Cómo aprovechar al máximo Microsoft Office 365 para tu negocio

¿Qué empleado de oficina no ha oído hablar de Microsoft Office 365? A menos que continúes usando una maquina de escribir, probablemente la mayor parte de tu tiempo usas estos programas. Después de todo, existen 155 millones de usuarios activos, haciéndolo el servicio en la nube más utilizado por número de usuarios. Descubre cuales son los principales problemas que enfrentan las empresas con está herramienta y como han encontrado la solución con la ayuda de M-Files.

El principal problema: La adopción de usuarios

La adopción del usuario es el principal problema al momento de agregar una nueva solución o un nuevo sistema a nuestro conjunto de herramientas tecnológicas. Este, es uno de los principales problemas a los que se deben enfrentar las empresas cuando digitalizan sus lugares de trabajo e implementas Office 365

El 55% de las empresas dicen que el mayor problema que enfrentan en el camino con Office 365 es convencer a los usuarios de administrar y compartir aquí y no en otra plataforma.

Otro punto clave es como conectar toda la información relevante, ya sean datos estructurados, o documentos no estructurados.

El problema de la información sensible

De acuerdo con la AIIM 2018 en su reporte sobre la industria “Office 365 Revolution Impact on Governance and Process Automation” 46% de la información sensible de las empresas es contenida en documentos de Office . Los documentos no estructurados hacen aún más difícil el manejo de negocios críticos y de información sensible.

Por si fuera poco, el problema es aun más grave, se estima que el 90% de la información no está estructurada, y que estos datos se almacenan en hasta cuatro repositorios de contenido diferentes

M-Files al rescate

De acuerdo a la retroalimentación de nuestros usuarios, estos son los 5 principales retos a los que se enfrentan cuando implementan Office 3654

  1. Administración de permisos de documentos en Teams y SharePoint
  2. Archivo de sitios y documentos
  3. Administración de contenido que no está almacenado en repositorios de Office 365
  4. Hallar las mejores prácticas para el manejo de información
  5. Averiguar donde se almacena la información – en cual sitio o canal en Teams

M-Files, la solución de gestión documental, te puede ayudar a resolver todos estos problemas. El manejo de documentos en Teams o en cualquier otra herramienta de Office 365 nunca había sido tan fácil.

Los permisos están basados en roles y su manejo es más fácil con metadatos. Se archivan automáticamente con herramientas de AI-driven. El contenido que se encuentre fuera de Office 365 puede ser manejado a través de otra herramienta familiar de Office 365, ejemplo Teams. Best Practice, son mejoradas con la automatización de los flujos de trabajo y procesos. M-Files te ayuda a obtener acceso y a editar contenido de diferentes partes en un solo sitio.

Un puente entre los datos estructurados del negocio y los documentos no estructurados

El sistema tradicional de administración de la información se basa en el lugar en el que se encuentran los documentos. M-Files en cambio, conecta con varios sistemas del negocio y repositorios externos, lo que permite que puedas manejar tu información desde cualquier punto.

Tu empresa puede obtener fácilmente una visión de 360 grados de tu negocio sin el sufrimiento que representa la migración, y migrar la información más importante a M-Files, manejarla y permitir al personal acceder a la misma desde sus herramientas cotidianas.

3 pasos para incrementar la eficiencia y la conveniencia

M-Files para Office 365 aborda el problema del manejo de la información en tres niveles, haciendo el trabajo de oficina más eficiente para le negocio, y más conveniente para los empleados.

  1. Libera al departamento de TI del dolor de la migración e integración: No hay necesidad de migración, ya que la información se puede encontrar, acceder y administrar independientemente de su origen.
  2. Permite que las personas usen las herramientas con las que están familiarizados para el manejo de los documentos: Los empleados pueden manejar y administrar la información a través de las herramientas cotidianas como: Outlook o Teams.
  3. Deja que las personas se enfoquen en tareas de mayor valor: Los empleados no deberían gastar el tiempo buscando información o etiquetas, AI puede eliminar las tareas de rutina.

Solicita una demostración sin costo y comprueba cómo M-Files puede ayudarte a tomar el control del contenido y la información al instante.

M-Files - Gestión Inteligente de la Información
Consulta el artículo original en inglés aquí.