La tecnología PDF es más relevante que nunca

HIXSA

24 octubre, 2022

El almacenamiento de documentos en papel representa enormes gastos y problemas para los negocios, sin embargo, desde 1990 parece que surgió la solución, el formato de documento portátil o tecnología PDF. Si bien, no es una herramienta nada nueva, ha tenido gran relevancia ya que ha ayudado a las empresas en el envío de documentos y a reducir en gran medida la cantidad de  documentos en papel. En este artículo que recuperamos de la revista Forbes, Eugene Xiong fundadora de FOXIT, proveedor líder de productos y servicios PDF innovadores, nos habla sobre el papel del PDF en esta nueva era.

El hecho de que algo haya existido durante mucho tiempo no significa que ya no tenga un valor significativo; solo pregunta a los miembros principales de tu organización, o tal vez a un fanático de los Rolling Stones. Mejor aún, echa un vistazo al precio actual del oro.

En el ámbito de la alta tecnología, la rápida innovación y los avances revolucionarios, como el Internet de las cosas, las redes 5G, el análisis de big data, la inteligencia artificial y la computación en múltiples nubes capturan la mayoría de los titulares. Pero hay otras tecnologías que han sido populares e importantes durante 25 años o más y todavía están en el centro de nuestras vidas cada vez más digitales. Algunos candidatos obvios son la PC (llevada al mercado por primera vez alrededor de 1980), las redes Wi-Fi (comercializadas en 1997) y, por supuesto, Internet y la World Wide Web, cuyos orígenes se remontan a muchas décadas, pero se convirtieron en un fenómeno mundial en el mediados de la década de 1990.

El valor de la tecnología PDF

El formato de documento portátil, o PDF, es otra tecnología comprobada que continúa brindando un gran valor a los usuarios y, de hecho, crece en importancia en nuestras vidas digitales. Presentado por primera vez en 1993 por Adobe como una forma de presentar e imprimir documentos de manera uniforme y precisa en una amplia variedad de dispositivos, sistemas operativos y redes, PDF ha crecido y se ha desarrollado hasta convertirse en una tecnología omnipresente e indispensable que se adapta de manera única a los cambios de los negocios, el comercio y las necesidades personales de los usuarios digitales.

Es importante tener en cuenta que PDF se convirtió en un estándar abierto en 2008, lo que ayudó a su continuo crecimiento y evolución. La estandarización ha permitido que más empresas y organismos de la industria contribuyan a su avance y adopción.

¿Qué tan popular es PDF? Duff Johnson, director ejecutivo de PDF Association, señala que las búsquedas de Google en PDF superan sistemáticamente a muchos temas populares, como Hillary Clinton durante las últimas elecciones presidenciales y Donald Trump, excepto por un par de picos alrededor de esas elecciones. Estima que ahora existen billones de archivos PDF en el mundo y miles de millones más se crean diariamente.

PDF respalda tu trancisión a lo digital

PDF es cada vez más valioso en la era digital. Aquí hay algunas formas en que puede usar PDF hoy para respaldar tu negocio y la transición a lo digital:

Crea y comparta universalmente documentos y formularios

Es seguro decir que cuando el PDF llegó al mercado por primera vez a principios de la década de 1990, la mayoría de la gente no se dio cuenta de lo importante que sería enviar y compartir documentos electrónicamente. Hoy, por supuesto, los documentos digitales son esenciales para la forma en que nos comunicamos y hacemos negocios.

Empresas y organismos gubernamentales de todo el mundo utilizan PDF para distribuir información en documentos y recopilar información a través de formularios. Estos documentos y formularios se comparten a través de sus sitios web, correo electrónico u otros medios electrónicos, lo que reduce drásticamente los costos de impresión, distribución y procesamiento y mejora el acceso para clientes y usuarios.

