente para aplicaciones de Microsoft Office.
Definición de RPA
RPA, o bien Robotic Process Automation, es una tecnología que incorpora robots de software o trabajadores digitales para ejecutar grandes volúmenes de tareas repetitivas.
Es posible que estés habituado al empleo pintoresco de VBA: macros en Excel que ejecutan una serie de pasos o una seríe de clics.
Se podría afirmar que VBA permite a los usuarios mecanizar labores manuales de Excel y otras aplicaciones de MS Office.
Diferencia entre VBA y RPA
Bueno, ¿qué hay de nuevo y diferente en la automatización con RPA? La principal respuesta es utilidad.
Cuando VBA tiene un extensión prohibido a una aplicación como Excel, prácticamente puede meditar en RPA como una macro que puede ejecutarse en cualquier aplicación con la que un sucesor humano interaccione en un proceso comercial.
VBA se usa para automatizar los procesos internos en Microsoft Office, por otro lado, RPA puede resaltar en todas y cada una de las aplicaciones de tu negocio e integrarse con aplicaciones externas. Entonces, ¿en qué momento tiene sentido emplear cada alternativa para asistir en un proceso comercial?
a) VBA podría ser una buena opción si
- La recopilación o ingresos de datos tienen que ser hechos necesariamente por una persona
- Pocos usuarios están colaborando
b) RPA podría ser una opción mejor si
- Para la recopilación de información de datos o bien los pasos de entrada son repetitivos
- Excel es solo parte del proceso y es preciso emplear otras aplicaciones
- Muchos usuarios están colaborando
Esto se acopla a la funciones de de RPA, que puede resumir los datos del sistema de origen, añadirlos a una plantilla en Excel, efectuar clasificación / filtrado / eliminar y almacenar la documentación en un repositorio central e informar a todos y cada uno de los miembros en el equipo.
RPA es una tecnología emergente, en cambio VBA es de hace varias décadas. Las empresas siempre están en busca de tecnologías que las hagan más competitivas sobrepasando a sus competidores.
¿RPA y VBA se pueden emplear juntos en un proceso de Excel?
¡La respuesta es sí! RPA está destinado a efectuar exactamente los mismos pasos que un actor humano, de la misma manera que una persona puede hacer clic en una serie de pasos en Excel para ejecutar una macro, un bot que ejecuta un script RPA del mismo modo puede ejecutar código VBA.
Por ejemplo RPA se puede emplear para resumir datos de un sistema de origen y transformarlos en una plantilla de Excel, entonces VBA se puede emplear para clasificar / filtrar / manipular, y por último RPA se encarga de llenar el proceso publicando el volumen de trabajo y avisando a las partes relevantes por correo.
En otro caso, un robot RPA recopilará datos relacionados con un artículo de inventario concreto y creará una hoja de cálculo de Excel para su análisis y elaboración de informes. Después de completar su trabajo, enviará el informe a la oficina central y notificará a todas las partes interesadas a través del correo electrónico.
Un bot también puede ser una herramienta útil en robótica. Además de automatizar procesos, los bots también pueden utilizarse para recopilar datos de un ERP. A diferencia de VBA, un bot puede manipular datos de cualquier fuente, incluso de Internet.
Consideraciones de diseño
Crear plantillas
Para iniciar, debes crear versiones de las plantillas pilares de las hojas de cálculo usadas en tus procesos de negocio. Este es el aspecto más crítico para saber de qué manera las automatizaciones están diseñadas para marchar dentro de Excel. No es solo recoger de forma eficiente las hojas de cálculo que se hallan en los escritorios de los usuarios y conectar un bot de RPA para interaccionar con ellos …no es tan simple.
Será mucho mejor que dediques un tiempo de análisis a las hojas de cálculo del estado actual (¿los diferentes usuarios tienen formatos sutilmente diferentes?), Determina de qué manera debería verse un formato estandarizado y consíguelo.
Antes de cualquier automatización, necesitas llegar a un acuerdo de los más experimentados sobre un formato único y también instaurarlo como la Plantilla Dorada en el futuro.
Y no olvides resguardar esas plantillas
Además de eso, puedes resguardar con claves de acceso la estructura de los libros de trabajo, como cada una de las hojas de trabajo. De esta forma, minimizarás el peligro de que las cosas cambien en las plantillas y provoquen fallos en los procesos en ejecución de los RPA Bots.
Luego, al desarrollar los scripts de RPA como una mejor práctica, se pueden señalar los Bots que desbloqueen / bloqueen las hojas de cálculo y después de llenar los pasos relevantes del proceso. De hecho, esas claves de acceso se deben guardar de forma segura.
Recuerda esto…
Excel presenta ciertos retos únicos en comparación con la automatización de procesos que emplean aplicaciones empresariales, con un tanto de análisis cauteloso y rigor de diseño desde el comienzo, puedes crear procesos totalmente efectivos y estables utilizando RPA con hojas de cálculo de Excel.
Publicación para colaboración
Compartir es probar interés
Entonces, ¿Qué pasa con todos estos millones de hojas de cálculo que se crean todos los días? ¡Se están compartiendo, como es natural!
Quizás un equipo de empleados divide los datos en una hoja que representa su relación de trabajo, o bien tal vez hay un punto de trasferencia de persona a persona mientras que convierten los datos sin procesar en informes significativos para un exploración más detallada.
Cualquiera que sea el caso, los procesos requieren cooperación.
Hay ciertos trucos que puedes emplear al mecanizar procesos basados en Excel utilizando RPA que van a facilitar enormemente las capacidades de colaboración en hojas de cálculo.
