IT Asset Management: Cómo comenzar

El crecimiento del negocio y el crecimiento de TI a menudo van de la mano. Más ventas y más ingresos significa más empleados, y más empleados significa más computadoras, más servidores y redes más grandes.

Las organizaciones más grandes también tienden a llevar más operaciones a la empresa, eligiendo ahorrar costos al administrar sus propios departamentos de recursos humanos, finanzas y contabilidad mediante la licencia de software de terceros y la contratación de más empleados (y aprovechando aún más TI).

Si su negocio está creciendo, no pasará mucho tiempo hasta que necesiten desarrollar un protocolo de administración de activos de TI que les permita administrar los activos de hardware y software a lo largo del ciclo de vida, lo que ayuda a reducir las interrupciones del negocio, la planificación de presupuestos de manera efectiva, a mitigar los riesgos y obtener información de alto nivel sobre cómo TI está impulsando el éxito para la organización.

Si estás listo para desarrollar el caso de negocios para la administración de activos de TI en tu organización, este blog te servirá como un gran atajo con esta información detallada sobre sus beneficios. Explicaremos qué es la administración de activos de TI, con qué tipos de activos se puede usar, en qué se diferencia el hardware y el software, y cómo puede ayudar a las organizaciones a maximizar el rendimiento de sus inversiones tanto en equipos de TI, como en licencias de software.

También descubrirán por qué las auditorías externas de software podrían representar el mayor riesgo financiero para tu empresa que no has pensado, y lo que puedes hacer para evitar las multas asociadas con el incumplimiento.

Incluso vamos a desglosar la disposición de los activos de TI y cómo podría obtener aún más valor de los equipos de TI que llegan al final del ciclo de vida en la organización. Al final, tendrá todo lo que necesitas para configurar el éxito con la administración de activos de TI.

¿Qué es la gestión de activos de TI?

La administración de activos de TI  es un sistema de prácticas comerciales que busca maximizar el valor de los equipos de TI dentro de una organización mediante la combinación de datos financieros, contractuales e inventario para rastrear el estado de los activos de TI a lo largo del ciclo de vida. Los activos de TI generalmente se pueden caracterizar como hardware (el equipo físico de computación que posee la organización) y software, o activos de programas que la organización posee o licencia.

Aquí es cómo la gestión de activos de TI se aplica a cada categoría:

  • Hardware: las organizaciones con una sólida infraestructura de TI pueden poseer una gran cantidad de hardware de computadora: computadoras de escritorio, computadoras portátiles, teclados y otros componentes periféricos, impresoras, copiadoras y más. Para garantizar que el hardware esté bien mantenido, las organizaciones deben realizar un seguimiento de los activos que poseen, dónde se implementan esos activos dentro de la organización, cómo se usan, con qué frecuencia se usan, su estado de reparación, información del ciclo de vida y cuándo. necesitan ser reemplazados o eliminados.
  • Software: los activos de software generalmente son licenciados por la organización según la cantidad de usuarios que instalarán el software. Los procesos de administración de activos de TI para software permiten a las organizaciones monitorear su estado de cumplimiento con los acuerdos de licencia de usuario final que les permiten usar aplicaciones de software con licencia. Su organización puede monitorear el estado de sus acuerdos de licencia de software, planear adecuadamente para futuros pagos de licencias y monitorear cuántas licencias están en uso para asegurar que obtenga el mayor valor por cada licencia de software que pague.

El rol de la administración de la gestión de activos de TI es ayudar a las organizaciones a extraer el máximo valor de sus inversiones en TI. En ese sentido, la gestión de activos de TI es realmente un conjunto de prácticas comerciales que permiten a las empresas tomar mejores decisiones sobre cómo administrar sus recursos de TI.

La práctica de la administración de activos de TI es la recopilación de datos financieros, contractuales e inventarios sobre el hardware y el software que controla una organización, pero el valor real se crea cuando los gerentes ejecutivos usan esa información para tomar decisiones sobre la mejor forma de maximizar los activos de TI existentes, si invertir en nuevos activos de TI, y cómo deshacerse de los activos de TI envejecidos de una manera que maximice los rendimientos.

Contenido relacionado: La guía esencial de la base de datos de gestión de la configuración.

¿Cuáles son las características y beneficios del software de gestión de activos de TI?

En su esencia, la gestión de activos de TI es una disciplina basada en la recopilación y análisis de datos. En el pasado, las organizaciones podrían haber mantenido registros en papel que detallaban su inventario de activos de hardware y software, los costos de cada activo y otros datos, pero la proliferación de TI dentro de las organizaciones ha hecho que sea prácticamente imposible realizar un seguimiento detallado de los activos de TI utilizando un documento. sistema.

