Rubis Terminal enfrentaba un desafío crítico en la gestión documental. La información técnica y administrativa se encontraba dispersa en estructuras de almacenamiento tradicionales, lo que dificultaba su localización y gestión. La dependencia de Windows Explorer generaba ineficiencias, aumentando el tiempo de búsqueda y los riesgos operativos en un entorno donde la agilidad es clave. Con M-Files, esta empresa logró centralizar y optimizar el acceso a su información, mejorando la eficiencia y reduciendo riesgos.
Ante esta problemática, la empresa identificó la necesidad de una solución integral que centralizara la información y optimizara los procesos de búsqueda y acceso.
M-Files emergió como la plataforma ideal, ofreciendo capacidades avanzadas para la gestión de información tanto técnica como administrativa. Con esta implementación, Rubis Terminal inició un proceso de migración documental con el objetivo de mejorar la trazabilidad y el acceso a la información clave.
Inicialmente, la estrategia de migración consistió en transferir la totalidad de los documentos antes de aplicar metadatos. Con el tiempo, se identificó que un enfoque inverso habría permitido una depuración previa, eliminando información irrelevante desde el inicio.
No obstante, M-Files demostró su valor al agilizar la búsqueda de documentos mediante términos clave, sin necesidad de seguir rutas de almacenamiento específicas.
La implementación de M-Files generó mejoras significativas en la gestión documental. Durante auditorías e inspecciones, el acceso inmediato a la información relevante optimizó los tiempos de respuesta y fortaleció la confianza de los reguladores.
Rubis Terminal Manejo más seguro de líquidos peligrosos gracias a una gestión eficiente de la información
La integración con otros sistemas permitió consolidar documentos relacionados en un solo entorno, reduciendo la fragmentación y mejorando la visibilidad operativa.
Con la incorporación de un nuevo Controlador de Documentos, Rubis Terminal se encuentra en la fase de optimización y expansión del uso de M-Files. La empresa avanza hacia un modelo de “un único punto de verdad”, donde la gestión de activos y órdenes de trabajo se integrará completamente con la plataforma.
Asimismo, el segundo proyecto en marcha, centrado en la administración de procedimientos y protocolos de seguridad, refuerza el compromiso con la eficiencia y el cumplimiento normativo.
La transformación no solo ha sido tecnológica, sino también organizacional. La adopción de M-Files ha permitido a Rubis Terminal mejorar la accesibilidad, trazabilidad y eficiencia en su gestión documental, sentando las bases para una operación más conectada y estratégica en el futuro.
Si su empresa busca optimizar la gestión documental y mejorar la eficiencia operativa, M-Files puede ser la solución ideal. Descubra cómo transformar su manera de gestionar la información y agilizar procesos críticos. Contáctenos para conocer más sobre cómo implementar M-Files en su organización.
