Incluso antes de la pandemia, Microsoft Teams era posiblemente la herramienta empresarial de más rápido crecimiento de los últimos años. En un breve período (Teams se lanzó en 2017), reunió una gran cantidad de usuarios y para 2022 más de 44 millones de personas en todo el mundo lo usaban a diario.
Sin embargo, a pesar del éxito (merecido) de Microsoft Teams es una herramienta con problemas cuando se implementa a través de toda una organización. La gente utiliza esta solución a diario para chatear, colaborar, crear documentos, compartir información y reírse con el GIF perfecto en el momento adecuado, pero, las organizaciones están ahora bajo un intenso escrutinio, tanto por parte del público como de los reguladores, por toda la información que crean y gestionan.
Teams es una excelente solución para problemas de comunicación y colaboración a corto plazo, pero la forma en que se gestiona su implementación puede marcar la diferencia a largo plazo. En este artículo, analizaremos algunas de las cuestiones que una empresa debe tener en cuenta al implementarlo, de modo que se pueda ofrecer una orientación clara a los empleados para que lo utilicen de manera eficaz para la gobernanza de la información.
Microsoft Teams y la Gobernanza de la información
El equilibrio entre la productividad y la gobernanza de la información es un verdadero desafío. Si se deja que los empleados utilicen las herramientas como prefieran, es muy probable que surjan algunos problemas legales y de cumplimiento normativo que pueden perjudicar a la empresa y su reputación.
Por otro lado, en el mismo momento en que se aplica la gobernanza de la información es cuando las personas comienzan a idear formas alternativas de hacer su trabajo, formas que a menudo implican herramientas y sistemas que no han sido examinados por TI y que no tienen el mismo nivel de atención a la seguridad que tiene Microsoft Teams.
La gobernanza de la información puede describirse como el conjunto de acciones que una organización lleva a cabo para equilibrar el riesgo que presenta la información con el valor que proporciona. En este sentido, es un esfuerzo que ayuda al cumplimiento, la transparencia operativa y el descubrimiento legal, al garantizar un comportamiento adecuado en la valoración, creación, almacenamiento, uso, archivo y eliminación de la información.
Si aplicamos estos conceptos a Microsoft Teams, hay tres áreas clave en las que las empresas pueden tomar medidas para orientar a los empleados en un uso más efectivo de esta herramienta
Áreas para mejorar Microsoft Teams
La creación de información
Cualquier equipo, canal, conversación, documento, nota de reunión o grabación es una pieza de información que se almacena en alguna parte de Office 365 y puede requerir un tratamiento especial en términos de gobernanza de la información.
La forma en que se crea la información también tiene un impacto directo en el acceso a la misma en una etapa posterior. Es por eso que las organizaciones que quieran utilizar Microsoft Teams de forma eficaz se enfrentarán a tres preguntas.
Preguntas frecuentes para usar Microsoft Teams de forma eficaz
¿Para qué utilizamos Microsoft Teams?
En primer lugar, es importante entender cómo utilizan los empleados Microsoft Teams. ¿Cuáles son los procesos clave que la organización planea reemplazar? ¿Cuál será su función principal?
Un entendimiento compartido puede facilitar que las personas sepan qué tipo de información se espera que creen (y encuentren).
Si el objetivo principal es la comunicación interna, la mayor parte de la información creada serán conversaciones, registros de chat, grabaciones de reuniones, tal vez notas de (todo almacenado en diferentes lugares).
En cambio, si también se utilizará para la gestión y colaboración de proyectos, entonces es muy probable que además se intercambien contratos, planes de proyectos e información de clientes, lo que agrega un nivel de complejidad a la gobernanza de la información.
Pero ¿Qué pasa si los documentos se almacenan en SharePoint o OneDrive? Hablaremos de eso más adelante.
¿Quién puede crear información?
Debido a las dificultades para equilibrar la productividad y la gestión de la información que mencionamos anteriormente, existe una tendencia generalizada a darle libertad a cualquier persona de la organización para crear información. Poder configurar un espacio de trabajo sin tener que pedir permiso, por ejemplo, permite flexibilidad y acelera la configuración de proyectos, evitando la TI paralela y formas alternativas de hacer las cosas.
No obstante, es una buena práctica tener claridad en torno a algunos elementos, entre ellos:
- Cuando se necesita un equipo (en lugar de un canal, por ejemplo)
- ¿Quién debe ser invitado a los equipos? ¿Solo empleados internos o también colaboradores externos?
