Gestión de la información para el trabajo remoto en RRHH

HIXSA

19 marzo, 2021

La pandemia ha puesto a prueba los negocios. Mantener el mismo nivel de colaboración y eficiencia ha sido especialmente difícil para el área de recursos de humanos que ha tenido serios problemas para obtener la información necesaria para realizar su trabajo. En este artículo analizaremos cómo la gestión inteligente de la información puede potenciar el trabajo remoto en RRHH para seguir de forma efectiva sus actividades.

La pandemia por COVID-19 ha creado un desafío para todos nosotros, pero qué mejor que los empleados de recursos humanos que ahora tienen que descubrir cómo hacer su trabajo de manera efectiva mientras trabajan de forma remota.

Afortunadamente, M-Files ha demostrado ser más que invaluable para ese fin, ofreciendo una amplia gama de diferentes beneficios a los colaboradores de recursos humanos durante y después de que la pandemia finalmente nos haya dejado atrás.

Ofreciendo acceso remoto superior

Obviamente, todo el mundo necesita acceso “en cualquier momento y en cualquier lugar” a la información clave mientras trabaja desde casa y M-Files hace que esto sea más fácil que nunca. Todo está en un solo lugar, asegurándose de que los empleados de RR.HH. Que necesitan un documento siempre lo tengan, pase lo que pase. No solo se puede buscar todo inherentemente en función de lo que está dentro del documento (no solo de cómo se llama), sino que también es una forma de mantener la información segura y protegida.

Automatización, Automatización, Automatización

Todo el mundo sabe que recopilar “firmas” cuando se actualizan las políticas y procedimientos de RR.HH. consume mucho tiempo en el mejor de los casos…, por no hablar de lo problemático que se ha vuelto esto durante la nueva era en la que todos trabajan de forma remota.

Afortunadamente, M-Files puede facilitar este proceso al permitir enviar una copia de las nuevas políticas a todos los miembros del personal, hacer que lo reconozcan a través de un navegador web y luego archivarlo instantáneamente en la carpeta correspondiente, todo a través de flujos de trabajo automatizados que no requiera que los empleados de recursos humanos envíen ni un solo correo electrónico.

Apoyo a una nueva era de gestión de licencias

Gracias al precio que COVID-19 nos ha cobrado a todos, muchas empresas (comprensiblemente) están viendo un aumento en las solicitudes de licencia. Con M-Files, ahora es posible crear flujos de trabajo personalizados que pueden ser iniciados por un administrador para asegurarse de que todos los que necesitan estar informados de dicha solicitud, como los que están en la nómina, los que se ocupan de los beneficios y otros, sean una parte orgánica. del proceso de una manera que también facilita el seguimiento de las acciones a medida que se realizan.

Potenciando la colaboración

Aunque las personas ya no están físicamente en el mismo lugar al mismo tiempo, la necesidad de colaboración sigue siendo primordial. Aún así, enviar documentos por correo electrónico no solo puede crear un proceso confuso que es propenso a errores, sino que también puede hacer que incluso las tareas más sencillas tomen demasiado tiempo.

Con M-Files, por otro lado, los empleados ahora pueden compartir información entre sí sin esfuerzo desde los dispositivos con los que ya se sienten cómodos. Incluso se pueden crear flujos de trabajo personalizados para garantizar que los documentos siempre se envíen correctamente de una persona a otra según sea necesario, lo que potencia la colaboración en un momento en que se necesita desesperadamente.

Trámites del ciclo de vida de los empleados

En la era COVID-19, la incorporación remota de empleados es una necesidad urgente para muchas organizaciones. Afortunadamente, M-Files permite esto al permitir que los empleados completen todos sus formularios de incorporación en casa a través de una interfaz basada en web simple y fácil de usar.

Una vez finalizados, esos formularios se pueden enviar automáticamente a los profesionales de RR.HH. adecuados, que pueden archivarlos según sea necesario. Este mismo proceso también se puede aprovechar cada vez que un empleado abandona la empresa, automatizando los avisos para todos los involucrados en este nivel de papeleo de salida.

Mejor documentación de gestión de empleados

Aunque más personas trabajan desde casa que nunca, todavía hay ciertas necesidades que deben satisfacerse. Los funcionarios de recursos humanos aún deben administrar y documentar el desempeño de los empleados, por ejemplo, junto con todas las certificaciones, licencias y materiales de capacitación relevantes.

Afortunadamente, M-Files permite esto asegurándose de que toda la información este exactamente donde debe estar. Esto rompe otro silo de datos potencial en el que se pierde la información, lo que impulsa mejores e informadas decisiones en el futuro.

Todo se trata del retorno de inversión

Finalmente, quizás la forma más importante en la que M-Files respalda sus esfuerzos de recursos humanos en la nueva era de trabajar de forma remota se reduce a cómo puede ayudar a recuperar la mayor cantidad de dinero posible de la inversión inicial.

Ten en cuenta que pasar del mundo del papel al ámbito digital no solo puede traer consigo un ahorro de costos significativo en términos de pies cuadrados para cada negocio, sino también en lo que respecta al ahorro de tiempo.

Gastarás mucho menos tiempo y dinero porque ya no tendrás que lidiar con resmas de papel, lo que te permitirá canalizar más de esos fondos de regreso al negocio en las áreas donde pueden hacer el mayor beneficio. Además, tendrás más tiempo en un día para concentrarse en aquellos asuntos que realmente lo necesitan, que muy bien pueden ser el beneficio más importante de todos.

M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Solicita una demostración personalizada y comienza la automatización de su negocio.