5 metas a alcanzar con la gestión de contenido empresarial

La mayoría de los líderes empresariales visualizan un proceso de extremo a extremo para su contenido y la gestión de documentos que centraliza los activos en un solo lugar. Pero a medida que las empresas evolucionan, pronto descubren que el contenido almacenado de esta manera se fragmenta, no se utiliza y se queda obsoleto rápidamente. ¿Por qué? En gran parte, es porque sus sistemas no proporcionan accesibilidad y alineación para todos los niveles de la organización. En este post te presentamos cinco funciones clave y lo que pueden lograr con la gestión de contenido empresarial adecuada.

De acuerdo con Forbes, la naturaleza de la alineación exige una funcionalidad cruzada (comunicación hacia arriba, hacia abajo, a través de la organización y entre equipos), y la comunicación no es exactamente una buena opción para muchas compañías. Por tanto, las empresas necesitan soluciones que ofrezcan visibilidad para todas las partes asociadas con activos clave, desde los niveles asociados hasta los ejecutivos. El sistema correcto de gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Management - ECM) admite aspectos de colaboración y co-autoría de la gestión de contenido. Eso incluye visibilidad, procesos de aprobación simplificados y administración de equipos, con disponibilidad para estas partes y sin pérdida de control. 

Todos los colaboradores necesitan acceso a documentos de misión crítica y por diferentes motivos. Cuando es inaccesible, la información clave permanece sin aprobar y sin usar o se duplica o queda obsoleta; Los procesos de co-autoría, revisión, aprobación y actualización se quedan cortos. Esto puede proliferar y causar inconsistencias y una mala toma de decisiones para las empresas en crecimiento.

Colaboración y co-autoría de la gestión de contenido

Pero, ¿cómo el sistema de ECM correcto es compatible con ese tipo de colaboración? A continuación te compartimos cinco objetivos alcanzables para conseguir una adecuada gestión de contenido empresarial.

1. Los ejecutivos toman mejores decisiones en toda la compañía

Los presidentes, presidentes ejecutivos y otros ejecutivos son líderes y visionarios que establecen objetivos estratégicos para sus empresas. Cuentan con las operaciones para funcionar correctamente, pero pueden estar menos involucrados en el desarrollo de contenido que otros miembros del equipo.

Pero en el entorno empresarial dinámico del día a día, los líderes de la compañía necesitan la misma facilidad de acceso a los documentos de misión crítica que rara vez se tocan, incluso si otros empleados trabajan con ellos todos los días. No tienen tiempo para explorar unidades compartidas, pedirles a los empleados documentos faltantes o arriesgarse a aprovechar materiales obsoletos.

Los ECM que organizan los documentos según el contenido y el contexto en lugar de las carpetas les brindan a los ejecutivos un fácil acceso a los documentos que necesitan. Cuando todos los equipos y líderes obtienen un punto único e intuitivo de acceso a información crítica, los líderes empresariales no deben preocuparse por revisar el contenido obsoleto. Los líderes pueden mantenerse al tanto de las últimas actualizaciones y señalar su atención a la innovación y las mejoras.

2. Los miembros del equipo de TI pueden contar con una implementación flexible y una adopción universal

Los dos obstáculos más importantes para lanzar un sistema de gestión de contenido exitoso son las limitaciones de infraestructura y los bajos niveles de adopción. El ECM correcto ofrece opciones de implementación flexibles para satisfacer las necesidades de infraestructura y una interfaz intuitiva que garantiza la aceptación de toda la empresa.

Los equipos de TI deben estar tranquilos sabiendo que el contenido está seguro, incluso mientras admiten los procesos de colaboración que requieren acceso desde todos los niveles de la organización. Esto evita retrasos en las actualizaciones críticas entre los miembros del equipo y garantiza que los tomadores de decisiones tengan acceso a los activos más recientes cuando los necesiten. Un sistema de ECM que facilita el flujo de trabajo alivia a los equipos de TI de la gestión directa de contenido y deja las responsabilidades relacionadas con la actualización en manos de las personas que más utilizan esos activos.

3. Los equipos de calidad y cumplimiento logran una mejor documentación y eficiencia.

El cumplimiento abarca industrias, algunas con requisitos más estrictos que otras. Pero el sistema de ECM correcto admitirá todos los requisitos de cumplimiento y los flujos de trabajo, permitiendo a estos equipos difundir y aplicar políticas y procedimientos sin interrumpir los procesos de negocios.

En otras circunstancias, los documentos con múltiples colaboradores pueden convertirse en una pesadilla de cumplimiento. Pero el ECM correcto hará un seguimiento claro y conciso de las versiones, haciendo que las acciones correctivas sean fáciles y consistentes. El sistema garantiza que los miembros del equipo y los ejecutivos accedan solo a los materiales actualizados más recientemente. Esto significa que los miembros del equipo de control de calidad y cumplimiento tienen menos problemas de cumplimiento, lo que libera tiempo para desarrollar metodologías mejoradas o preventivas. Podrán automatizar procedimientos específicos (liberándolos de los procesos de administración manual) y acelerar el control de cambios, los CAPA y la capacitación.

4. Finance agiliza y simplifica los procesos de pago de manera flexible y a prueba de auditorías

La mayoría de los equipos de finanzas están atascados haciendo malabarismos con los formatos de contabilidad y nómina múltiples y los retrasos que afectan a los proveedores y empleados, sin mencionar el riesgo de auditorías. Los sistemas de ECM pueden ayudarlos a mantener registros apropiados y sus historias sin incidentes y proporcionar un acceso fácil a todas las partes relacionadas, independientemente de su departamento o nivel de antigüedad.

También deberían poder racionalizar los procesos lentos y tradicionales. Eso significa superar los tediosos procesos manuales de facturación y aumentar la movilidad del equipo, sin arriesgar el mantenimiento de registros. Sin importar los requisitos, el departamento de finanzas debe tener una copia actualizada de cada archivo de manera consistente, evitando cualquier tipo de enlace, incluso durante auditorías inesperadas o registros extraídos por los líderes de la compañía.

5. Los equipos de operaciones hacen avanzar a la compañía con la gestión y automatización inteligentes

Los requisitos operativos cambian constantemente, y la actualización manual de los procesos y flujos de trabajo se convierte en un enorme lastre para los equipos responsables de las funciones diarias de una empresa. Para las operaciones, los ECM exitosos no son simplemente almacenamiento pasivo: agilizan la gestión de proyectos y las relaciones con los proveedores, permitiéndoles planificar y colaborar. Al asegurar una versión de cada documento, incluso los equipos de operaciones más activos pueden estar seguros de que su documentación está lista para ser revisada por cualquiera de las partes, ya sea interna o externa.

Empresas liberadoras de Siled Solutions

Las empresas no pueden permitirse tener múltiples métodos de almacenamiento, intercambio y aprobación de documentos, cada uno dentro de departamentos individuales y un conjunto insuficiente de roles. Las tecnologías de negocios líderes son holísticas, optimizan los procesos de manera confiable y abren oportunidades para la innovación, la escalabilidad y el crecimiento.

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