La cantidad datos que una empresa genera diariamente ha generado mayores problemas de seguridad para las empresas. Una inadecuada gestión de documentos no solo puede afectar la eficiencia del negocio, también, afecta la seguridad y vulnerabilidad de los dispositivos. En este artículo te contamos cómo la gestión de la información se puede convertir en la mejor arma para mejorar la seguridad de la información.
Según un estudio de IBM , el 24% de las violaciones de datos son causadas por errores humanos. Algunas de estas infracciones son el resultado de ataques de phishing o una protección deficiente del dispositivo, mientras que otras son el resultado de una mala gestión de documentos de rutina. En otras palabras, una gran parte de las violaciones de datos son el resultado de comportamientos humanos específicos. Entonces, ¿qué pasaría si hubiera una forma de eliminar el error humano de la ecuación?
Eso no significa que la gente no cree, edite y comparta documentos. Lo harían. Pero en lugar de utilizar el tiempo para pensar en buenas prácticas de archivo o intercambio de datos, podrían centrarse en sus tareas centrales y en el trabajo que requiere la interacción humana. Entonces, ¿cómo terminamos en una situación en la que los humanos son el eslabón más débil?
Para entender realmente cómo llegamos aquí, tenemos que regresar a un tiempo muy lejano, antes de las computadoras, teníamos una sala de archivos llena de carpetas de papel y un empleado de archivo para administrarlo. Este empleado, sabía dónde estaba todo y cómo se relacionaba. Esta persona sabía quién podía acceder a qué información. Tenían sus propios sistemas y métodos para dar sentido a todo lo que se encontraba ahí.
Cuando presentamos las unidades y carpetas de red, llevamos la sala de archivos a un espacio digital, pero dejamos al empleado. Así que ahora depende del personal controlar y gobernar la información. Y aquí es precisamente donde radica el problema. Las empresas necesitan un controlador de información y, afortunadamente, con tecnología moderna podemos tener un excelente controlador.
Llamadas de trabajo remotas para mejorar el control
En la actualidad que existe cada vez más trabajo remoto la necesidad de controlar cómo se encuentran, acceden, editan, comparten y almacenan los documentos es más grande que nunca. Es mucho más difícil preguntarle a un colega sobre un documento ahora que ya no comparte el mismo espacio de trabajo.
Y debido a que las personas son personas y recurrirán al camino de menor resistencia, es vital aplicar buenas prácticas de gestión de documentos. Las soluciones personales para compartir archivos puede provocar fugas de datos. Compartir documentos como archivos adjuntos de correo electrónico provoca el caos de versiones. Y guardar versiones duplicadas de un documento hace imposible saber en qué versión confiar o dónde se almacenan todos estos duplicados. Y todo esto sucederá si no proporciona herramientas fáciles de usar para automatizar y guiar los protocolos de administración de documentos. Estos problemas de versiones y documentos duplicados pueden ser una pesadilla para las estrategias de cumplimiento, todo lo cual podría evitarse.
La gestión de la información como el nuevo encargado del almacén de archivos
Una forma de controlar cómo se comporta el personal es crear un protocolo, procedimiento, y capacitar al personal sobre la importancia de la seguridad de la información y su adecuada gestión.
Sin embargo, otra forma es aprovechar la tecnología y específicamente la tecnología de gestión de la información para automatizar el comportamiento y la interacción de las personas con la información. Con este enfoque, el personal no tiene que pensar en buenas prácticas de archivo o intercambio de datos, y en su lugar puede concentrarse en sus tareas y trabajo principales.
La gestión de la información no solo proporciona gobernanza para contenido confidencial, sino que es la solución fundamental que mitiga la forma en que el personal interactúa con la información. Y cuando el sistema gestiona automáticamente la información de la forma en que se supone que se gestiona, significa que el personal no tiene que tomar decisiones ni pensar en cómo gestionar un documento o dónde guardarlo. En cambio, pueden concentrarse en su tarea central.
En resumen, estos sistemas establecen los parámetros de cómo el personal almacena, accede, comparte y gestiona documentos y otro contenido de acuerdo con los estándares establecidos de la compañía. Las organizaciones pueden hacer esto con la ayuda de características que configuran políticas de retención, automatizan los procesos de edición y aprobación y otros flujos de trabajo que respaldan los procesos comerciales. Los derechos de usuario y acceso pueden controlarse fácilmente con metadatos, y el control de versiones y las pistas de auditoría se vuelven fáciles y automatizadas.
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