Las organizaciones que lideran el camino en TI usan el software de administración de activos de TI para mantener registros actualizados de sus activos de TI que pueden usarse para facilitar decisiones importantes sobre cómo se administra el equipo de TI. A continuación, enumeramos algunas de las características principales de este software y los beneficios que su organización puede esperar de cada uno:

Hardware integral y software de seguimiento de activos

Un sistema completo de seguimiento de datos debe estar en el corazón de cada sistema de administración de activos de TI efectivo. La capacidad de rastrear los activos y sus atributos en varias dimensiones es un factor de valor crítico para las organizaciones que desean aprovechar la administración de activos de TI para mejorar su toma de decisiones cuando se trata de TI.

La funcionalidad de seguimiento de inventario del software de administración de activos de TI va más allá de una simple lista de los activos que tiene a su disposición: incluye detalles y especificaciones para hardware y software que permiten una transparencia real en sus capacidades de TI. Las organizaciones utilizan el software de gestión de activos de TI para realizar un seguimiento de sus activos informáticos, junto con detalles como el número de producto, SKU y fecha de compra, y especificaciones técnicas como el tipo de CPU, la velocidad del procesador, la memoria, el espacio disponible en el disco, la dirección IP y muchos otros parámetros .

Funcionalidad de gestión de cumplimiento de licencias

El cumplimiento de la licencia de software es un problema importante para las organizaciones que otorgan licencias de software de terceros. Si obtiene una licencia de software para múltiples usuarios en su organización de un proveedor externo, puede estar sujeto a auditorías externas

Para asegurarse de que cumple con los términos de sus acuerdos de nivel de servicio. Los proveedores de software más grandes del mundo recaudan miles de millones de dólares anualmente al investigar a suscriptores que se sospecha que abusan de sus servicios. Sea consciente de la situación o no, su organización podría verse afectada por:

  • "True-ups": tarifas pendientes que deben pagarse si se descubre que la organización está utilizando licencias que exceden lo permitido en su acuerdo de nivel de servicio
  • Sanciones financieras adicionales por violar los términos del acuerdo de nivel de servicio
  • Una factura por el costo de la auditoría de software que descubrió los problemas de incumplimiento
  • Cargos de licencia retroactivos si hay un largo historial de implementación incorrecta de software que viola el acuerdo de nivel de servicio

La conclusión es que las organizaciones deben cumplir con los acuerdos de licencia para evitar una auditoria de software costosa que genere grandes multas. El software de administración de activos de TI permite a las organizaciones detectar automáticamente qué software se ha instalado en cada computadora que está conectada a la red de la compañía. La detección automatizada de software puede ser referenciada con acuerdos de nivel de servicio para asegurar el cumplimiento y evitar importantes penalizaciones asociadas con una auditoria de software fallida.

Datos de uso de software y análisis

Cuando una organización compra 10 licencias de software pero instala el software 15 veces, podría estar sujeto a multas por violar su acuerdo de nivel de servicio con el proveedor del software, pero ¿Qué sucede si la organización compra 15 licencias y solo instala el software 10 veces?

Las organizaciones están utilizando el software de administración de activos de TI para evaluar la instalación del software y analizar los datos de uso del software, lo que ayuda a eliminar los costos excesivos asociados con las licencias de software no utilizadas.

Las aplicaciones de software se pueden usar para rastrear la cantidad de máquinas en las que se ha instalado una aplicación determinada, así como las estadísticas de uso reales de la aplicación. Después de todo, una licencia pagada aún se desperdicia si la aplicación nunca es tocada por el usuario, y esa es una oportunidad para que la organización reduzca los costos.

Funcionalidad / Integración de Compras

Muchas organizaciones están rastreando las compras de TI a través de un sistema de adquisición y administrando el inventario de TI por medio de un sistema separado, pero a menudo falta el vínculo entre los dos sistemas. Esto significa que las personas responsables de administrar los activos de TI pueden no tener una visibilidad completa de los acuerdos de nivel de servicio y los contratos que rigen las licencias de software y no pueden planificar adecuadamente para futuras compras o ver cuándo deben renovarse los contratos de software.

El software de gestión de activos de TI debe proporcionar una visión general de cómo la organización está abordando sus necesidades de hardware y software al integrar las adquisiciones y la gestión de TI en un solo panel. De esta manera, las organizaciones pueden evaluar con precisión su software actual y proyectar sus necesidades futuras en la misma interfaz, lo que permite una planificación estratégica y una asignación de presupuesto efectivas.

