La información, en todos sus formatos, es el alma de los negocios, el activo más importante de una empresa, es por tal motivo que el uso de una solución de gestión inteligente de la información es un imperativo para las organizaciones si quieren seguir siendo competitivas en los próximos años. Sin embargo, es un activo que a menudo no está bien administrado y, por lo tanto, proporciona menos valor que su potencial. por tanto podemos afirmas que la información solo tiene valor cuando se refina y se utiliza para la toma de decisiones.
Entonces, ¿por qué no tratamos la información con el respeto que se merece?
Puede haber muchas razones para esto, pero creo que fundamentalmente se trata de la facilidad de acceso y uso. Para ayudarnos a tomar las decisiones correctas, necesitamos tener fácil acceso a la información correcta, en el momento correcto. De esta manera, podemos utilizar la información para tomar decisiones más inteligentes, rápidas y seguras.
¿Y la clave para la facilidad de acceso y uso?
La respuesta corta y dulce: gestión inteligente de la información.
La gestión inteligente de la información permite distinguir los datos críticos para la empresa del desorden. Le permite conectar automáticamente los datos al contexto correcto y agregar etiquetas de metadatos para enriquecer aún más el contenido. Le permite administrar la información almacenada en cualquier sistema o repositorio, ya sea en las instalaciones o en la nube , desde una sola interfaz de usuario. Le permite trabajar desde la oficina, desde casa, desde un cibercafé, desde el sitio de un cliente, o desde cualquier otro lugar desde el que sus empleados puedan estar trabajando. Y le permite automatizar los flujos de trabajo y los procesos relacionados con esa información . Además, hace todo esto automáticamente. De repente, el caos de contenido se convierte en un pozo de información bien organizado y administrado.
La recompensa para su negocio es que obtendrá una ventaja competitiva. Sabes cuándo y cómo reaccionar, e incluso ser proactivo. Puede brindar un mejor servicio al cliente con información actualizada disponible para todos los miembros del equipo. Todo esto es aún más relevante en el entorno de trabajo flexible de hoy en día, cuando los empleados, clientes y socios comerciales pueden estar trabajando en cualquier lugar, incluso en diferentes zonas horarias. El acceso inmediato y fácil a datos relevantes y correctos es repentinamente el factor decisivo.
Ejemplos de lo que podría significar la gestión inteligente de la información…
Comencemos con la hipótesis de que ha almacenado sus documentos y otra información en carpetas de red. La cantidad de datos ha ido creciendo a lo largo de los años… fácilmente podría haber millones de documentos almacenados en esas carpetas, con duplicados y diferentes versiones del mismo contenido, distorsionando cualquier idea inicial de una estructura lógica para encontrar el documento exacto de forma rápida y sencilla.
Para entender ese caos y las numerosas versiones del mismo documento, primero puede conectar M-Files , incluso cuando están almacenados en la nube, y sus carpetas de red locales, o cualquier otro archivo que pueda estar usando, como SharePoint local o basado en la nube. Luego, puede dejar que M-Files Discovery rastree las carpetas e identifique ciertos patrones y formas de información, como información de identificación personal (PII), y levántelos para verlos más de cerca. De esta manera, ha descubierto información crítica y procesable y puede concentrarse en ella en lugar de intentar navegar a través de todos los datos redundantes, obsoletos o triviales (ROT) almacenados para encontrar lo que necesita.
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Conclusión
Las herramientas inteligentes de M-Files pueden agregar numerosas etiquetas para clasificar y describir el contenido, de modo que también se pueda acceder a él y administrarlo fácilmente en el futuro. Incluso se pueden asignar flujos de trabajo automáticos al documento para asegurarse de que se maneje de acuerdo con las pautas de la empresa y de acuerdo con sus procesos comerciales. Todos, es decir, todos los que se supone que deben hacerlo, tendrán acceso al mismo documento en su propio contexto para que encontrar la información sea intuitivo. La detección automática de duplicados garantizará que no termine almacenando accidentalmente el mismo documento que su colega ya guardó, sino que siga usando la única versión común.
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Contacta a nuestro equipo de especialistas para encontrar la mejora solución de gestión de contenido para tu negocio.
Consulta la información original en inglés.
