Orion Associates, una empresa dedicada a la gestión de servicios sociales, enfrentaba un reto común pero crucial: el manejo de una enorme cantidad de documentos en papel. Desde la contratación de nuevos empleados hasta el procesamiento de facturas y la gestión de programas para adultos con discapacidades, todos los departamentos dependían de archivos físicos que obstaculizaban la eficiencia y complicaban el trabajo.
Con un entorno laboral saludable y sostenible como una de sus prioridades, Orion se encontraba ante la necesidad de dar un paso hacia la digitalización. Sabían que para seguir ofreciendo un servicio de alta calidad a sus clientes, era esencial reducir su huella ambiental y mejorar la productividad interna.
El uso excesivo de papel se había convertido en un cuello de botella. Los empleados de Orion pasaban horas buscando documentos y gestionando papeleo, y el Departamento de Programas, encargado de gestionar treinta hogares grupales, estaba sobrecargado de informes médicos, notas de admisión y registros de citas.
El tiempo dedicado a tareas manuales era abrumador, y las auditorías, que requerían reunir documentos de diferentes ubicaciones, tomaban días, incluso semanas, para completarse. El impacto de este proceso no solo era ineficiente, sino que también significaba una oportunidad perdida para liberar tiempo valioso y mejorar la colaboración.
Orion Associates Reduce el consumo de papel optimiza los procesos de RRHH, finanzas y capacitación con M-Files
Fue entonces cuando Orion se hizo partner con M-Files, una solución de gestión de información empresarial que prometía transformar la forma en que organizaban y procesaban sus documentos. A primera vista, M-Files ofrecía una solución sencilla para reducir el consumo de papel, pero pronto Orion descubriría que el verdadero poder de la herramienta estaba en su capacidad para optimizar todos sus procesos de negocio, desde la nómina hasta la gestión de auditorías.
El Departamento de Nómina fue el primero en adoptar M-Files, y los resultados fueron inmediatos. El proceso de contratación y la gestión de hojas de tiempo, antes completamente manuales, se digitalizó, ahorrando a los empleados días de trabajo.
Este éxito inspiró a otros departamentos, como Recursos Humanos, Cuentas por Pagar y Capacitación, a adoptar la solución. Con M-Files, toda la información relevante estaba a un clic de distancia, mejorando la colaboración y el acceso a datos clave.
M-Files no solo ayudó a reducir el consumo de papel, sino que también transformó el flujo de trabajo. La automatización de procesos permitió que las aprobaciones de facturas, que antes tomaban días, se completaran en minutos. La gestión de auditorías, que antes llevaba una semana, ahora se realiza en solo dos días gracias a la centralización de la información en la plataforma.
“Las capacidades de flujo de trabajo de M-Files han optimizado nuestras operaciones, permitiéndonos realizar tareas en minutos que antes tomaban días”, añadió Hardy. Además, la plataforma permitió una comunicación más fluida entre departamentos y garantizó que los empleados pudieran acceder a los datos de capacitación o beneficios de manera oportuna.
Hoy, Orion Associates no solo ha reducido su consumo de papel, sino que también ha logrado una transformación digital significativa que ha incrementado la productividad, mejorado la eficiencia y reducido los tiempos de procesamiento. La organización, comprometida con el bienestar de sus empleados y la calidad de sus servicios, ahora se enfrenta a sus desafíos con una herramienta poderosa que les permite ser más ágiles y efectivos.
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