Gestión inteligente de la información y por qué es tan importante

En HIXSA, estamos orgullosos de integrar a nuestro portafolio la solución de M-Files para la gestión inteligente de la información, después de todo, la inteligencia es el núcleo de nuestros sistemas y lo que nos hacen ser lo que somos. Pero ¿cómo se convierte la "gestión de la información" en gestión inteligente de la información? En el siguiente post abordaremos este tema a detalle.

Empieza con información… mucha información

Actualmente, la cantidad de información en el planeta es de 2.7 Zettabytes, esto equivale a 200 billones de películas HD. Por si esto no fuera suficiente, este número aumenta rápidamente, el doble cada dos años. Un ejemplo de ello son los cerca de 200 millones de emails que se envían por minuto. ¿Quién puede mantenerse al día con este flujo de información?

Las empresas tratan de atacar este problema con los sistemas de manejo de contenido, pero, estos sistemas pueden crear más problemas, especialmente, cuando las pilas de tecnología incluyen múltiples contenedores de repositorios. Más de la mitad de las empresas usan tres o más separadores en los sistemas de manejo de contenido. ¿Cómo se aseguran de que los datos relevantes estén disponibles donde deben estar y cuando se necesitan?

¿Qué hay de los datos oscuros?

Más de la mitad de toda la información almacenada en una compañía son los denominados "datos oscuros". Esta información no es analizada y nadie sabe exactamente que es, o si es importante en la toma de decisiones, de hecho, se calcula que solo el 0.5% de la información es analizada para la toma de decisiones operativa.

La gran cantidad de información, en especial, los datos no estructurados, hacen que el manejo de información sea un reto. Se estima que el 80%-90% de los datos de una organización no son estructurados. Se encuentra fuera del sistema de la empresa, en varios emails, documentos de Microsoft Office, papel, escondidos en cada rincón de la compañía.

La necesidad (u obligación) del manejo de información sensible

GDRP y otras regulaciones presionan, para que las compañías manejen su información de forma transparente, pero de forma segura, Las consecuencias de no cumplir con estas regulaciones pueden ser drásticas.

Pero ¿Cómo manejar estos datos cuando son demasiados, o, no estas estructurados, son desconocidos, y están almacenados en diferentes sistemas aislados?

La inteligencia artificial al rescate

Justo como el petróleo, la inteligencia artificial debe ser refinada para usarse. La inteligencia artificial puede sonar aterrador para algunas personas. Sin embargo, la IA y el aprendizaje de las maquinas, pueden ser un gran apoyo en el manejo de información y específicamente en el refinamiento de datos. Uno de nuestros expertos en el tema Jayson explica que la inteligencia artificial puede (y debe de) se fácil de usar.

La inteligencia artificial puede hacer lo que un humano no puede hacer, como encontrar patrones familiares entre una gran cantidad de datos. De esta forma, puedes encontrar información fácilmente, por ejemplo, aquellos que tienen la información de identificación personal de los empleados, y agregarle flujos de trabajo para mejorar administración.

Metadatos: Poner el contenido en contexto

Los metadatos (datos sobre otros datos) son usados para etiquetar información, para hacer más fácil su clasificación y su búsqueda. Con los metadatas ya no es necesario que conozcas el nombre del archivo o la carpeta en la que esta almacenado para localizarlo, podrás encontrar lo que necesitas fácilmente basado en lo que es.

Pero, cuando lo que es para ti, o para algún compañero es completamente diferente para otro departamento. Por ejemplo, la misma información que se usa en el área de cuentas tiene una función diferente en el departamento de ventas. Los metadatos le da el contexto a los datos.

Las sugerencias automáticas de los metadatos, como la clase de documento o el asunto del documento, pueden eliminar la carga de etiquetar para los empleados y permitirles centrarse en más tareas de valor agregado. El análisis de texto e imagen puede "leer" elementos del contenido y etiquetarlo en consecuencia. La inteligencia artificial es incansable en su eficacia para etiquetar meticulosamente el contenido con metadatos relevantes para enriquecer la información para un contexto adicional y hacerla más útil en el futuro.

Cinco formas en las que la AI ayuda con el manejo de la información

intelegiencia atrifical en el manejo de la información

Un solo repositorio para manejar todo: un punto de confianza.

M-Files esta diseñado para ser manejado por metadatos, sistemas y repositorios neutros e inteligentes. Con la cual, cumplimos la promesa de mejorar la eficiencia. En lugar de crear otro repositorio más, M-Files permite a las empresas acceder a sus datos independientemente de dónde se hayan almacenado. Sí, se puede usar como un depósito propio, y puede tener sentido hacerlo en un momento, pero no hay necesidad de precipitarse en un gran proyecto de migración.

Los motores de inteligencia artificial permiten, la mencionada eficiencia en el manejo de la información, ya sea buscando información especial de entre una enorme cantidad de puntos de almacenamiento o enriqueciendo la información actual para su futuro uso.

Para obtener más información, ¿por qué no probar M-Files para tu negocio? Solicita una demostración personalizada sin costo para darte una idea de las oportunidades y la facilidad de uso de la solución.

M-Files - Gestión Inteligente de la Información

Consulta aquí el artículo original en inglés.