Gestión de contenido empresarial y su impacto en los negocios

Con la revolución de Internet, la cantidad de información que generamos aumenta exponencialmente cada día. Y para las empresas el problema es mayor. Generar al día millones de datos tanto en formato digital como en forma física, y el manejo de esto datos es un problema que si no se soluciona a tiempo puede generar grandes pérdidas de efectivo y reducir el rendimiento. En este artículo te contaremos con cifras y hechos el poder la gestión de contenido empresarial, los procesos y su impacto en los negocios.

Como señaló un observador, incluso los grandes desastres como Chernobyl no se derivaron completamente de la falta de documentación. Esta crisis causó mucho daño porque la gente no pudo seguir los procesos planificados y documentados a tiempo. Si bien es importante documentar los procesos, no hay diagramas de flujo o instrucciones que ayuden a las empresas a funcionar de manera más eficiente o superar obstáculos inusuales inesperados si nadie los sigue.

Por lo tanto, la gestión empresarial adecuada se refiere a algo más que simplemente planificar y documentar procesos empresariales. También incluye hacer cumplir, medir y mejorar estos procesos. A continuación te presentamos algunas estadísticas de gestión de procesos de negocios y demostrar por qué es importante, qué tan bien les está yendo a las organizaciones y, lo más importante, las herramientas que pueden hacer que la gestión de procesos de negocio sea efectiva de forma simple y perfecto.

Cómo la gestión de procesos empresariales protege a las empresas

Para ilustrar las fallas en la gestión de procesos de una manera aún más simple y común, puede considerar una falla del proceso que cause un accidente automovilístico ejecutando una señal de alto. Los conductores con licencia deben conocer el proceso para cruzar con seguridad una intersección. Incluso saben que pueden sufrir consecuencias tales como obtener una multa o dañar su vehículo al violar las reglas. Aún así, los lapsos ocurren con los procesos manuales, y estos ocurren todos los días y en todas partes. Mientras tanto, realmente no importa quién causó la colisión; Todos los involucrados pueden perder tiempo y dinero e incluso sufrir lesiones.

En el futuro, tal vez la tecnología encuentre una manera de detener los autos en la intersección hasta que el camino se haya despejado, como sucede con los autos sin conductor. Si bien una empresa no puede conducirse por sí misma, las empresas tienen la oportunidad de probar y aplicar sus procesos comerciales de una manera bastante notable y automatizada con los sistemas adecuados.

  • En general, el 96% de las empresas informaron tener al menos algunos procesos comerciales documentados, lo que, por supuesto, es un buen primer paso.
  • Solo el 11% de los encuestados dijo que nunca documentaron procesos, pero solo el 23% informó que lo hacía con frecuencia.
  • Solo el 2% de las empresas encuestadas dijeron que siempre documentaron los procesos comerciales.

Por qué invertir en la gestión de procesos empresariales

Red Hat ayudó a patrocinar una encuesta sobre las razones por las cuales las compañías eligen invertir en mejorar su propia gestión de procesos. Destacaron estos hallazgos clave:

  • Un deseo de mejorar la satisfacción del cliente: 42%
  • Un deseo de mejorar la eficiencia y la agilidad: 65%
  • Empresas con proyectos de cambio de proceso en curso: 37%

La mayoría de los encuestados dijeron que su empresa se centró en mejoras de proceso incrementales y no en un cambio de cultura en toda la empresa. Además, dijeron que el mayor obstáculo que enfrentaron fue simplemente vender la idea de documentar, rastrear y mejorar los procesos a los gerentes superiores. Algunos mencionaron que creían que su liderazgo se confundía porque muchos departamentos habían presentado sus propios proyectos, por lo que esto dificultaba la atención. Esta idea plantea el excelente punto de que la mejora de la gestión de procesos de negocio podría ganar más tracción con el liderazgo de arriba hacia abajo y como parte de un esfuerzo de toda la empresa.

M-Files y el flujo de trabajo eficiente

La plataforma inteligente de gestión de información M-Files no solo organiza, mantiene y rastrea sus documentos. También automatiza el proceso de mantener su flujo de trabajo en marcha y ayuda a mejorar el control de calidad en cada paso del proceso. No tendrá que luchar con los documentos que se pierden en la carpeta SPAM del correo electrónico de la próxima persona responsable. En cambio, ese individuo recibirá una alerta de que necesita atender ese documento y una interfaz simple para usar para realizar su tarea. Tales características como las notificaciones de aprobación automática ya están incluidas en el sistema.

Después de que ese empleado ha completado su trabajo, el proceso continúa pasando a la siguiente persona en la cadena. Mientras tanto, su valiosa información y sus procesos comerciales estarán protegidos por seguridad certificada, control de versiones, funciones de recuperación y un sistema automatizado. También puede integrar M-Files con otro software a escala empresarial como su CRM para que la transición sea perfecta. M-Files también hace que sea fácil convertir su lugar de trabajo en una oficina sin papeles y dar a los empleados acceso remoto, para que puedan trabajar donde lo necesiten.

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M-Files - Gestión Inteligente de la Información

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