4 tips para la gestión de documentos de papel

Vivimos en una época de cambios tecnológicos, y esto ha abarcado a todos los departamentos dentro de las empresas, ¿Están los pasillos del trabajo plagados de carpetas color manila, pilas de documentos agrupados y filas interminables de archivadores que ya no saben lo que contienen? Las montañas de papel, son una señal de que es hora de adoptar soluciones sin papel, recuerda que este tipo de elementos en cualquier caso de emergencia, resultan ser los primeros en estorbar o en caerse.

Estamos en el apogeo del año 2019, la tecnología continúa avanzando día con día a una velocidad estrepitosa, este año se presenta como la oportunidad perfecta para optimizar la forma en que tu empresa acumula documentos, para finalmente dar el gran salto para convertirse en una oficina sin papeles.

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Si bien esta última afirmación puede sonar simple y bastante fácil de obtener, al menos al principio, no obstante, en la realidad nos encontramos con el hecho de que tener toda su oficina sin papeles no es tan fácil como prender o apagar las luces de la oficina. El llevar una administración de documentos que realmente sea sin papel, requiere una dedicación de lleno, además del hecho de efectuar inversiones en nuevas tecnologías y un compromiso total para seguir sus nuevas prácticas. A pesar de que parezca desalentador, no debe desanimarse, ya que una vez que haya hecho el cambio, no solo estará ayudando al medio ambiente, en su oficina podrá realizar negocios de manera más inteligente, más rápida y más eficiente que nunca.

¿Listo para dejar de lado el papel?

Utilice estos consejos útiles para tener una oficina sin papeles:

1. Eliminación gradual del uso del papel

Este consejo puede caer en lo obvio, pero si de verdad se desea que su oficina se funcione sin papel, debe dejar de usarlo. Lo primero que debe hacer es identificar los departamentos que hacen mayor uso del papel, posteriormente habrá que determinar una estrategia para reducir esos hábitos de consumo. En el caso de que el uso del papel se genere en copias impresas y fotocopias, se tendrá que considerar restringir el acceso de impresión, o bien eliminar algunos de los dispositivos en su oficina.

Si está preocupado por el cómo se genere este cambio, recuerda que los viejos hábitos mueren con fuerza y es posible que los empleados tengan problemas para dejar el papel. No obstante, para evitar que se generen conflictos y problemas, se puede introducir una serie de reemplazos digitales de manera gradual por un determinado lapso, de esta forma su fuerza de trabajo se acostumbrará a su nueva forma de hacer negocios. Comienza con las transiciones más convenientes y fáciles de implementar, como la firma electrónica de documentos, ya que a veces es más cómodo avanzar lentamente en lugar de apresurarse.

2. El ahorro de costos es un punto por considerar

¿Por qué eliminar el uso del papel? Claramente los beneficios son lo más importante en este tipo de prácticas, por lo que el reemplazar el papel por equivalentes digitales, no solo es conveniente, sino que es rentable. Si tomamos en cuenta los costos que son generados tanto por los equipos de tinta, almacenamiento e impresión, el precio total del uso del papel llega a adquirir cantidades sorprendentes. De hecho, y para tener un panorama más amplio, se estima que el costo total de la presentación en papel en una oficina de diez personas es de aproximadamente $ 57,000 (y esa es una cifra muy conservadora).

No obstante, en promedio, almacenar documentos en los archivadores puede costar más de $ 1,400 por año, y en un estudio realizado por la Asociación para el Manejo Inteligente de la Información, el costo promedio que genera un formulario en papel es de $ 4.56. En este sentido hay que considerar que una simple pila de archivos fácilmente digitalizables, como los registros de empleados, podría costarle a su organización una pequeña fortuna.

Esa cantidad ni siquiera incluye el costo humano del desperdicio de mano de obra que genera el mantener el archivero, además del espacio que se ocupa, que es un sitio en el cual se puede llegar a aprovechar para darle un uso que genere mayores dividendos. Por ejemplo, cuando los registros no están disponibles en una base de datos de fácil búsqueda y, en cambio, viven en algún cajón, sus empleados deben tomarse el tiempo para rastrear esa única copia de un archivo. Un estudio encontró que las organizaciones empresariales pueden desperdiciar hasta $ 48,000 por semana, casi $ 2.5 millones de dólares, debido a la incapacidad de localizar y recuperar información. Cuando el papel le está costando millones de dólares, es hora de dejar el hábito y hacer un cambio que evite estas pérdidas monetarias.

3. Investigue las diversas soluciones digitales

Para poder convertirse en una oficina verdaderamente sin papel significa eliminarlo de cada rincón que exista en su organización. Para esto habrá que analizar a detalle todos los procesos de su negocio, ya que de esta manera se podrá encontrar tareas y herramientas que aún podrían estar vinculadas al papel. Un ejemplo muy claro es cuando los empleados aún se registran en las hojas de entrada su hora de llegada al trabajo y su hora de salida, una excelente solución a este tipo de actividad es la de adoptar un software de seguimiento de tiempo electrónico. Para los departamentos de contabilidad que recolectan recibos, escanee copias digitales y deseche el examen físico.

Hay algunas soluciones realmente interesantes y asequibles para ayudar a que su oficina esté sin papel. Incluso algo tan simple como un cartel que va en una sala de conferencias puede ser reemplazado por una solución ecológica como las pantallas digitales que se actualiza automáticamente mostrando el mensaje que sea programado en ellas.

Sin duda alguna las potentes aplicaciones de mensajería de la oficina también pueden ayudar a simplificar la forma en que se comunican los miembros de su empresa, aumentando la productividad y eliminando otro elemento imprimible de su lista.

4. Implemente la gestión inteligente de la información

Un punto que se debe aclarar y que en ocasiones genera dudas al momento de tomar o no tomar la decisión de dejar de utilizar papel, es que el evitar hacer uso del recurso, no significa deshacerse de los documentos. Ahora bien, así como avanza la tecnología todos los días, se van gestionando una serie de potentes soluciones digitales, que tienen como finalidad el ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento de los registros, colaborar entre los equipos y compartir archivos, al implementar esta tecnología en su corporación seguramente los miembros y ustedes mismos comiencen a pregunta cómo estuvieron haciendo uso del papel durante tanto tiempo.

¿Qué solución puedo elegir?

Ante lo anteriormente expuesto hemos dado algunos consejos sobre cómo dejar atrás el uso del papel, no obstante, la mejor solución que se puede implementar es la que M-Files brinda, ya que lleva la gestión de documentos sin papel de un concepto que pareciera ser imaginario, al mundo de lo posible.

M-Files es una solución integral de gestión inteligente de la información, ya que lleva los documentos digitales a un nuevo nivel con una solución organizada y sin carpetas, respaldada por una robusta automatización. Cuenta con una serie de capacidades de búsqueda increíblemente rápidas, intercambio de documentos sofisticados y aplicaciones digitales nativas que funcionan en iOS y Android, M-Files administra sus tareas importantes en los documentos, pero elimina la necesidad de hacer uso del papel por completo. Ya sea que esté capturando una firma electrónica, escaneando un documento o viendo si alguien más está intentando modificar el mismo documento que se está trabajando, M-Files mantendrá su oficina mejor organizada que nunca.

M-Files - Gestión Inteligente de la Información