- ¿Qué tipo de contenido está permitido en Microsoft Teams y qué se debe almacenar en otro lugar?
No existe una solución única y perfecta para abordar estos temas; cada empresa tendrá que descubrir por sí sola cómo tomar decisiones de manera más eficaz. Sin embargo, en general, se recomienda no imponer pautas desde arriba hacia abajo. Será necesario involucrar a diferentes partes interesadas para que puedan expresar las necesidades y los desafíos de los usuarios finales que, con el tiempo, se reflejarán en el plan de implementación de Teams.
La gran ventaja es que las partes interesadas pueden entonces actuar como defensores de la nueva herramienta, asesorando a sus colegas sobre las mejores prácticas y ayudando a la empresa a aplicar la gobernanza de la información de manera eficaz en Microsoft Teams.
¿Cómo clasificamos la información?
Ponerles nombre a las cosas (grupos, canales, documentos, etc.) puede ser problemático cuando se deja al azar o a la creatividad de un solo empleado. Imaginemos que hay un grupo de equipos que siguen el estándar “número de proyecto” y otro grupo que, en cambio, siguen el estándar “nombre del cliente del proyecto”. En un escenario así, ¿Qué probabilidades hay de tener dos agrupaciones para el mismo proyecto?
Cambiar el nombre de los equipos y canales puede ser un poco complicado. Es mejor garantizar un estándar de nombres coherente.
Al tomar esta decisión es importante tener en cuenta el por qué se crean los equipos en primer lugar. Si la empresa utiliza Teams principalmente para la comunicación interna, entonces podría ser suficiente establecer una guía sobre la creación de grupos para cada departamento; en cambio, si la colaboración también es importante y se tendrán que crear unidades interdepartamentales, entonces, nuevamente, hablar con las partes interesadas y, por ejemplo, observar la forma como se nombran los proyectos, puede brindar información sobre cómo identificar al personal y los canales.
Crear equipo en Microsoft Teams
Algo que también vale la pena considerar es el pequeño ícono que acompaña a cada equipo que se crea. Teams establece automáticamente un ícono estándar con las iniciales del nombre de este (por ejemplo, “M-Files all Company” se convertirá en “MC”). Los íconos son una buena forma de detectar y reconocer inmediatamente a un grupo de trabajo.
Puedes pedirle a tus creativos que elaboren algún tipo de plantilla de ícono que los propietarios puedan usar al momento de crear un nuevo equipo.
Por supuesto, no se trata solo de equipos y canales. Las convenciones de nomenclatura de tu empresa para etiquetar documentos deben trasladarse a la creación y el almacenamiento de datos en Microsoft Teams. Si utilizas etiquetas de confidencialidad, asegúrate de que los empleados comprendan su importancia y cómo aplicarlas al contenido que circulan en equipos y canales. Los sistemas de gestión de información de terceros también pueden ayudar a etiquetar archivos con metadatos adecuados, a fin de facilitar posteriormente el almacenamiento y la recuperación.
Asegurando datos en Microsoft Teams
El área final en la que las empresas pueden tomar medidas para guiar a los empleados de una manera más efectiva en el uso de Microsoft Teams para la gobernanza de la información es la seguridad.
La esencia de Microsoft Teams es la comunicación y la colaboración, y esto implica que la información debe fluir libremente, al menos entre las personas que la necesitan. Sin embargo, la forma en que esto se hace en la práctica plantea riesgos concretos para la seguridad. Al responder las dos preguntas siguientes, las organizaciones pueden prepararse mejor para evitar fugas accidentales y pérdidas de datos.
¿A quién va dirigida la información?
De forma predeterminada, si la información forma parte de un equipo (o de canales dentro de uno), todos los miembros tienen acceso a ello. Esto incluye toda la conversación y los documentos guardados en el sitio de SharePoint, es decir, todos los documentos en la pestaña Archivo en la parte superior del espacio de trabajo.
Si eso suena aterrador, probablemente sea porque lo es. Digamos que tienes un equipo para un proyecto y también un canal para una parte específica del mismo al que quieres invitar a un contratista externo para mantenerlo informado y contribuir. Este invitado tendrá acceso a todo el contenido a nivel de equipo, incluyendo documentos que contengan detalles de clientes o presupuestos que hayas recibido inicialmente de otros contratistas.