Configurar un lugar de SharePoint
Existen opciones de repositorio de documentos, nos vamos a centrar en las más frecuentes en SharePoint, que como es natural marcha muy admisiblemente con MS Excel.
Necesitas configurar un lugar separado para cada dispositivo de negocio por ejemplo Automatizaciones del equipo de crédito y una biblioteca de documentos para cada proceso /comunidad de procesos (por servirnos de un ejemplo, proceso de recordatorios de compilación).
Crear permisos y roles
Cualquier lugar de SharePoint va a venir con ciertos papeles en serie listos para emplear. Si estás en comunicación con todos dispositivo de negocio, puedes crear roles a nivel de cada empleado. Además, precisas que los niveles de comunicación cambien conforme la biblioteca de documentos (proceso) crezca, deberás desarrollar nuevos roles concretos.
¿Hacer clic o no hacer clic?
Excel Versátil
La primera ventaja de utilizar un bot en un sistema RPA es su versatilidad. Puedes manipular cualquier fuente de datos, incluidos los datos del ERP. También puedes automatizar la entrada de una hoja de cálculo, así como realizar cálculos ad hoc. Además, podrás utilizar el robot Excel como interfaz entre el software y Microsoft Office Excel y ahorrarás tiempo al no tener que escribir ni una sola línea de código.
Mejora tus procesos comerciales con RPA
La automatización en Excel es una solución ideal para organizaciones con grandes cantidades de información. Al aprovechar los procesos automatizados y las macros, puedes ahorrar tiempo y dinero en tareas repetitivas. Además, la automatización permite actualizar valores, formatear celdas, ejecutar macros y crear informes. Y como es tan fácil programar en Excel, puedes automatizar muchos procesos y hacer un seguimiento de los datos más importantes. También es ideal para herramientas de Business Intelligence y ciencia de datos.
Casos de uso automatización de Excel
Muchas organizaciones dependen de las hojas de cálculo para sus procesos de contabilidad y otras tareas administrativas. La automatización de estas tareas puede ahorrar mano de obra a los empleados y mejorar los flujo de trabajo. Con la ayuda de la automatización, puedes automatizar procesos repetibles y crear informes sin necesidad de escribir código. Además, la automatización permite centrarse en la importancia de los datos en lugar de los detalles mundanos. Mediante el uso de macros y VBA, puedes automatizar una amplia variedad de procesos, desde la entrada de datos hasta el análisis empresarial.
La automatización mediante Excel es una gran opción para empresas de muchos sectores diferentes. Se utiliza en el departamento de contabilidad para gestionar los datos financieros. También se utiliza en los departamentos de recursos humanos para gestionar las redes de la cadena de suministro. También se utiliza en la sanidad, donde se almacenan enormes cantidades de datos. Los análisis resultantes pueden utilizarse para mejorar la atención al paciente y reducir el número de errores médicos.
Hay muchos usos para la automatización de Excel, incluyendo la gestión de inventarios, la gestión de la cadena de suministro, y más. La automatización de estas tareas es especialmente útil en las organizaciones gubernamentales. Ayuda a migrar e importar grandes volúmenes de datos a diferentes sistemas. Las empresas manufactureras suelen gestionar sus cadenas de suministro en hojas de cálculo y pueden automatizar la tarea de conciliar el inventario. Esta automatización también facilita la migración e integración de datos, lo que es crucial para mejorar los procesos empresariales. Sin embargo, existen algunas ventajas y desventajas en el uso de Excel como plataforma robótica.
Automatización de Excel Low-code
La parte más importante de la robótica es aprender a programar. Por ejemplo, puedes crear un bot que automatice tareas por ti en Excel. Un RPA asistido por ordenador puede ser programado para automatizar la entrada y salida de datos. Sin embargo un programador califacado es costoso y difícil de encontrar, además, limita las opciones de tu negocio y provocaría cuellos de botella.
Para aprovechar al máximo estas tecnologías con un esfuerzo mínimo y obtener un ROI más alto, la organización requiere una orquestación de estas tecnologías. Según la encuesta de Gartner, los líderes de TI utilizan alrededor de 2 tecnologías, low-code/no-code y automatización de procesos comerciales, para mejorar sus procesos comerciales.
Si se hace correctamente, la Inteligencia Artificial puede proporcionar beneficios comerciales genuinos. Las empresas son cada vez más accesibles a medida que avanzamos hacia un futuro de software low-code/no-code. El cambio a sistemas basados en la nube como Microsoft Azure, Amazon Web Services y Google Cloud ha hecho que el software como servicio sea más accesible y rápido.
También te puede interesar: Set It & Forget It, qué es cómo mejora la gobernanza
AutomationEdge para los flujos de trabajo en Excel
Con AutomationEdge, la automatización de Excel se ha vuelto muy simple, reduce los errores manuales; elimina el trabajo repetitivo y lento. Además, es diez veces más rápido que otras herramientas y no requiere una pantalla para la automatización de Excel.
Es una herramienta flexible que funciona con cualquier formato de hoja de cálculo con diferentes estilos de encabezado y posiciones de columnas.AutomationEdge e HIXSA ya están en el camino hacia un servicio automatizado productivo y altamente inteligente para las empresas a través de la hiperautomatización. Solicita una demostración hoy mismo y comprueba por qué AutomationEdge es un producto de automatización de procesos robóticos inteligentes qué incluye tecnologías esenciales para la automatización de tus procesos en front-office, back-office y midle-office que requieren del uso de hojas de caIculo.
Consulta la información original.
