Por qué es importante la automatización de documentos en servicios legales

¿Por qué es importante la automatización de documentos en los servicios legales?

HIXSA

9 abril, 2024

La automatización de documentos se esta transformando en el principal aliado para los trabajadores del conocimiento en lo servicios legales. Pero, debemos comenzar desde lo básico para analizar cómo esta solución puede ser el principal aliado en cualquier firma de abogados. En este artículo, exploramos todos los pormenores acerca de la automatización de documentos y cómo beneficia a la industria legal.

Cuando escuchas “automatización”, ¿qué te viene a la mente? Para muchas personas, se trata de imágenes de grandes líneas de montaje de automóviles. Estas instalaciones de fabricación, que utilizan brazos robóticos y otras maravillas modernas, son monumentos al poder de la automatización. Sin embargo, la verdadera revolución de la automatización ocurre fuera de la planta de fabricación. En oficinas de todo el mundo, el software de automatización está transformando el trabajo del conocimiento, en particular las soluciones que incorporan inteligencia artificial (IA).

El estado de la IA y la automatización

Los chatbots de IA, como ChatGPT, están atrayendo la atención, especialmente en las redes sociales. Los chatbots utilizan modelos de lenguaje grandes (Large Language Models – LLM), procesamiento de lenguaje natural (PLN) y aprendizaje automático (Machine Learning – ML) para generar respuestas útiles a preguntas escritas en lenguaje sencillo.

En los campos de servicios profesionales, como el trabajo jurídico, las organizaciones deben abordar la automatización de la IA con cautela. En un error muy publicitado, un abogado de Nueva York enfrentó sanciones por presentar una moción generada por un chatbot de IA que citaba jurisprudencia inexistente.

Tecnologías como la automatización de documentos, mejorada por la IA, serán las que más beneficiarán a los servicios profesionales y a los trabajadores del conocimiento en general.

Definición de automatización de documentos

La automatización de documentos es el uso estratégico de software para ayudar en la creación y gestión de documentos electrónicos.

El proceso comienza con la identificación de elementos y funciones comunes en los documentos de una organización. Luego, las empresas utilizan sistemas de automatización de documentos para crear plantillas y módulos a los que los usuarios pueden acceder para generar archivos individuales.

Los beneficios de la automatización de documentos

El beneficio más importante de la automatización de documentos es el ahorro de tiempo para los trabajadores del conocimiento.

En el campo jurídico y en otros campos, los trabajadores del conocimiento suelen crear, editar, revisar, firmar y aprobar documentos como parte habitual de sus funciones. Ser capaz de crear rápidamente nuevos documentos a partir de plantillas preexistentes les permite dedicar más tiempo a desarrollar sus habilidades complejas de resolución de problemas y toma de decisiones de alto nivel.

La implementación de sistemas de automatización de documentos para la automatización del conocimiento también impulsa la coherencia y garantiza que los documentos internos y externos contengan información actualizada.

Automatización de documentos: cómo funciona

Para los usuarios con conocimientos, acceder a un sistema de automatización documental es sencillo:

  • Desde la interfaz del sistema de automatización de documentos, los usuarios seleccionan una plantilla relevante para el tipo de documento que desean crear. Las plantillas de documentos pueden ser cualquier cosa, desde RFP hasta documentos de arrendamiento.
  • Después de que el usuario se deber responder a una serie de preguntas estilo entrevista, el sistema de automatización de documentos crea un primer borrador editable del documento. Es posible que algunos campos condicionales ya estén completos; otros pueden requerir que el usuario los complete. La estructura y, en muchos casos, la mayor parte del texto se crearán por medio de la automatización.
  • Aquí los usuarios pueden editar y revisar el documento creado según sea necesario. También pueden compartir información y exportar a formatos de archivos digitales comunes, como Microsoft Word o Microsoft Excel.

Automatización de documentos en los servicios legales

La automatización de documentos en la industria legal es particularmente importante dado el papel esencial que desempeñan los documentos dentro de los procedimientos legales.

La digitalización de documentos legales se ha quedado atrás; incluso hoy en día, enormes pilas de documentos en papel siguen siendo algo común en la mayoría de las firmas de abogados. Las empresas que adoptan la transformación digital están obteniendo importantes ahorros de tiempo gracias a la gestión de documentos digitales.

Los sistemas de automatización de documentos son el siguiente paso lógico en la automatización del trabajo del conocimiento. Las herramientas de gestión del conocimiento ayudan a los abogados y otro personal jurídico a redactar acuerdos, formularios, cartas y otros documentos legales más rápido que los procesadores de texto o las herramientas PDF.

Automatización de documentos vs control de documentos

El control de documentos es un término amplio que se refiere a los procesos mediante los cuales las organizaciones gestionan la creación, revisión, modificación e intercambio de archivos.

