El Centro de Educación para Adultos de Tampere (TAKK) enfrentaba un desafío crítico: la gestión desorganizada de documentos. Con 15,000 estudiantes y más de 300 empleados, la información vital de la institución se almacenaba en múltiples unidades de red, generando confusión, pérdida de tiempo y riesgos operativos. La necesidad de una solución efectiva se volvió inminente.
El personal de TAKK se encontraba con obstáculos constantes al buscar documentos esenciales. Versiones duplicadas, ubicaciones desconocidas y la falta de control sobre las modificaciones complicaban la administración de la información. Esta situación no solo ralentizaba los procesos internos, sino que también dificultaba la toma de decisiones estratégicas.
Para resolver este problema, TAKK exploró diversas opciones y eligió M-Files como su plataforma de gestión documental. La integración con los sistemas administrativos existentes y su interfaz intuitiva facilitaron una adopción rápida y sin fricciones. En solo seis meses, toda la organización había migrado a M-Files, eliminando el caos documental y optimizando la accesibilidad de la información.
Los resultados fueron inmediatos. La búsqueda de documentos se volvió más ágil, la administración de versiones eliminó la incertidumbre sobre actualizaciones y la eficiencia operativa se incrementó significativamente.
TAKK aprovecha y usa M-Files como solución superior para la información
Con una base documental organizada, TAKK identificó nuevas oportunidades para ampliar el uso de M-Files, integrándolo como su solución CRM en sustitución de Microsoft Dynamics, lo que resultó en una reducción de costos y una mayor flexibilidad.
El impacto de M-Files continuó extendiéndose a otras áreas clave de la organización. TAKK implementó la plataforma para la gestión de contratos, garantizando control y trazabilidad, y optimizó la administración de la mesa de ayuda, mejorando la eficiencia en la atención a usuarios. Posteriormente, la solución se incorporó en la gestión de informes de gastos y recursos humanos, reemplazando sistemas costosos y simplificando procesos administrativos.
Gracias a M-Files, TAKK ha transformado su operación, incrementando la productividad, reduciendo costos y asegurando una gestión de la información más eficiente y segura. La institución sigue confiando en M-Files como un aliado estratégico en su proceso de digitalización, consolidando un entorno de trabajo optimizado y preparado para el futuro.
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