Cómo maximizar los beneficios de un programa piloto de M-Files Ment

Maximiza los beneficios de un programa piloto de M-Files Ment

HIXSA

6 febrero, 2024

Un programa piloto es un proyecto que permite a una organización evaluar si un software cumple con los requisitos de esa empresa adoptando la tecnología para un caso de uso particular y midiendo su éxito. Tiende a ser un precursor de una implementación más amplia de la tecnología y tiene como objetivo evaluar un caso de uso antes de invertir tiempo y recursos en un proyecto de cambio más extenso.

Un piloto le brinda a la empresa una comprensión de:

  • El proceso para adoptar la tecnología,
  • Cómo se llevará a cabo la capacitación para los usuarios,
  • El proceso de resolución de errores y soporte,
  • Cómo se mantendrá la tecnología,
  • Problemas que pueden surgir para que el conocimiento se pueda conservar para futuros casos de uso.

M-Files Ment ofrece pruebas piloto para aquellos clientes que buscan obtener una suscripción pero quieren asegurarse de que cumpla con sus requisitos antes de hacerlo. Es bastante común que nuestros clientes realicen una prueba piloto de 1 a 2 meses para que la empresa y sus usuarios puedan ponerse al día en un período de tiempo rápido, al mismo tiempo que se benefician del soporte y liderazgo de M-Files Ment para entregar con éxito la primera versión del cliente. Cuando se haya completado el piloto, puedes buscar una implementación más extensa.

Componentes del programa piloto M-Files Ment

Estas son algunas consideraciones clave en torno al piloto M-Files Ment:

Objetivo del programa piloto

Cada cliente tendrá una visión diferente de lo que espera lograr al adoptar M-Files Ment, dividido en términos generales según el tipo de organización que sea (ya sea interna o una firma de abogados) y si lo estás utilizando para lograr eficiencia interna. o un proceso más ágil con al cliente

De cualquier manera, trabajaremos con el cliente para comprender lo que quiere lograr al adoptar M-Files Ment y determinaremos algunas métricas de éxito.

Ejemplos de programa piloto

  • Implementación de acuerdos laborales dentro de una firma de abogados para que pueda redactarlos más rápido y brindar un mejor servicio a sus clientes.
  • Widgets (enlaces a plantillas automatizadas) para que el cliente pueda proporcionar suscripciones a través de un paywall en su sitio web.
  • Automatización de NDA y SCC internamente para que los usuarios no legales puedan tener la capacidad de generarlos ellos mismos con un apoyo limitado del equipo legal.

Escala de tiempo

Es probable que esto dependa principalmente del objetivo, pero también de la capacidad y el compromiso de las personas dentro de la organización del cliente. Nuestro objetivo es completar el piloto en cuatro semanas, lo que permitirá un trampolín más grande para automatizar casos de uso futuros y, en última instancia, obtener valor lo más rápido posible.

Nuestro principal objetivo es reunir a las personas dentro del negocio del cliente para permitir una fácil adopción de M-Files Ment y permitir a los usuarios generar documentos en vivo en el menor tiempo posible. No hace falta decir que, para que esto suceda en tan solo cuatro semanas, se requerirán demoras limitadas por parte del cliente en todo momento; por ejemplo, finalizar los precedentes legales, obtener aprobaciones, etc.

Entregables

Al final del piloto, el cliente debe:

  • Tener hasta tres plantillas automatizadas y listas para usar (que proporcionen un retorno de la inversión inmediatamente después del piloto)
  • Proporcionar a los usuarios pertinentes acceso a las plantillas automatizadas
  • Comprender cómo automatizar las plantillas, permitiendo al cliente escalar la automatización de documentos con soporte limitado
  • Estar preparado para lanzar M-Files Ment con otros casos de uso dentro de la organización
  • Comprender qué soporte de M-Files Ment está disponible y cómo se puede utilizar.

Equipo

El piloto es un proyecto gestionado por M-Files Ment que contiene partes interesadas clave del cliente. Debe contener todas aquellas partes interesadas a las que afectará la implementación para el caso de uso que se está implementando. También puede ayudar incorporar a otras personas dentro de la organización a las que la implementación de M-Files Ment probablemente afectará en el futuro para que también puedan beneficiarse de la experiencia piloto.

Con cualquier piloto o implementación de tecnología, es importante que los involucrados estén comprometidos y listos para generar cambios dentro de la organización. Es probable que la falta de compromiso signifique que el piloto tendrá un éxito limitado en su adopción. Sin embargo, dado que los pilotos de M-Files Ment son tan cortos, de cuatro semanas, no prevemos que esto sea un problema.

Costo

El programa piloto tiene un costo, pero es probable que sea más asequible que cualquier otro programa piloto de un producto similar que exista. El costo vale la pena: proporcionará un retorno de la inversión en el menor tiempo posible e inyectará energía en la implementación de M-Files Ment dentro del negocio del cliente, que se puede utilizar para otros casos de uso.

Si el objetivo del piloto es lanzar un servicio de generación de documentos de suscripción, entonces es probable que el costo del piloto se compense con los ingresos posteriores obtenidos a través de las suscripciones.

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Consulta la información original en inglés.

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