Que necesitas para la automatización de documentos

Los pasos que necesitas para iniciar con la automatización de documentos

HIXSA

14 diciembre, 2023

La automatización de documentos puede ser la respuesta a muchas de tus preguntas acerca de cómo agilizar los procesos en tu negocio. Un caso particular puede ser el  área legal donde constantemente se maneja con documentos y contratos. El redactar estos documentos puede ser una tarea monótona que no permite que los trabajadores del conocimiento se enfoquen en tareas de mayor valor.

Por otro lado, existen herramientas que pueden ayudarte a realizar estos procesos de redacción de documentos de forma automatizada. Pero ¿Qué necesitas saber para encontrar la mejor solución? Descúbrelo en este post.

¿Cómo empezar la automatización de documentos?

¿Cuáles son las peores partes de las pesadillas de la “redacción manual de documentos” de tu organización? Quizás sean esos acuerdos de confidencialidad que te gustaría que se automatizaran o esos acuerdos de procesamiento de datos que necesitas realizar antes de que entren en vigor los nuevos plazos reglamentarios. ¿Las buenas noticias? Existe una forma mejor: una forma automatizada. Pero ¿cuáles son algunas de las consideraciones en las que deberá pensar cuando analice la automatización de documentos por primera vez?

¿Cuánto cuesta (y en qué base)?

Cada herramienta de automatización de documentos tiene un modelo de precios diferente, pero la mayoría se basa en licencias de usuario: al comprar acceso a la plataforma para X cantidad de usuarios. Esos usuarios pueden tener diferentes derechos de acceso: administrador, solo lectura, etc. Hay casos en el que los puedes obtener diferentes descuentos después de obtener X cantidad de licencias. La realidad es que, aunque es fácil vender este modelo, en realidad no ayuda al comprador que busca innovar su negocio.

Por ejemplo, si el comprador debe adquirir un modelo de licencia de usuario, tarde o temprano habrá un conflicto entre experimentar con nuevos usuarios al implementar y tener que pagar por más licencias. Esto ralentizará las cosas si la persona encargada de la implementación siempre necesita reflejar que se están utilizando las licencias.

Adopción de herramientas de automatización de documentos

Otro problema son las personas que tienen problemas para adoptar el uso de la plataforma, deberán tener acceso constante, aunque no la usen con frecuencia. Sobre el papel, parecerá que el dinero no está bien gastado o que no serían un buen candidato para comprar más licencias.

Sin embargo, si hay obstáculos en el camino, ni siquiera se podrá iniciar sesión, y mucho menos defender el uso dentro de los equipos de trabajo. ¡No tener acceso es una excusa fácil para aquellos que no están interesados ​​en cambiar la forma en que hacen las cosas actualmente!

La forma en que M-Files Ment ofrece sus servicios es diferente. Con la mayoría de los planes, ofrecemos usuarios estándar ilimitados para que pueda escalarse lo más rápido posible brindando acceso a la generación de documentos a la mayor cantidad de personas posible. Esto crea espacio y tiempo para innovar con diferentes grupos de usuarios, con la seguridad de saber que no es necesario presentar un caso de negocio para cada nueva licencia.

¿Hace todo lo que necesito?

Cada herramienta de automatización de documentos es diferente, pero la premisa de todas es la misma: pueden tomar un documento, agregarle puntos de datos y condicionalidad, y permitir que un usuario lo genere más rápido de lo que podría hacerlo manualmente.

Algunos podrían ser más fáciles de usar; algunos pueden tener integraciones únicas; otros podrían tener formas más exclusivas de aprovechar los datos. Es importante determinar cuáles son los requisitos antes de comenzar a buscar tecnología.

Sentirse atraído por la herramienta con mayor funcionalidad puede parecer maravilloso, pero, si apenas se utiliza, entonces estás pagando más de la cuenta por algo que realmente no necesitas. Para dar una analogía con el diseño gráfico, es como comprar Photoshop y tener que capacitar a alguien cuando todo lo que necesitas es Canva.

Características de una solución de automatización de documentos

Los requisitos serán subjetivos y específicos de las necesidades de su propia organización. Sin embargo, cuando se trata de funcionalidad, cuanto más compleja sea la solución, más capacitación se necesitará para utilizarla. Más formación probablemente también signifique más costes. Una mayor complejidad probablemente significará una implementación más lenta, ya que llevará más tiempo utilizarla por completo y puede requerir recursos especializados (y costosos).