En cuanto al hardware, la transparencia en las compras permite a los administradores de activos de TI presupuestar correctamente el volumen de negocios del inventario de TI, planificar nuevas compras de acuerdo con el inventario que se acerca al final de su ciclo de vida y analizar los datos financieros junto con los datos de uso del inventario de TI para determinar la mejor Ruta para la disposición de activos informáticos.

Tal vez te interese: ¿Por qué las organizaciones necesitan invertir en la gestión de activos de TI?

¿Qué es la disposición de activos de TI?

La disposición de activos de TI (IT Asset Disposition- ITAD) es un negocio creado en torno a la eliminación segura y ecológicamente responsable de productos de TI obsoletos o no deseados. Con frecuencia ignorado incluso por organizaciones con departamentos de TI robustos, ITAD puede ser uno de los impulsores de valor más fuertes asociados con la administración de activos de TI, ya que permite a las organizaciones recuperar costos significativos al desechar equipos de TI que ya no son necesarios. Las empresas pueden aprovechar su sistema de gestión de activos de TI para mantener registros de uso de diversos equipos de TI, y determinar cuándo se debe reemplazar el equipo.

Cuando una pieza de hardware llega al final de su ciclo de vida normal, los administradores de inventario de TI deben tomar decisiones informadas sobre lo que sucederá con el equipo ¿Vale la pena el costo para renovar el equipo? ¿Cuánto podría extenderse la vida útil del equipo mediante una inversión en renovación, y vale la pena el costo? ¿Se debe revender el activo ? Si es así, ¿cómo debería tener un precio y qué recursos asignará la organización para coordinar una venta? ¿Debería reciclarse el activo ? ¿Cuáles son las reglas y regulaciones aplicables (y las rebajas) asociadas con eso, y cuáles son los riesgos de reciclar incorrectamente el activo? La organización puede incluso elegir deshacerse del activo por completo a través de una firma ITAD.

Una organización ITAD suele ser contratada por la organización para asumir la responsabilidad de la eliminación adecuada del equipo de TI. Los procesos para maximizar el valor recuperado de equipos antiguos pueden ser complejos, y las empresas especializadas pueden obtener las calificaciones de certificación ITAD demostrando su compromiso con las prácticas sostenibles y ambientalmente responsables, la seguridad adecuada de los trabajadores y las precauciones adecuadas para la seguridad de los datos.

Es crucial contratar y una empresa de ITAD en la que confíe para ayudar a administrar la disposición de sus activos de TI. Un socio confiable en ITAD agrega valor a su organización al:

  • Eliminar de forma segura los datos de todos sus dispositivos antiguos, protegiendo su información corporativa y de propiedad confidencial para que no sea descubierta por sus competidores
  • Siguiendo las pautas legales más actuales para deshacerse de equipos antiguos, como computadoras, monitores y baterías, para ayudarlo a evitar cualquier problema de responsabilidad.
  • Ayude a maximizar el rendimiento de su equipo de TI usado al determinar si el valor se maximiza reciclando máquinas y cobrando tarifas ambientales, o haciendo donaciones caritativas de equipo usado para un recorte de impuestos.

Comenzando con la gestión de activos de TI

El software de gestión de activos de TI de Cherwell es una solución líder en la industria para organizaciones que desean permitir una mejor toma de decisiones estratégicas al aumentar la visibilidad y la transparencia de su infraestructura de TI. Con Cherwell, las organizaciones pueden administrar mejor los costos continuos del mantenimiento de su infraestructura de TI, incluido el ciclo de vida del equipo y los acuerdos de nivel de servicio del software. También pueden mitigar de manera efectiva los riesgos de licencia manteniendo la visibilidad de los acuerdos de licencia de software y el uso de software, evitando multas y reembolsos que a menudo están asociados con auditorías de software para organizaciones que no controlan adecuadamente el uso de licencias de software.

Lo mejor de todo es que puede llevar tan solo unas pocas horas implementar el software, y la detección tanto del hardware como del software se realiza de forma automática, eliminando la necesidad de un minucioso ingreso manual de datos y permitiendo que las organizaciones comiencen inmediatamente a aprovechar los datos y los análisis para tomar decisiones estratégicas. fabricación. Un sistema de informes intuitivo con amplias capacidades de filtrado y profundización ofrece formas prácticamente ilimitadas para que las organizaciones vean y analicen los datos.

Comienza hoy mismo solicitando una demostración del Cherwell Asset Management y descubre qué puede hacer Cherwell por tu organización.

Cherwell Asset Management