Cómo acelerar la adopción de un nuevo sistema de gestión de documentos

Al implementar nuevas herramientas, aunque representan grandes beneficios para la empresas, los clientes y los empleados, es natural que exista resistencia y tome un tiempo que todas las personas involucradas se adapten a las nuevas soluciones. En el siguiente artículo te contaremos formas de acelerar la adopción de los usuarios a un nuevo sistema de gestión de la información.

El cambio es ciertamente difícil para cualquier organización: el alcance, la escala o la naturaleza específica de ese cambio en realidad no importa. Algunos cambios son importantes, como ocurre con las iniciativas de transformación digital. Cuando una organización decide que está invirtiendo en un nuevo sistema de gestión de la información, por ejemplo, puede representar un cambio en la forma fundamental de trabajo de las personas, un cambio positivo, pero que requiere un ajuste.

Un excelente ejemplo dentro de la solución M-Files, es la idea de que las carpetas de la computadora no importan. Poner archivos en carpetas y subcarpetas ha sido la norma desde la primera iteración de MS-DOS, donde colocas objetos en un directorio de archivos. Entonces, la idea de simplemente tener documentos descritos por metadatos, desacoplados de la ubicación del archivo es un cambio de paradigma.

Claves para impulsar la adopción

Lograr que el equipo se adhiera a la visión de una forma más nueva y mejor de hacer las cosas es el primer paso para afrontar la disrupción. La mala gestión de la interrupción puede dañar absolutamente la adopción del usuario si no tiene cuidado, lo que también perjudicará el retorno de la inversión en la solución. Afortunadamente, si el objetivo actual consiste en impulsar la adopción por parte de los usuarios de su sistema de gestión de la información, existen cuatro formas clave de hacerlo.

1. Necesitas un equipo de campeones

Los usuarios no van a decidir simplemente adoptar su nuevo sistema de gestión de información por la bondad de su corazón. Necesitan ser influenciados y comenzarán a mirar a las personas que los rodean para ver si la suya es una solución a la que vale la pena prestar atención.

Por lo tanto, si realmente deseas impulsar la adopción de los usuarios, no solo necesitas un equipo de personas que estén dispuestas a cantar sus alabanzas. Necesitas un equipo de personas que estén dispuestas a defender el esfuerzo y evangelizar su experiencia. Básicamente, estás buscando personas que no se callen sobre lo buena que es esta experiencia y cómo están haciendo más trabajo que nunca, y necesitas tantas como puedas.

El beneficio aquí es que esto crea un efecto de bola de nieve de la mejor manera posible. Una vez que algunos de sus campeones comiencen a correr la voz, casi siempre convencerán a alguien que se resistió al cambio de darle una sacudida justa a su sistema de administración de información. Ellos también se convierten en defensores del esfuerzo y las cosas solo mejoran a partir de ahí.

En general, encuentre una victoria rápida y evangelízala para que la gente se sume. Si tienes un usuario que te hace saber que gracias al sistema de gestión de la información, pudo mejorar su propia productividad en un 30%, eso es una gran victoria, y esa persona (y su historia) debería ser considerada como un gran ejemplo. de lo que puede hacer la solución.

2. Prueba, prueba y prueba un poco más

Lo que debes hacer es estas condiciones es crear la experiencia de soporte más fluida posible. Si los usuarios pueden ver que hay alguien allí para ayudarlos y que no están simplemente "lanzados al fondo antes de que estén listos", será mucho más probable que adopten la solución. Esto es cierto incluso si surgen problemas o las cosas se vuelven un poco frustrantes.

En cuanto al tema de la capacitación, asegúrate de utilizar casos de uso de la vida real específicos para su negocio como los principales módulos de capacitación. Cuanto más generales sean los ejemplos, más desconectados se sentirán los usuarios porque no sienten que este sistema de gestión de la información tenga relevancia para sus vidas.

En su lugar, deben crear módulos de capacitación que se refieran al trabajo que realizan a diario. Muestra a las personas cómo encajarán esta solución en sus vidas y permítales experimentar cuánto más fácil será su trabajo una vez que esté implementado. Demuestre cómo la comunicación y la colaboración son mejores que nunca.

Cuanto más relevante seas para que llegue a sus vidas, es más probable que lo adopten de todo corazón, y en ese momento, eso es todo lo que necesitas para empezar.

3. La comunicación es lo más importante

Hay una razón por la que tu empresa está utilizando este sistema de gestión de la información en este momento en particular, y le corresponde a la dirección explicar por qué es tan importante que los usuarios cambien la forma en que están acostumbrados a hacer las cosas.

Obviamente, tienes un plan en marcha. Si deseas impulsar la adopción de los usuarios, debes asegurarte de que el plan se comunique con los usuarios con anticipación y con frecuencia.

Si los usuarios pueden al menos entender qué es esta herramienta, por qué tendrá un impacto positivo en sus vidas y por qué es tan importante para ellos usarla, será mucho más probable que la adopten. En ese momento, el software puede hablar por sí mismo y los usuarios pueden ver los beneficios de forma cercana y personal.

4. Elija una empresa de gestión de la información comprometida a ayudarle a aumentar la adopción

Asegúrate de que sea cual sea la solución que elijas, esa empresa cuenta con un sólido equipo de servicios y soporte, con la experiencia necesaria para ayudarte a implementar el software. Cualquier empresa de SaaS que se precie conoce la forma más eficaz de aumentar la adopción de su producto por parte de los usuarios. Entonces, haz preguntas sobre Servicios y Soporte en el proceso de compra. Encuentra un proveedor que te guíe hacia la adopción óptima de usuarios.

En M-Files, tenemos un brazo global de servicios y soporte listo para ayudarte a abordar la gestión de cambios, la adopción de usuarios y todo lo demás. Cuando implementes M-Files, en realidad, lo que estás haciendo es pedirle al personal que use una herramienta que sea objetivamente mejor que la anterior. Nuestro equipo de servicios es experto en demostrarlo. Una vez que su personal vea el sistema de gestión de la información como lo que realmente es, un activo invaluable que les permitirá trabajar mejor que nunca, pronto comenzarán a preguntarse cómo pudieron vivir sin él.

M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Solicita aquí una demostración.

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Consulta la información original en inglés.