Cómo funcionan los metadatos en la gestión de la información

La información es la herramienta más importante con la que cuentan las empresas en esta era tecnológica. Pero su manejo es complicado, ya que la cantidad de datos que existen ahora son cada día más grandes, es por ello que necesitamos de un mejor método parar su búsqueda y clasificación que el título y las rutas en las que los guardamos, la solución son los metadatos. En este artículo te contamos la importancia de los metadatos para una gestión inteligente de la información.

El gran volumen de información que crea diariamente la empresa promedio es asombroso. De hecho, se estima que se han creado más datos solo en los últimos dos años que en la totalidad de la historia de la humanidad hasta ese momento. Dentro de esos datos se encuentra la información que los funcionarios necesitan para tomar mejores decisiones sobre hacia dónde se dirige su empresa, pero este puede ser un punto difícil al que llegar cuando analizar todos esos datos se convierte en una batalla cuesta arriba y abrumadora.

Esta es también una de las principales razones por las que los metadatos son tan importantes. En esencia, el término metadatos se refiere a un conjunto de datos que describen y brindan información sobre otros datos. En otras palabras, es esa breve descripción que escribe o esas palabras clave que usa para determinar rápidamente qué hay en un documento antes de abrirlo. Los metadatos son increíblemente útiles si se usan correctamente, pero eso también se convierte en un desafío a medida que una empresa crece en alcance y escala.

En términos inequívocos: la información que crean las empresas es, en última instancia, tan útil como los metadatos adjuntos a ella para fines de categorización. Sin la estructura de metadatos adecuada en su lugar, es difícil encontrar información crítica y otra información en el mejor de los días. No solo eso, sino que crea problemas adicionales, como la clasificación incorrecta de los datos, los datos que carecen de una relación clara con datos importantes similares, un sistema que no está configurado para admitir flujos de trabajo impulsados por procesos y más.

Desde esa perspectiva, los metadatos son absolutamente tan importantes como los datos en sí. Esto es cierto por varias razones, todas las cuales vale la pena explorar.

Por qué son importantes los metadatos

Quizás la razón principal por la que los metadatos son tan importantes se reduce al papel principal que se supone que desempeñan. Está clasificando información importante para que pueda comprender qué es realmente el contenido, en lugar de solo cómo se llama o dónde se encuentra. De hecho, al omitir los metadatos, es como dejar dinero sobre la mesa .

Piensa en ello dentro del contexto de los metadatos adjuntos a los archivos de canciones en servicios de música populares como Pandora, Spotify o iTunes. Aquí, obtienes más que solo un nombre de archivo cuando realizas una búsqueda. Obtienes el nombre del artista, el género de música, el nombre del álbum, el año en que se publicó, canciones relacionadas del mismo o artistas similares, y más.

Sin todos estos metadatos, tendrías un enorme pozo negro de millones de canciones y no habría forma de encontrar las que realmente quieres. Si estabas buscando esa gran canción que siempre te encantó escuchar en la radio pero que solo la conocías por el nombre (incorrecto) de Teenage Wasteland, vas a tener dificultades para encontrar lo que estás buscando. Pero si sabes algo más al respecto, como el hecho de que fue grabado por The Who y apareció en el álbum Who's Next, sería cuestión de segundos antes de que encontraras tu tesoro Baba O'Riley, la primera pista del álbum, y uno de los mayores éxitos de la banda de todos los tiempos.

Dentro del contexto del negocio, los metadatos funcionan de la misma manera. Si sabes un poco sobre lo que necesitas o cómo se relaciona con otra cosa, siempre puedes encontrar lo que está buscando. Pero sin esa estructura de metadatos subyacente, realmente está viendo poco más que innumerables archivos almacenados en un disco duro en algún lugar del que realmente no sabe cómo extraer valor. Una vez que se ha “localizado” esa información usando los metadatos, ese esfuerzo viene con el beneficio adicional de hacer que los datos sean aún más fáciles de encontrar más adelante.

Otra de las principales razones por las que los metadatos son tan importantes es porque puede usarlos para relacionar fácilmente un archivo en particular con otra información esencial. Con la plataforma de gestión de información adecuada en el centro de sus esfuerzos, incluso si los datos se almacenan en diferentes fuentes de datos, aún puede encontrar absolutamente todo lo que necesita en relación con un proyecto u otro archivo simplemente utilizando los metadatos. Supongamos que un proyecto tiene diez archivos importantes asociados, todos los cuales están distribuidos entre discos duros de red, Salesforce, SharePoint, OneDrive y servicios similares. O necesitas saber exactamente qué está almacenado y dónde ir a buscarlo cada vez. Con una solución de gestión de documentos como M-Files, puede utilizar los metadatos para acceder a lo que necesita al instante.

La importancia de los metadatos para la organización

El principal beneficio que aportan los metadatos es cómo afectan la forma en que los empleados pueden completar tareas importantes a diario.

Si los metadatos se recopilan en toda la empresa a través de un sistema de gestión de información general, habilita otras funciones importantes, como flujos de trabajo para automatizar procesos comerciales y permisos personalizados dinámicos para la seguridad de la información. Por lo tanto, no solo tiene que dedicar menos tiempo (y menos dinero) a la seguridad de la información y preocuparse de que la información crítica caiga en las manos equivocadas, sino que los procesos comerciales manuales y repetitivos pueden automatizarse.

Lo anterior le ahorra una enorme cantidad de tiempo a los empleados promedio, ya que cada minuto que NO gastan tratando de localizar un archivo importante es un minuto que realmente dedican a actuar sobre la información importante que contiene. Esto, a su vez, trae consigo el beneficio más importante de todos: desbloquear el máximo potencial de productividad de toda la fuerza laboral, todo mientras les permite trabajar de manera más inteligente, no más difícil, en el camino.

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Consulta la información original en inglés.