Modelos de licencia de ITSM. Licencias Nombradas Vs Licencias  Concurrentes

Aunque las licencias nombradas  pueden parecer fáciles, seguras y predecibles, pueden costar entre 50 y 75 por ciento más que las licencias concurrentes, lo que también ofrece un enfoque más flexible. ¿Tu proveedor de ITSM cuenta con el modelo de licencia correcto para tu negocio? En este post vamos a hablar sobre los modelos de licencia nombrados y concurrentes de ITSM con la finalidad de ayudarte a identificar cuál es el más adecuado para tu negocio.

Cuidar el cálculo de inversión en TI significa cuidar y aprovechar el presupuesto al máximo. Imagina este escenario: estás buscando una nueva solución de gestión de servicios de TI (ITSM) y está comparando los pros y los contras de cada proveedor. Es posible que tenga la tentación de pasar por alto las políticas de licencias de software porque seguramente no pueden variar tanto de un proveedor a otro, ¿verdad? No tan rápido. A menos que entiendas la diferencia en las políticas de licenciamiento en este momento, es posible que te sientas sorprendido por con las complicaciones y los costos ocultos.

Queremos ayudarte comprender diferentes modelos de licencia, políticas y métodos de cumplimiento para evitar costos inesperados y más altos y garantizar que la solución ITSM que elijas satisfaga las necesidades, no solo desde la perspectiva de las capacidades, sino también desde el punto de vista fiscal, de tu organización desde el primer día. Para el propósito de este post, vamos a ver las licencias nombradas frente a las licencias concurrentes ¿Cuáles son las diferencias clave entre cada modelo de licencia?

Nombradas Vs. Concurrentes ¿Cuál es la diferencia?

Primero, hablemos de las definiciones de licencias nombradas y las licencias concurrentes:

» Licencias nombradas
Permiten que una persona específica acceda a la funcionalidad del software. Estas licencias generalmente no son transferibles de un usuario a otro, excepto en forma permanente.

» Licencias concurrentes o simultáneas
Permiten a cualquier persona autorizada acceder a la funcionalidad del software, siempre que la cantidad máxima de usuarios simultáneos no exceda la cantidad total de licencias adquiridas. La proporción de usuarios por licencia concurrente por lo general varía entre 1: 2 y 1: 5 (nombrada a concurrente).

Ahora, pongamos estas definiciones en contexto. Imagina que estás comprando una solución de ITSM para una organización de TI de 600 personas. En un escenario de licencias nombradas, comprarías 600 licencias para admitir a 600 usuarios, cada uno de los cuales puede necesitar acceso al software en cualquier momento, aunque normalmente no todos al mismo tiempo. En un escenario de licencia concurrente, solo comprarías el derecho para que un número determinado de usuarios inicien sesión en el sistema en cualquier momento. En lugar de comprar 600 licencias, las licencias concurrentes podrían basarse en una relación industrial estándar de 3: 1, que sería una compra de 200 licencias. Tener 200 licencias simultáneas significa que hasta 200 usuarios podrían acceder al sistema al mismo tiempo.

Los proveedores de software (particularmente los proveedores de SaaS) se han alejado rápidamente de las métricas de precios de software concurrentes tradicionales. Aunque las licencias con nombre tienen un costo más alto, estos proveedores afirman que es más fácil de administrar y tener en cuenta la incertidumbre sobre el uso. Es cierto que cada organización tiene diferentes patrones de uso. Pero, hay maneras de eliminar esa incertidumbre sobre el uso. Una práctica recomendada es utilizar herramientas de gestión de activos de software para comprender la utilización y determinar las áreas en las que está fuera de cumplimiento (sin licencia) y en riesgo si se presentara una auditoria. Dichas herramientas pueden incluso controlar el acceso a software con licencia concurrente, lo que evita que el usuario "Noveno" inicie la aplicación, cree listas de espera y notifique a los usuarios cuando haya una licencia disponible.

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Descarga la infografía: Licencias Nombradas
Vs. Licencias Concurrentes

¿Cómo elijo entre las licencias nombradas o concurrentes para mi organización?

Antes de decidir entre modelos de licencia nombradas y concurrentes, debes asegurarte de tener en cuenta todos los factores. Las licencias concurrentes generalmente se consumen por orden de llegada. Por lo tanto, una vez que el número de usuarios que acceden al sistema alcanza el número máximo de licencias concurrentes adquiridas, a cada usuario adicional se le niega el acceso y se le notifica cuando una licencia está disponible.

Dado esto, las licencias nombradas tienen sentido para el personal de TI que trabaja con frecuencia en el sistema y requiere acceso garantizado. En la mayoría de los casos, estos son sus analistas de nivel 1, con tasas de utilización entre el 70 por ciento o más.

Las licencias concurrentes son ideales para el personal que trabaja en el sistema con menos frecuencia o que desempeña un papel menos importante dentro de la organización de TI. En la mayoría de los casos, estos son sus analistas de nivel 2 y nivel 3, con tasas de utilización del 30 por ciento o inferiores. Este personal podría incluir aprobadores de cambios, ejecutivos, gerentes de primera línea y más.

Lo que plantea la pregunta a la que responden las licencias concurrentes: ¿tiene sentido pagar el 100 por ciento de una licencia que solo se usa el 30 por ciento del tiempo?

La mayoría de las organizaciones no necesitan exigir a todos los usuarios del software una licencia con nombre. Al elegir un modelo de licencia concurrente, su organización puede ser más:

» Ágil
Las licencias concurrentes aumentan con su organización a medida que contrata a más personas.

» Flexible
Si Tu organización emplea múltiples recursos a tiempo parcial, o si experimenta un período de alta rotación, las licencias concurrentes proporcionan la flexibilidad necesaria sin aumentar el costo.

» Estratégico
cuando los usuarios abandonan la empresa, no es necesario que sus licencias se liberen / reasignen.

» Productivo
Permite a los usuarios en diferentes zonas horarias / turnos de trabajo acceder al mismo software durante un día laboral.

Entonces, ¿cómo eliges el proveedor adecuado con un modelo de licencia concurrente? Busca un proveedor cuya solución haga lo siguiente:

  • Permitir a los administradores agregar nuevos usuarios concurrentes
  • Avisar al administrador del sistema cuando se alcanza el número máximo
  • Proporcionar reserva de licencia para personal clave que siempre necesita acceso al software

Los mejores vendedores harán ambas cosas sin cargo adicional.

Descarga la infografía: Licencias Nombradas Vs. Licencias Concurrentes

Al elegir una nueva solución ITSM, no dejes que los proveedores se queden con la idea de convencerte de que adquieras más licencias de las que realmente necesitas y calcula la cartera corporativa en consecuencia. Comprender los modelos de licencias ahora podría ahorrarte un montón de dinero y problemas en el futuro.

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