Cómo mejorar el descubrimiento electrónico (eDiscovery) con metadatos

Mejora el descubrimiento electrónico (eDiscovery) con metadatos

HIXSA

19 febrero, 2024

El descubrimiento electrónico o eDiscovery es un proceso para encontrar cada datos y archivo con el que la empresa cuenta. Sin embargo, el constante aumento del volumen de datos que ingresan a diario de diferentes repositorios hace que toda esa información sea inútil para tu negocio y solo gaste recursos en su almacenamiento y gestión. Por otro lado existen diversas soluciones que pueden ayudarnos a gestionar estos activos con el uso correcto de los metadatos.

La diversidad de canales de comunicación está en constante expansión conforme se generaliza el uso de redes sociales, mensajería cifrada y plataformas de colaboración. Este aumento de canales presenta desafíos en la recolección, preservación, revisión y procesamiento de datos.

Los equipos de servicios profesionales deben comprender mejor los tipos de información más populares para evaluar adecuadamente los temas relevantes, como los mensajes efímeros y las comunicaciones persistentes sin custodia, y luego aplicar prácticas técnicas avanzadas para administrar los datos en asuntos como litigios o investigaciones complicadas.

Desafíos de eDiscovery

Los datos pueden influir en la dificultad del descubrimiento electrónico (ESI, por sus siglas en inglés). La gestión de datos novedosos y no estándar presenta desafíos adicionales, ya que el volumen de datos y la diversidad de canales aumentan, lo que incluye la preservación de metadatos, la captura precisa de datos del sistema y la recuperación de información eliminada.

Las plataformas de redes sociales, aunque comunes, presentan complejidades debido a la variedad de formatos de datos y métodos de comunicación. Lo mismo ocurre con las herramientas de colaboración en el lugar de trabajo, que están reemplazando los entornos tradicionales y generando nuevos desafíos de eDiscovery o descubrimiento digital.

El problema de las herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración y comunicación en el lugar de trabajo como Google Meet, Slack, Microsoft Teams y Zoom están reemplazando muchos entornos de oficina y creando repositorios de datos nuevos, lo cual es una tendencia que se ha acelerado durante la pandemia. Este crecimiento puede superar las políticas de términos de uso, propiedad, retención y almacenamiento de información de una organización.

Estas herramientas de colaboración de “oficina virtual” complican aún más estos problemas al reflejar las características de las redes sociales para familiarizar a los usuarios, mientras que los problemas rutinarios de eDiscovery asociados con volúmenes exponenciales de datos, mensajes sensibles al contexto y archivos adjuntos persisten en estos entornos.

La mensajería también complica el eDiscovery, ya que las personas suelen utilizar múltiples aplicaciones en sus dispositivos móviles, lo que implica la necesidad de buscar y recopilar evidencia en diversas ubicaciones.

Ventajas de los metadatos en eDiscovery

Además, la gestión de datos generados por el usuario, como los mensajes efímeros y los datos de colaboración, plantea desafíos únicos en términos de preservación y recopilación. Es importante reconocer la importancia de los metadatos, así como los derechos de privacidad de los individuos, al solicitar y gestionar estos datos.

Cuidar de los metadatos es vital para facilitar el descubrimiento electrónico. Gracias a los metadatos podemos etiquetar información para facilitar su búsqueda y gestión, ya que podemos encontrarla sin importar el nombre del archivo o el repositorio donde se almacena, solo necesitamos información sobre el tema del documento, con que área esta relacionado o a quien va dirigido, así podemos gestión datos no estructurados.

Los equipos de servicios legales deben considerar cuidadosamente cómo gestionar los tipos de archivos no estructurados, teniendo en cuenta factores como la cantidad de datos, la accesibilidad, el cifrado y los recursos disponibles. Es esencial seleccionar proveedores capaces de adaptarse a estos formatos y de ofrecer recomendaciones para abordar excepciones y problemas técnicos.

Resumen

En resumen, la gestión de datos en eDiscovery está siendo cada vez más compleja debido a la diversidad de canales de comunicación y tipos de archivos. Es crucial adoptar enfoques sofisticados y herramientas especializadas en metadatos para abordar estos desafíos de manera efectiva.

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M-Files para la gestión de metadatos

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