Automatización para la industria financiera y contable

HIXSA

10 febrero, 2021

Los departamentos de las empresas de la industria financiera y contabilidad están sobrecargados debido a la falta de recursos, el aumento del volumen de transacciones, las tareas manuales y repetitivas, y las fuentes de entrada aisladas y diversas. Y la incorporación de nuevos empleados nunca erradicará el problema, ya que la formación y la remuneración se multiplicarán drásticamente. La medida más inteligente es llenar estas brechas de productividad en el sector financiero con el poder de la automatización y RPA.

La automatización robótica de procesos ha surgido como la solución de más rápido crecimiento en todo el sector financiero, transformando todos los procesos impulsados por humanos en pedidos para cobrar, registros para informar y adquisiciones para pagar. Elimina todos los errores de entrada de datos para ofrecer una precisión completa y tiempos de procesamiento reducidos, al mínimo costo posible en comparación con el equipo manual. RPA permite que las empresas se beneficien de una implementación rápida y un ROI ultrarrápido de inmediato.

Los institutos financieros de todo el mundo aún se mantienen a flote y luchan por mitigar la participación humana para aumentar su producción de manera drástica y sin problemas. Por lo general, comienzan de a poco, con programas piloto estrechamente articulados que tienen fondos limitados pero objetivos más explícitos. En varios países, las imposiciones fiscales y la legalidad son demasiado complejas para que las gestionen los seres humanos de forma competente. En tal escenario, las soluciones de RPA pueden permitir que estos equipos dediquen comparativamente menos tiempo a actividades repetitivas y se concentren en desarrollar sus objetivos estratégicos.

Casos de uso para la industria financiera y contable

Teniendo en cuenta la industria financiera, a continuación se muestran las principales actividades que impactan la productividad y el control:

1. Descarga de archivos de declaración de impuestos

Es muy común que las empresas dediquen tiempo a que un colaborador acceda a las cuentas y descargue los archivos de declaración de impuestos o comprobantes para luego realizar la conciliación. Esta tarea puede llevar mucho tiempo y generar errores en las operaciones.

2. Automatización de cuentas por cobrar o cuentas por pagar

La automatización de cuentas por cobrar o por pagar permite la modernización de todos los procesos de cuentas por cobrar o por pagar aprovechando la RPA y los sistemas electrónicos para un mecanismo de entrega de facturas más rápido.

3. Automatización del procesamiento de facturas

La automatización del procesamiento de facturas simplifica la extracción de datos de facturas, la población de información en el sistema de cuentas por pagar y el procesamiento de datos de facturas. Si se utilizan de forma eficaz, todos los sistemas de automatización de facturas ahorran tiempo y dinero valiosos.

4. Cierre de fin de mes

Las plataformas de automatización de cierre de fin de mes simplifican todas las tareas críticas de fin de mes de manera oportuna, ya que el software maneja todos los cálculos complicados con un solo clic.

5. Conciliación automatizada

La conciliación automatizada acelera eficazmente todos los procesos contables al verificar automáticamente todos los extractos bancarios con los registros de transacciones.

6. Procesos de Recibos de Pago en el ERP

Las empresas automatizan no solo la descarga de facturas, recibos o cobranza sino también su procesamiento en las plataformas de gestión como SAP y / o TOTVS, eliminando la necesidad de implementar un FTE para pasar por alto esta actividad.

7. Actualizar certificados variados

Muchas empresas necesitan mantener actualizados varios certificados y, para ello, necesitan controlar y acceder a varios sitios web. Con la automatización, las empresas pueden dejar estas actividades con un robot, ejecutarlas con más frecuencia y rastrear su fecha de vencimiento.

8. Registro y validación de proveedores

Para algunos clientes, el volumen de solicitudes de nuevos proveedores es mucho mayor, por lo que tienen dificultades con el proceso de registro cada vez que agregan nuevos proveedores. Al automatizar esta tarea, los equipos pueden ahorrar tiempo de registro y realizar una auditoría más constante sobre estos proveedores para su marco fiscal de forma más sencilla y regular. Esto ahorrará el tiempo invertido en estas tareas por parte de los empleados, aumentando aún más los ingresos.

Principales beneficios de la automatización de procesos

Financieros la automatización financiera elimina todos los procedimientos torpes, liberando a los humanos de las tareas pesadas. A continuación, se mencionan algunos de los principales beneficios que ofrece la automatización de procesos financieros en todas las industrias.

Integridad de los datos

Incluso las empresas con los mejores equipos financieros tienen un enorme margen de error, ya que dependen de muchas cosas que escapan al control humano. Los errores menores, las políticas cambiantes o los proveedores difíciles dificultan el mantenimiento de la precisión de los datos. Con la automatización en marcha, las empresas pueden confiar en que no habrá errores de datos para que los números proporcionados sean absolutamente precisos.

Eficiencia mejorada

El cambio de los procesos manuales a los automatizados puede permitir a los equipos financieros suavizar todas sus funciones existentes. Uno automático y confiable debería reemplazar cualquier sistema heredado que ralentice al equipo financiero.

Aprobaciones más rápidas: ya se trate de la aprobación del presupuesto o de un reclamo de reembolso significativo, los sistemas de aprobación automatizados actúan como una bendición. Como ventaja adicional, también se pueden eliminar todos los hilos de correo electrónico difíciles de manejar necesarios para verificar el estado de cada ticket.

Visibilidad de 360 grados

Con todos los sistemas interconectados, los equipos financieros pueden obtener una imagen completa de 360 grados de todas las finanzas. Ayuda a comprender la lógica adecuada detrás de todos los informes financieros fluctuantes, lo que permite a los empleados tomar decisiones comerciales más rápidas e inteligentes.

Actualmente, las organizaciones han incorporado sus sistemas de detección de fraude automatizados individuales para hacer frente a tales amenazas de forma proactiva. La mayoría de estos mecanismos se basan en técnicas de RPA, lo que permite a los bancos monitorear y eliminar todas las amenazas antes de que resulten inmanejables. Se pueden generar notificaciones y alertas automatizadas para las partes involucradas relevantes, para desencadenar una cadena de eventos para garantizar una recuperación oportuna. Esta tecnología avanzada, junto con el análisis predictivo y las plataformas de aprendizaje automático, puede analizar todos los datos existentes y rastrear todas las amenazas anteriores para establecer un mecanismo de defensa sólido para todas las transacciones fraudulentas.

La gestión del flujo diario de inversiones y gastos en una organización requiere una gran cantidad de conocimientos técnicos, capacidades de manejo de presión y habilidades mentales. La contabilidad y otras responsabilidades financieras implican matemáticas complicadas. Los contadores deben mantenerse al tanto de los tipos de cambio flotantes, las regulaciones gubernamentales, los cambios en los estándares financieros internacionales y ciertas decisiones ejecutivas estratégicas. Por lo tanto, la automatización y la RPA son la nueva forma de operar de los departamentos de finanzas, lo que permite a las personas redefinir su enfoque en actividades de alto valor para ellos y su empresa, ¡allanando el camino para la transformación digital!

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Consulta la información original en inglés.