Junto con la pregunta sobre quién debe ser invitado a un equipo (ver arriba), preguntar a quién va dirigida la información brinda más claridad sobre el tipo de amenazas a las que está expuesta la empresa. No es recomendable excluir por completo la participación de los invitados en Teams; su aporte puede ser fundamental para el cierre del proyecto. Pero una mayor orientación sobre qué documentos almacenar en Teams (SharePoint) podría ayudar a los empleados. O, incluso mejor, se podrían considerar soluciones de gestión de información de terceros para garantizar que los permisos se otorguen a nivel de documento en lugar de a nivel de equipo.
¿Qué aplicaciones e integraciones están en Microsoft Teams?
La última cuestión que debemos abordar para elaborar unas directrices que permitan a los empleados utilizar Microsoft Teams de forma eficaz es la de las posibles extensiones de la herramienta.
Los canales se pueden personalizar de distintas maneras, agregando aplicaciones de Microsoft y de terceros, así como conectándose a archivos externos. (A la fecha de publicación de este artículo, las conexiones posibles incluyen Google Drive, Dropbox, Box, Egnyte y ShareFile).
Los administradores pueden activar o desactivar la opción de añadir aplicaciones e integraciones a los servicios de almacenamiento en la nube, y esto es algo que se debe considerar con cuidado. Una vez esté permitido, nada impedirá que un empleado conecte un canal a su propia cuenta personal de Dropbox y mueva documentos, o que instale una aplicación que no haya sido examinada y aprobada por el departamento de TI.
Cómo empezar a recopilar la información
Un buen punto de partida es recopilar una lista de aplicaciones e integraciones que los distintos departamentos o proyectos podrían necesitar para llevar a cabo su trabajo. Se pueden dar luz verde a estas, mientras que otras se pueden bloquear para evitar el shadow IT en Microsoft Teams. Además, toma en cuenta que este tipo de auditoría de necesidades debe realizarse periódicamente, ya que pueden cambiar con el tiempo y pueden estar a disposición nuevas ampliaciones y personalizaciones.
También vale la pena considerar un caso en el que la información importante se almacena en sistemas con los que Microsoft Teams no se puede integrar. ¿Cómo se pone a disposición dicha información en la herramienta? El problema en este caso debería ser evitar la duplicación de datos y la consiguiente proliferación de archivos; habrá que orientar a los empleados en esta dirección. Una vez más, dependiendo del caso, podría valer la pena considerar la adición de un sistema de gestión de la información sobre Teams, una herramienta que ofrezca capacidades de integración más amplias y controladas.
Para cerrar
A medida que más y más organizaciones implementan Microsoft Teams, comienzan a surgir problemas en términos de creación, gestión a lo largo de su ciclo de vida y protección de la información.
En la actualidad, la mayoría de las empresas están sujetas a exigencias estrictas en términos de gobernanza de la información; en resumen, cómo se crea, almacena, accede y archiva el contenido. Para asegurarnos de que las organizaciones puedan usar Microsoft Teams de manera eficaz para este propósito, creemos que se deben redactar y compartir con los empleados pautas que aborden siete preguntas clave que cubran áreas críticas.
- ¿Cómo utilizamos Teams?
- ¿Quién puede crear información?
- ¿Cómo clasificamos la información?
- ¿De qué forma se mueve la información?
- ¿Retenemos la información?
- ¿A quién va dirigida la información?
- ¿Qué aplicaciones e integraciones están permitidas?
Cosas a tomar en cuenta en Microsoft Teams
En primer lugar, las decisiones que se toman no deben imponerse a la fuerza laboral, de lo contrario, la gobernanza de la información podría percibirse como un freno a la productividad y las personas podrían verse obligadas a encontrar una forma de evitarlo. Esto se puede cambiar involucrando en el debate a las partes interesadas clave: personas que conocen las necesidades y los puntos débiles de los empleados. Deberían trabajar con expertos en TI y gobernanza de la información para garantizar el mejor equilibrio posible entre las mejores prácticas y los resultados. Estos defensores también desempeñarán un papel fundamental en las etapas posteriores de la implementación, ya que pueden capacitar a los colaboradores, responder a sus preguntas, difundir la necesidad de pautas y, en general, garantizar que se ejecuten en el uso diario de Microsoft Teams.
Pero debes ser prudente y no esperar que estas pautas sean inamovibles. La conversación sobre cómo usar Microsoft Teams de manera eficaz para la gobernanza de la información debería ser abierta, ya que la herramienta sigue evolucionando y pueden surgir nuevas necesidades de la fuerza laboral.
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