Este procesos de automatización de documentos se ubica en los componentes de creación y gestión de documentos de control. Per, estos sistemas implican mucho más que la simple automatización. Algunas funciones esenciales de este procesos incluyen:

  • Documento de identificación
  • Almacenamiento
  • Control de versiones
  • Revisión y aprobación
  • Distribución
  • Organización
  • Recuperación de documentos y control de acceso
  • Retención y eliminación
  • Formación y sensibilización

Tanto la automatización como el control de documentos son aspectos importantes de la gestión del trabajo del conocimiento y del intercambio de información dentro de una organización.

Cómo elegir un sistema de automatización de documentos

La facilidad de uso es una de las consideraciones más importantes al evaluar productos y servicios de automatización de documentos. Una interfaz de visual y sin código equipa a los trabajadores del conocimiento para configurar datos de documentos con facilidad y simplifica el procesos para usuarios no técnicos.

El uso de inteligencia artificial se está convirtiendo rápidamente en un diferenciador entre los proveedores. Muchas funciones importantes de automatización de documentos pueden beneficiarse de la IA, entre ellas:

  • Clasificación automática
  • Evaluación
  • Funcionalidad de codificación
  • Etiquetado automático

Para maximizar las herramientas de gestión del conocimiento, las organizaciones deben hacer preguntas a los proveedores sobre cómo utilizan la IA o los modelos de aprendizaje automático en sus soluciones

Preguntas más frecuentes

¿Qué es la automatización de documentos?

Las organizaciones utilizan software de automatización de documentos para ahorrar tiempo generando documentos nuevos y compatibles en todos los niveles.

Con el software de automatización de documentos, las organizaciones pueden crear una biblioteca de cláusulas o módulos para usar en plantillas. Esto permite a las empresas crear, guardar y organizar fácilmente las mejores prácticas e integrar su manual con una colección de cláusulas reutilizables.

El software de automatización de documentos permite a los usuarios no técnicos, como profesionales de recursos humanos, automatizar documentos sin la ayuda de equipos de soporte de TI. Una de estas herramientas  modernas ofrecen una interfaz visual fácil de usar. Los proveedores también pueden implementar otras herramientas de autoservicio. Por ejemplo, pueden agregar widgets que ayuden a publicar contenido automatizado en cualquier lugar o que permita generar nuevos documentos directamente a partir de aportaciones de terceros.

¿Qué pueden ganar los trabajadores del conocimiento con la automatización?

El trabajo eficaz del conocimiento requiere un pensamiento sostenido y de alto nivel. Cualquier trabajo que interrumpa el flujo de trabajadores del conocimiento es una pérdida de productividad y un desperdicio de recursos organizacionales. La automatización de documentos y otras soluciones de software de gestión del conocimiento ahorran a los trabajadores del conocimiento el tiempo perdido en tareas mundanas para que puedan volver a resolver problemas y crear valor.

También te puede interesar: ¿Cómo escalar tu negocio con M-Files Ment y la atomatización de documentos?

M-Files para la automatización del trabajo del conocimiento

Las funciones de los trabajadores del conocimiento se centran en pensar, crear y colaborar. Por lo tanto, cualquier cosa que reste valor a ese “estado de flujo”, como encontrar el documento correcto o ejecutar manualmente acciones rutinarias, crea una distracción que no agrega valor al trabajo.

La plataforma de automatización del trabajo del conocimiento M-⁠Files permite automatizar tareas, procesos y acciones que antes requerían interacción humana. M-⁠Files Aino aumenta aún más la productividad al permitir que los trabajadores del conocimiento hagan preguntas basadas en sus datos, resuman documentos o traduzcan contenido a otros idiomas. Con M-⁠Files, los trabajadores del conocimiento obtienen los beneficios de las capacidades avanzadas de IA mientras la información se mantiene segura. Contáctanos y agenda una demostración y experimenta las capacidades de M-Files.

Consulta la información original en inglés.

Guía del CIO para la evaluación de soluciones RPA

En esta guía para CIO’s compartimos las claves para evaluar soluciones de RPA para tu negocio.

Guía de AI Service Desk y Automatización

En este documento te compartimos un modelo probado de automatización de la mesa de servicio de TI, que ayuda a analizar desafíos, evaluar soluciones y elegir el mejor enfoque de automatización.

10 consejos de lectura obligada para seleccionar un sistema ECM

En este eBook te mostramos cómo un sistema ECM y la gestión inteligente de la información puede hacer tu negocio más competitivo

Business Case para la Gestión de Contenido Empresarial

En este eBook te compartimos como la afluencia de contenido muy diverso de una variedad de sistemas y repositorios apunta a la urgente necesidad de las empresas invertir en la gestión de contenidos para tomar control de su contenido.