¿Recuerdas cuando todas las aplicaciones eran aplicaciones locales? ¿Recuerda las auditorías trimestrales de BSA (The Software Alliance) y los comunicados de prensa que identificaron a las empresas por no cumplir? ¿Recuerdas cuando los grandes fabricantes de software aparecían en las noticias porque estaban auditando distritos escolares para el cumplimiento del software? ¿Has leído algo de esto recientemente? Probablemente no. Por tal motivo, en este artículo analizamos qué ha pasado en los últimos 10 años en relación a las soluciones de gestión de activos de TI y cuáles son los desafíos actuales para mejorar ITAM.
El panorama del software para la mayoría de las empresas ha cambiado drásticamente en los últimos 10 años. Hace cinco o diez años, aproximadamente el 70-80 % de todas las aplicaciones instaladas eran aplicaciones locales. Hoy, puedes darle la vuelta a eso y el 70% de todas las aplicaciones están basadas en SaaS. Como resultado, los modelos de licencia también han cambiado. Anteriormente, las aplicaciones locales se licenciaban predominantemente por computadora. Sí, había otros modelos de licencia, como el de usuario concurrente y designado, pero en su mayor parte se trataba de lo que estaba instalado en una computadora. Hoy en día, las aplicaciones SaaS son en su mayoría por suscripción y se basan en la cantidad de usuarios que utilizan las licencias.
La nueva era en el licenciamiento de Software SaaS
A veces, un usuario está limitado a una cantidad específica de dispositivos con los que puede usar el software. Los servicios de transmisión de TV como Netflix, que solo te permiten mirar en una cantidad específica de dispositivos, siguen ese modelo. Además, en el mundo SaaS, el cumplimiento normalmente no es un problema porque la mayoría de las aplicaciones SaaS te impiden usar más licencias de las que has comprado. El cumplimiento está integrado en la aplicación. Sin embargo, todavía puede haber problemas de cumplimiento cuando los usuarios comparten cuentas entre organizaciones. Por ejemplo, imagina que tienes 100 usuarios en EE. UU. que usan un conjunto de credenciales durante el horario laboral y luego usa esas mismas 100 credenciales para usuarios en Japón durante su horario laboral. ¡Eso sería un problema de cumplimiento!
Los cambios en la entrega de software y los modelos de licencias también han cambiado nuestra forma de pensar sobre la gestión de activos de software (SAM). En los viejos tiempos todo se trataba de cumplimiento. Claro, nos preocupamos por los datos de uso asociados con esas aplicaciones locales, pero la razón principal por la que las personas usaban las herramientas SAM era para asegurarse de que estuvieran seguras o pudieran pasar la temida auditoría de software. Los clientes se estremecerían si un importante fabricante de software los llamaba para iniciar una auditoría. El cumplimiento sigue siendo importante si tienes aplicaciones en las instalaciones, especialmente aplicaciones costosas de centros de datos como las licencias de Microsoft SQL Server y Oracle Database. Sin embargo, el verdadero valor de SAM hoy en día es monitorear el uso de tus aplicaciones basadas en SaaS para asegurarte de que no gastes de más.
A menudo, cuando las empresas compran licencias de suscripción para productos basados en SaaS, deben hacer una suposición informada sobre la cantidad de usuarios que consumirán esa aplicación. ¡En la mayoría de los casos, los clientes compran demasiadas licencias! Esto a veces se debe a los descuentos de precios aplicados solo a un mayor número de licencias compradas juntas. Es fácil dejarse atraer por los precios aparentemente atractivos solo para comprar más licencias de las que necesitas. Con el tiempo, los clientes necesitan un método para realizar un seguimiento del consumo real de estas licencias.
Las nuevas herramientas de gestión de activos
Aquí es donde entran en juego las nuevas herramientas SAM que permiten a un cliente realizar un seguimiento del consumo de uso de la aplicación SaaS. La capacidad de comparar solo las suscripciones que necesitas es fundamental. Imaginemos que estás comprando una aplicación CRM SaaS y la suscripción es de $100 al mes por usuario. Adquieres 500 suscripciones, lo que representa un costo anual de $600,000. ¿Es un buen trato? Es difícil de decir. Ahora imagina que tienes una herramienta que rastrea el uso de esta aplicación SaaS y después de un año nota que solo estás usando 390 licencias. ¡Te das cuenta de que podrías estar ahorrando $132,000 al año en solo una de tus aplicaciones SaaS! Si no tienes una herramienta SAM que pueda rastrear este tipo de uso, es posible que estés dejando mucho dinero sobre la mesa.
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