La presencia casi universal de lectores de PDF en dispositivos digitales garantiza la disponibilidad masiva de estos documentos. Ya sea que el usuario final use una computadora portátil Windows o Mac o un dispositivo móvil iOS o Android, los documentos y formularios PDF funcionan de manera uniforme en todas las plataformas.

Habilita el cierre de acuerdos comerciales con firmas electrónicas

Los documentos y formularios PDF también son la base de las soluciones de firma electrónica que aceleran y simplifican drásticamente el cierre de tratos y contratos. Algunos ejemplos de una firma electrónica incluyen firmas manuscritas en tabletas, una firma escaneada, una firma de voz o simplemente una casilla de verificación. La firma se crea utilizando una clave privada que conserva el firmante.

Las soluciones de firma electrónica ofrecen un flujo de trabajo automatizado para mejorar aún más la productividad de los usuarios en el proceso de firma de documentos o formularios. Las firmas electrónicas son legalmente aceptadas en todo el mundo.

Asegura la información y garantiza la privacidad

La tecnología PDF incluye una amplia gama de funciones de seguridad y privacidad para proteger la información y la integridad de los documentos. Desde la protección con contraseña y el cifrado hasta la redacción de información y contenido confidenciales, estas capacidades pueden limitar el acceso o limitar los derechos que tiene el usuario para modificar, copiar e imprimir documentos PDF. Esto permite a las organizaciones compartir de forma segura documentos y formularios completados que contienen información confidencial.

Digitalizar registros y documentos

La Biblioteca del Congreso de EE. UU. es la biblioteca más grande del mundo e incluye más de 32 millones de libros y otros materiales impresos en 470 idiomas, más de 61 millones de manuscritos, antigüedades importantes como un borrador temprano de la Declaración de Independencia y uno de los tres libros de Guttenberg. Biblias en perfecto estado, impresas en pergamino de piel de animal vitela, así como 6 millones de obras de partituras y la colección de cómics más grande disponible públicamente en los Estados Unidos.

La preservación digital, el archivo y la gestión de estos materiales son un gran esfuerzo continuo dentro de la biblioteca. No es sorprendente que PDF sea una de las tecnologías líderes que se utilizan en este esfuerzo. Actualmente, unos 100 millones de archivos y cada vez más se encuentran almacenados digitalmente en la biblioteca.

Para las empresas y el gobierno, las tecnologías PDF son esenciales para la transición a procesos comerciales sin papel, así como para el archivo. Las empresas con grandes almacenes de registros en papel están instalando soluciones de escáner y software de alto rendimiento para convertir documentos en papel en documentos PDF digitales. Con el software PDF, puedes escanear y copiar documentos impresos con reconocimiento óptico de caracteres (OCR), combinar diferentes archivos en un formato común y crear archivos de archivo. Después de convertir el papel en digital, los documentos PDF se pueden comprimir para ahorrar espacio en disco y almacenarse en los sistemas de administración de contenido empresarial (ECM).

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Conclusión

Algunas cosas realmente mejoran con la edad. Comercializada por primera vez hace casi 30 años, la tecnología PDF continúa evolucionando y mejorando para satisfacer las necesidades cambiantes de organizaciones e individuos. En el mundo actual de transformación de negocios digitales y entornos de trabajo remoto, su valor y relevancia solo están creciendo.

El gestionar la información de forma digital puede ser una tarea complicada, debido a que debemos de llevar todos esos procesos en papel y transformarlos a formatos digitales, esto es un gran desafío, en especial si no tenemos la herramienta adecuada. M-Files es una solución de administración de información inteligente que admite todos los procesos de negocio y flujos de trabajo clave. Con la tecnología OCR de M-Files podemos convertir todos nuestros procesos en papel en procesos digitales y gestionarlos fácilmente. Además, te será posible consultar, revisar o firmar los documentos desde una misma herramienta. ¿Quieres aprender más? Programa una llamada con nuestros especialistas quienes te ayudarán a encontrar una solución personalizada para tu negocio.

Consulta la información original en inglés.

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