Principales casos de uso del procesamiento inteligente de documentos (IDP)

Principales casos de uso del procesamiento inteligente de documentos (IDP)

HIXSA

5 marzo, 2024

El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es una solución que transforma datos no estructurados y semiestructurados de documentos en datos estructurados. Esta solución combina el poder de la IA, el aprendizaje automático, la PNL y el OCR para procesar con precisión todo tipo de documentos y alimentar la salida en aplicaciones posteriores.

La creciente competencia en el mercado, las expectativas de los clientes en constante evolución y las presiones de cumplimiento han allanado el camino para la automatización en todas las industrias. A medida que las empresas avanzan hacia lo digital con la llegada de tecnologías innovadoras como RPA y la automatización inteligente, los documentos están en todas partes.

El poder de los datos

Los datos comerciales son el corazón de la transformación digital, pero desafortunadamente, el 80% de los datos dentro de la organización están integrados en formatos no estructurados como documentos comerciales, correos electrónicos, imágenes y documentos pdf.

Y poder manejar un gran volumen de datos provenientes de fuentes multicanal es un dolor de cabeza para las empresas. Los principales desafíos en la intervención manual son:

  • Comprender el contexto a partir de una variedad de documentos.
  • Extraer solo la información requerida de tipos de datos no estructurados
  • Fusionando el contexto y la información extraída.
  • Dirigir los datos estructurados a un mapa de procesos con la secuencia correcta

El seguimiento de estos desafíos es una prioridad y una oportunidad para la organización. Y esta oportunidad reside en el Procesamiento Inteligente de Documentos.

Ventajas de IDP

De acuerdo con el informe, se espera que el mercado mundial de procesamiento de documentos inteligente alcance los 12,81 mil millones de dólares para 2030. Teniendo en cuenta el mayor crecimiento de los desplazados internos a nivel mundial, la adopción del procesamiento de documentos inteligente en la banca, la atención médica, los seguros y otras industrias se está convirtiendo en la necesidad del momento.

Echemos un vistazo a algunos casos de uso del procesamiento inteligente de documentos en diferentes industrias.

Casos de uso de IDP

Facturación con IDP

Procesar facturas nunca ha sido tan fácil y, con el trabajo remoto, se ha vuelto más difícil para los equipos de recursos humanos y de cuentas por pagar. El uso de procesos en papel y correo electrónico para recopilar, enviar y registrar facturas genera altos costos, una visibilidad inadecuada y plantea riesgos de cumplimiento y fraude. Además, el equipo de recursos humanos y cuentas por pagar comparte la mayor parte de su día en tareas manuales repetitivas como la entrada de datos y la búsqueda de información que provoca retrasos y pagos incorrectos.

Sin embargo, el procesamiento inteligente de documentos garantiza que toda la información capturada esté en un formato estructurado y que la extracción de datos en el flujo de trabajo se centre únicamente en la información relevante. Desde el recibo hasta el pago, el procesamiento inteligente de documentos ayuda a automatizar la conciliación de errores, la entrada de datos y el proceso de toma de decisiones para el equipo de cuentas por pagar. IDP garantiza que las organizaciones puedan limitar los errores y reducir la intervención manual.

Registros médicos con IDP

En la industria de la salud, el acceso fluido e instantáneo a los registros médicos es primordial para brindar servicios. Procesar formularios de admisión de pacientes, documentos de inscripción y formularios de reclamos de seguros médicos es un proceso repetitivo y que requiere mucho tiempo para el equipo de cuentas. Además, los profesionales de la salud no pueden permitirse el lujo de perder registros médicos, ya que necesitan revisar el historial médico antes de atender a los pacientes.

Por tanto, es necesaria la automatización de los registros médicos. Las tecnologías inteligentes de procesamiento de documentos como OCR, ML y NLP pueden capturar y extraer los datos sin problemas. Luego, se puede aplicar RPA para mejorar la validación de datos y colocar datos médicos en aplicaciones existentes automáticamente. Al mantener todos los registros médicos en un solo lugar, el procesamiento inteligente de documentos garantiza un fácil acceso a la información sin dificultades y en el menor tiempo para los profesionales de la salud.

IDP para el procesamiento de reclamaciones

Las empresas de seguros dependen en gran medida de un sistema basado en papel y, a menudo, tienen dificultades con el procesamiento de datos no estructurados y formatos variables como pdf, correo electrónico, documentos escaneados y físicos. Además, la intervención manual genera flujos de trabajo complejos, retrasos en el tiempo de procesamiento, altos costos, aumento de errores y fraude. Todo este proceso manual es largo tanto para las aseguradoras como para los clientes.