M-Files Ment se diseñó para facilitar escalar su uso, tanto para los autores de plantillas como para los usuarios estándar. También ofrece un piloto de cuatro semanas en el que algunas de las plantillas pueden automatizarse y capacitarse a los autores, lo que permite obtener un retorno de la inversión en un espacio de tiempo muy corto. Cuando finalice el piloto, es posible que los abogados u otros usuarios amplíen su uso sin apoyo.

Implementación de la automatización de documentos

Por un lado, hay empresas que realizan la automatización y simplemente brindan acceso a los cuestionarios modelo a través de un portal. Existe la posibilidad de subcontratar la automatización de la plantilla al proveedor, pero tiene un costo de suscripción elevado (de la que probablemente dependerás ya que no eres propietario de las plantillas).

El otro extremo de ese espectro podría describirse como “control total”: donde tienes acceso a la plataforma y puedes crear plantillas a partir de ella, pero debes crearlas tú. Dentro de este espectro, habrá plataformas que serán fáciles de implementar y otras que no. Una herramienta sencilla será una plataforma no-code con low-code. Es probable que una opción más difícil incluya herramientas que requieran un etiquetado más extenso y menos intuitivo, más parecido a la codificación.

Para el extremo más fácil de la escala, la solución ideal se puede elegir rápida y fácilmente y, por lo tanto, escalará de forma sencilla y permitirá que las personas obtengan valor de ella más rápidamente. Es probable que las soluciones más complejas requieran una decisión sobre la obtención de recursos adecuados o capacitación adicional para que la gente se ponga al día. Si tienes que dedicar mucho tiempo a la formación y al dominio de la plataforma, lo más probable es que los lanzamientos sean más lentos.

¿Cómo lo mantengo una vez implementado?

Otra pregunta que conviene hacerse siempre. Idealmente, tendría control total sobre sus plantillas para poder mantenerlas cuando sea necesario realizar nuevos textos estándar del mercado o cambios legislativos/regulatorios. Debes considerar quién mantendrás las plantillas una vez que entren en funcionamiento, ya sea un recurso de operaciones legales o los propios abogados.

Es probable que esta consideración se responda por lo fácil que es para la persona de mantenimiento correspondiente utilizar la herramienta de automatización de documentos. Por ejemplo, un abogado no mantendrá sus propias plantillas si tiene que pasar días o semanas familiarizándose con la herramienta a expensas de su tiempo facturable. De nuevo, esto puede ser una cuestión de si necesitas traer un recurso para poder llevar a cabo el mantenimiento o si debes contratar servicios de consultoría para llevarlo a cabo.

También te puede interesar: Cómo la gestión de documentos ayuda a tu empresa a ser mas sustentable

Automatización de Documentos con M-Files Ment

Afortunadamente, M-Files Ment ha sido diseñado para permitir a los clientes tomar rápidamente la herramienta y ejecutarla. Por lo tanto, tus equipos pueden mantener sus propias plantillas sin necesidad de recursos adicionales, lo que supone un gran ahorro de tiempo y costos.

M-⁠Files Ment ayuda a generar sin problemas documentos complejos basados en datos de forma rápida y consistente. Agenda una demostración y conoce M-⁠Files Ment, la primera herramienta de interfaz de automatización 100 % visual y sin código que elimina las barreras de los complejos procesos de automatización de documentos.

Consulta la información original en inglés.

Guía del CIO para la evaluación de soluciones RPA

En esta guía para CIO’s compartimos las claves para evaluar soluciones de RPA para tu negocio.

Guía de AI Service Desk y Automatización

En este documento te compartimos un modelo probado de automatización de la mesa de servicio de TI, que ayuda a analizar desafíos, evaluar soluciones y elegir el mejor enfoque de automatización.

10 consejos de lectura obligada para seleccionar un sistema ECM

En este eBook te mostramos cómo un sistema ECM y la gestión inteligente de la información puede hacer tu negocio más competitivo

Business Case para la Gestión de Contenido Empresarial

En este eBook te compartimos como la afluencia de contenido muy diverso de una variedad de sistemas y repositorios apunta a la urgente necesidad de las empresas invertir en la gestión de contenidos para tomar control de su contenido.