La transformación digital necesita tecnología colaborativa

Los nuevos entornos empresariales que son ahora más flexibles permitiendo a los empleados poder trabajar desde sus casas o de forma remota en diferentes partes fuera de la oficina, puede crear diferentes problemas que pueden afectar la productividad. En este ocasión te hablaremos sobre algunas herramientas que te permitirán superar estas barreras para que tu negocio no se vea afectado.

A medida que más y más empresas se mueven hacia entornos de trabajo flexibles, y más empleados trabajan desde casa, la colaboración virtual se convierte en el vínculo esencial de una organización productiva. Al potenciar la colaboración remota, las empresas pueden crear lazos fuertes para unir a una fuerza laboral dispersa.

Sin colaboración, las empresas sufren. El aislamiento alimenta la información almacenada, los sistemas dispares y los procesos manuales o rotos. En una encuesta realizada por Lawless Research para Cherwell, el 43 por ciento de más de 1,000 encuestados dijeron que gastan al menos la mitad de su jornada laboral en procesos manuales. Esto puede ralentizar o incluso detener los procesos creando un caos organizacional, que puede resultar en equipos lentos y falta de progreso.

Las empresas que buscan el éxito de la transformación digital deben implementar formas de maximizar la colaboración para una mejor integración entre departamentos. Cuando la colaboración se realiza sin problemas, los equipos se aceleran, los proyectos avanzan y la organización en su conjunto gana.

Empoderando la colaboración virtual

La forma más fácil y efectiva de implementar y estandarizar la colaboración en una empresa es a través de tecnologías colaborativas. Estas herramientas de mejores prácticas ponen el acceso a la información al alcance de sus empleados, cuando y donde más lo necesitan. Estas herramientas también ayudan a fomentar la comunidad entre ellos, independientemente de si trabajan uno al lado del otro o en todo el mundo. A continuación te compartimos 5 razones por las que la transformación digital necesita tecnología colaborativa:

1. Elimina las barreras entre departamentos
La fuerza laboral promedio de la compañía comprende un 25 por ciento o más de trabajadores remotos. Con los eventos recientes, es probable que ese porcentaje sea más alto, los departamentos y el personal se aislarán más que nunca. Esta forma de trabajo asilada puede conducir a proyectos que se descontrolan fácilmente o, lo que es peor, que no ocurra nada.

Las tecnologías colaborativas, cuando se usan correctamente, pueden mantener a todos y a cada proyecto funcionando, al tiempo que mantienen las vías entre los departamentos abiertas para la colaboración. Obstáculos para llegar a otro departamento para obtener respuestas o asistencia se solucionan y todos los departamentos pueden trabajar juntos sin problemas.

2. Mejora la comunicación
Los equipos suelen funcionar bien dentro de un departamento, pero las líneas de comunicación pueden romperse rápidamente si no existe un proceso claro para compartir ideas, asistencia e información entre los departamentos o en toda la jerarquía. Sin una comunicación efectiva y procesos establecidos para apoyar y fomentar la comunicación, el trabajo en equipo se disuelve.

Según una encuesta realizada por Salesforce, el 86 por ciento de los empleados y ejecutivos citan la falta de comunicación o colaboración por fallas en el lugar de trabajo. La tecnología colaborativa puede ayudar a resolver este dilema. Las herramientas en línea ayudan a los equipos a compartir archivos, programar reuniones, chatear uno a uno o con un equipo completo, compartir cronogramas, administrar proyectos y mucho más. Además, se ha descubierto que las empresas con comunicación efectiva tienen más probabilidades de tener una menor rotación de empleados.

3. Reduce el trabajo extra
Cuando los equipos están aislados, el trabajo extra ocurre inevitablemente. La falta de comunicación sobre roles y responsabilidades, metas, plazos, y entregas de proyectos puede hacer que los empleados asuman más o menos carga de trabajo, lo que puede descarrilar un proyecto rápidamente.

La tecnología colaborativa puede reducir o eliminar los envíos excesivos de información para mantener a los empleados actualizados con la información de la empresa. Estas herramientas se pueden usar para construir planes de proyectos y asignar tareas y plazos, manteniendo a todos en la tarea de llevar un proyecto a su finalización. Todos los empleados saben exactamente quién está trabajando en cada tarea y cuándo se debe realizar esa tarea, por lo que la repetición del trabajo se reduce drásticamente.

4. Elimina obstáculos
Cuando los trabajadores remotos necesitan documentos o respuestas y no tienen acceso a ninguno de ellos, los puestos de productividad, los proyectos se estancan y las cargas de trabajo vuelven a subir. Se pueden desperdiciar varias horas en un día cuando sus empleados deben esperar la información.

Utilizando tecnologías colaborativas, los documentos pueden almacenarse en la nube, dando acceso a equipos completos a documentos para que los actualicen sin problemas. Además, estas herramientas mantienen las conversaciones fluidas para que cada momento de cada día de trabajo se pueda utilizar de manera efectiva.

5. Aumenta la productividad
Cuando la productividad se retrasa, puede generar una oleada de incertidumbre en toda su empresa. Una fecha límite incumplida puede tener un efecto dominó en otras tareas dependientes y todo el proyecto puede caerse en un instante.

Cuando se pide a los trabajadores in situ que realicen la transición para trabajar de forma remota, muchos no están configurados en casa para este tipo de transición. Algunos pueden frustrarse al no tener acceso fácil a los recursos que tenían en la oficina. Cuando ocurren frustraciones, la productividad sufre.

Las tecnologías colaborativas pueden brindar a sus trabajadores remotos y en el sitio las herramientas y la tecnología que necesitan para ser productivos, ya sea en casa o en la oficina. Cuando los empleados trabajan juntos como un equipo, independientemente de la ubicación, la productividad puede aumentar a medida que se crean flujos de trabajo y se siguen los procesos, lo que resulta en decisiones más rápidas. Como resultado, los empleados trabajan de manera más inteligente, no más duro.

Las tecnologías colaborativas pueden brindar a sus trabajadores remotos y en el sitio las herramientas y la tecnología que necesitan para ser productivos, ya sea en casa o en la oficina. Cuando los empleados trabajan juntos como un equipo, independientemente de la ubicación, la productividad puede aumentar a medida que se crean flujos de trabajo y se siguen los procesos, lo que resulta en decisiones más rápidas. Como resultado, los empleados trabajan de manera más inteligente.

Ayuda a tus equipos a trabajar de manera efectiva y a mantenerse conectado a través de tecnologías colaborativas. Cuando la colaboración y las integraciones inter-departamentales funcionan a la perfección, tu empresa puede llevar la transformación digital al camino del éxito.

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