El problema de las diferentes versiones de un mismo archivo

HIXSA

28 enero, 2019

Seguramente has experimentado este escenario: recibes un correo electrónico con un archivo adjunto y en poco tiempo ya tienes decenas de versiones diferentes. En este post te compartimos la experiencia de Garret Hollander, Content Marketing Manager de M-Files sobre sus primeros pasos en el uso de la herramienta de gestión Inteligente de la Información.

Cuando me uní al equipo y fui expuesto por primera vez a la solución M-Files, me sorprendió realmente cómo simplificaba el trabajo. Como la mayoría, estaba acostumbrado a administrar la información en las carpetas de archivos tradicionales de mi computadora portátil, a veces se realizaba una copia de seguridad en algún servicio de nube. Yo no sabía nada mejor.

Pero lo que más me sorprendió no fueron los aspectos técnicos de M-Files, el deslumbramiento de la capa inteligente de metadatos o la alta disponibilidad y rápida recuperación que ofrecen los centros de datos distribuidos geográficamente. Si bien esas cosas son notables por sí mismas, lo que realmente hizo que M-Files fuera genial para mí, fue la experiencia cotidiana de los usuarios: M-Files simplemente facilitó el trabajo.

¿Una de las cosas que más me gustaron? No más archivos adjuntos de correo electrónico. Simplemente podría enviar el enlace a un documento en unos pocos clics. Realmente es una cosa simple, pero las implicaciones son de gran alcance. Los archivos adjuntos de correo electrónico son una forma inepta de administrar documentos. No solo eso, sino que los archivos adjuntos pueden ser francamente perjudiciales para un proyecto ¿No me crees? Vamos a plantear el siguiente escenario:

La CEO Jessica está preparando un importante plan de negocios para el 2019, que será presentado a la Junta Directiva de su compañía. Ella lo envía como un archivo adjunto a cada uno de los cinco vicepresidentes de la unidad de negocios, les pide que revisen y editen las secciones relacionadas con su unidad de negocios. Cada vicepresidente realiza sus cambios y envía el adjunto a los cinco directores que trabajan con ellos, y les pide que analicen los detalles pertinentes a sus roles.

Hasta este punto el escenario te puede resultar familiar. Unos días después, es hora de que Jessica finalice el plan de negocios para la presentación, ¿Qué encuentra ella en su bandeja de entrada? 30 versiones diferentes, marcadas y editadas de su documento original, una de cada vicepresidenta y 25 más de todos los directores ¡Qué pesadilla!

Los archivos adjuntos de correo electrónico son una mala forma de manejar documentos, ya que crean ineficiencias fácilmente evitables. Los tres más comunes son:

Retrasos en el control de versiones
El plan de negocios de Jessica tendrá 31 iteraciones diferentes. Esto crea una tonelada de trabajo al revisar detenidamente esas versiones, y analizar las diferentes ediciones en un documento. No solo eso, sino que los miembros del equipo en algún momento pueden estar viendo una versión desactualizada.

Procesos de aprobación desorganizados
Digamos que Jessica no necesita modificaciones al plan, sino solo una aprobación. Ella envía el archivo adjunto a los vicepresidentes y directores, y solicita una respuesta con la palabra “aprobado”. ¿Ahora qué? Debe hacer un seguimiento de quiénes de los 30 aprobadores no han respondido, perseguir con correos electrónicos de seguimiento a aquellos que no lo hayan aprobado, y monitorear los archivos adjuntos en busca de cambios sugeridos antes de la aprobación.

Cuestiones de confidencialidad
Los archivos adjuntos de correo electrónico son duplicados no controlados. Después de que Jessica haya enviado el archivo adjunto, existe en un entorno fuera de su control y se puede editar y reenviar sin su supervisión. ¿Y qué pasa si ella accidentalmente envía el archivo adjunto de correo electrónico a un destinatario no deseado? Ella no tiene control de acceso.

Entonces, ¿Cuál es el nuevo paradigma sino los archivos adjuntos de correo electrónico?

Con un sistema de gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Management – ECM) como M-Files, tendrá más control sobre las versiones, los destinatarios y toda la actividad de los documentos. La tarea del plan de negocios será cien veces más fácil para todos. Con M-Files es posible:

  • Compartir el documento con un enlace a la versión unificada, en lugar de un archivo adjunto que desprende 30 versiones diferentes. A partir de ahí, las partes interesadas del contenido podrán revisar el documento, realizar cambios o comentarios y verificarlo de nuevo para la siguiente persona, haciendo cumplir efectivamente el proceso de “un documento principal para a todos”.
  • Controlar quién puede acceder al documento y quién puede editarlo. Puede agregar, eliminar o suspender el acceso al documento si el grupo de partes interesadas cambia.
  • Supervisar rápidamente qué destinatarios han accedido al documento y quién aún no ha completado la tarea.
  • Solicitar la aprobación en forma de un flujo de trabajo de asignación simple donde los usuarios marquen el documento como completado.
  • Inspeccionar todo el historial de documentos: cambios de versión, quién lo tocó, cuándo y qué ediciones se realizaron.

Cuando se trata de enviar archivos adjuntos, las personas sufren de scotoma, ¿Esco qué? Scotoma es un problema de visión donde hay un punto ciego en un campo visual normal. Esencialmente, con los archivos adjuntos de correo electrónico, la mayoría de las personas no saben de otra manera. Ni siquiera se dan cuenta de que hay una mejor forma, y ese es un punto ciego terrible sobre cómo las personas y las organizaciones administran su información.

7 razones simples para usar M-Files al enviar archivos por email

  1. Fácil de enviar archivos pesados.
  2. No más errantes, existen versiones deshonestas del mismo documento.
  3. Evita el correo electrónico de seguimiento “Oops olvidó adjuntar el archivo“.
  4. Valor agregado de las capacidades de revisión, edición y aprobación de documentos sencillos.
  5. Acceso a permisos personalizados.
  6. Evite el momento “Oh $ #!%” De enviar un documento confidencial al destinatario incorrecto.
  7. Amigable para dispositivos móviles.