4 consejos para el control de costos de licencias con Asset Management

Las organizaciones podrían ahorrar miles al reducir el número de licencias de software no utilizadas. Cuando se tiene un presupuesto limitado, es indispensable que los departamentos de TI optimicen los costos de inversión, por lo que un método efectivo para las organizaciones de estirar su presupuesto de TI es buscar formas de eliminar los excedentes, por lo que la localización de las licencias de software que no se utilizan es un punto de partida. En esta publicación te compartimos 4 consejos para el control de costos de licencias de software con Cherwell Asset Management.

¿Qué margen de ahorro representa una mejor gestión de activos de TI? De acuerdo con un el informe de 1E de enero 2015, las licencias de software desperdiciados cuestan un promedio de $259 USD por usuario; una cifra representativa sobre todo cuando se suma la cantidad de usuarios de la organización.

El informe se basa en un estudio de cuatro años, en el que se identificaron excedentes promedio del 37% por empresa. En algunas organizaciones, el porcentaje de residuos es mucho mayor. Según el estudio, solo en los Estados Unidos, las organizaciones desperdician colectivamente $30 mil millones de dólares en software que no utilizan.

Dadas las asombrosas sumas de dinero que las organizaciones pueden estar desperdiciando en las licencias no utilizadas, es fácil ver cómo la optimización de licencia de software potencialmente podría ahorrar a las organizaciones una cantidad considerable de dinero. La clave es el seguimiento de los residuos reales en el lugar de trabajo.

1. Uso herramientas de seguimiento

Una opción obvia para la localización de software sin utilizar, es emplear herramientas que determinan cuándo cada aplicación se utilizó por última vez. El mejor método varía según el sistema operativo. Por ejemplo, las versiones anteriores de Microsoft Windows (anteriores a Windows 7) de forma nativa muestran la fecha en que cada aplicación instalada fue utilizado por última vez. Las versiones más recientes (desde Windows 7 a la versión actual) no proporcionan esta información, incluso cuando una columna "Último uso" se instala a través del panel de control.

Afortunadamente, hay una serie de herramientas que pueden ayudar a las organizaciones que utilizan versiones más recientes de Windows para determinar qué aplicaciones se están utilizando y cuáles no.

Cherwell Asset Management es una herramienta de gestión de activos de TI que controla el uso de licencias en toda la empresa. Este proceso de seguimiento está diseñado para garantizar el cumplimiento de licencias de software. Sin embargo, también tiene la capacidad de identificar las licencias no utilizadas y desinstalar las aplicaciones no utilizadas en caso de ser necesario. Este proceso aún puede ser dirigido a usuarios o grupos específicos.

Teniendo como objetivo el ahorro de recursos y activos, el establecimiento de una política de utilización de licencias de software podría ser una inversión inteligente con el uso de herramientas que ayuden a los departamentos de TI a controlar el uso de software fácilmente.

2. Considerar el costo indirecto de licencias instaladas

Independientemente de si el software tiene una licencia perpetua, hay costos indirectos asociados al permitir que éste permanezca instalado en los equipos de la empresa sin ser aprovechados. Estos costos se presentan en forma de recursos de hardware desperdiciados o costos administrativos relacionados con el mantenimiento del software.

La eliminación de software no utilizado de los equipos puede incluso reducir los costos mediante la mejora de la seguridad que proviene de la reducción de la superficie de ataque potencial del equipo.

3. Hacer auditorias internas

Gran parte de los residuos de licencia de software que existe probablemente se pueden atribuir a los esfuerzos de la organización para cumplir con los requisitos de licencia de software.

Las organizaciones reciben en promedio cuatro auditorias de software cada año, y aproximadamente el 10% de las organizaciones son auditadas entre 11 y 15 veces al año. La frecuencia de este control y las sanciones por incumplimiento han llevado a la mayoría de los departamentos de TI a realizar sus propias auditorias internas, las cuales son utilizadas como una herramienta para asegurar el cumplimiento de licencias, aunque también podría ser utilizado para disminuir los costos de licencias.

A pesar de que las licencias de software perpetuo eran comunes, han sido sustituidas por licencias basadas en suscripción con renovación periódica. Las auditorias internas de software ayudarán a identificar si la empresa está pagando por un mayor número de licencias de lo que realmente necesita, y reducir así los costos de renovaciones sin comprometer su cumplimiento.

4. Aprovechar los recursos derivados del ahorro

Los excedentes de licencia de software se pueden atribuir a las aplicaciones que se compran, instalan y nunca se utilizan. Del mismo modo, la compra de un mayor número de licencias de software que lo que se requiere también puede generar excedentes.

En cualquiera de los casos, las licencias sin uso, pueden tener un impacto dramático en el presupuesto ya limitado de una organización. Mediante la eliminación de estos excedentes, una organización puede ser capaz de volver a invertir el ahorro de costes en los proyectos de TI más críticos.

Descubre más sobre lo que Cherwell Asset Management puede hacer para controlar los costos de licencias de software de tu negocio.

Cherwell Asset Management

 Este artículo fue publicado por primera vez en StateTech Magazine en la edición de verano 2016. Brien M. Posey StateTech www.statetechmagazine.com