Sin embargo, el procesamiento inteligente de documentos es una solución avanzada que permite a las aseguradoras analizar rápidamente el gran volumen de información en datos estructurados y no estructurados y detectar rápidamente actividades fraudulentas. Al utilizar tecnologías de inteligencia artificial como OCR y NLP, las aseguradoras pueden clasificar, validar e integrar fácilmente los datos de forma automática y proporcionar una liquidación de reclamaciones más rápida.

Documento hipotecario

Según el informe de Mckinsey, sólo entre el 42% y el 67% de los prestatarios dijeron que están satisfechos con el proceso hipotecario. El servicio de hipotecas implica varias tareas rutinarias y sigue un conjunto de reglas predeterminadas para la verificación y validación de las solicitudes. Además, el manejo de un gran volumen de documentos hipotecarios, tanto en formatos estructurados como no estructurados, hace que el proceso hipotecario esté más fragmentado.

Por lo tanto, el procesamiento inteligente de documentos con un algoritmo de aprendizaje automático puede automatizar la creación de documentos extrayendo datos de diversas fuentes y produciendo informes detallados y documentos legales complejos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin intervención manual.

Además, IDP garantiza riesgos operativos reducidos, datos validados y cada aplicación se audita exhaustivamente antes de procesarla.

Proceso KYC

La industria financiera y bancaria de todas las formas y tamaños debe realizar procesos KYC que ayuden a verificar e identificar nuevos clientes y los riesgos involucrados con ellos. Todo este proceso implica un largo y tedioso intercambio de documentos.

Según una encuesta, muchos grandes bancos gastan más de 500 millones de dólares en el proceso KYC. Pero la verdadera pregunta es ¿ómo hacer que este intercambio de información sea más breve y menos propenso a errores? El procesamiento inteligente de documentos captura datos de las tarjetas Aadhaar y las tarjetas PAN para categorizarlos y extraerlos para su posterior procesamiento con tecnologías de inteligencia artificial como OCR, ML y NLP. Además de reducir los esfuerzos manuales, aprovechar el procesamiento inteligente de documentos también garantiza controles sólidos de gobernanza y cumplimiento.

Transacciones de nómina

El procesamiento de nómina cada mes es una tarea recurrente y que requiere mucho tiempo para TI y otras organizaciones. Además, el equipo de recursos humanos debe gestionar la nómina con precisión y asegurarse de que todos los empleados reciban su pago a tiempo. Y todo este proceso requiere importantes esfuerzos de entrada de datos por parte del equipo de RR.HH.

Recopilar información de múltiples fuentes, extraer los detalles de los empleados y procesar transacciones manualmente puede provocar errores y retrasos en los pagos. Sin embargo, el procesamiento inteligente de documentos puede verificar fácilmente la coherencia de los datos de los empleados en todo el sistema, validar hojas de horas y deducciones.

Además, el procesamiento inteligente de documentos elimina los errores humanos, proporciona una forma más rápida de convertir datos no estructurados en estructurados y simplifica el trabajo de extracción de datos. IDP puede automatizar fácilmente las transacciones de nómina de un extremo a otro para evitar retrasos e imprecisiones.

Detección de fraude

El procesamiento de una gran cantidad de información provoca un aumento de los casos de fraude documental. Y el método tradicional de verificación manual de facturas y documentos fraudulentos requiere mucho esfuerzo. Cualquier transacción financiera ilegal que utilice registros de documentos puede terminar perdiendo la confianza del cliente y aumentando los costos operativos.

La implementación de flujos de trabajo automatizados para la validación y verificación de registros de documentos es fundamental para una detección eficaz del fraude. No solo esto, el procesamiento inteligente de documentos puede marcar y anotar automáticamente transacciones problemáticas, además, IDP no sólo reduce las pérdidas por fraude, también, libera al equipo operativo del trabajo manual.

Incorporación de empleados

La incorporación de empleados es un proceso crítico que requiere la extracción de datos para diversos documentos, como comprobantes de domicilio, documentos de identificación y estados financieros. Extraer documentos manualmente y luego verificarlos con el sistema es un proceso erróneo y que requiere mucho tiempo. Aquí, una solución inteligente de procesamiento de documentos puede extraer de forma autónoma la información relevante del sistema y verificar los detalles que comparte el empleado.

Además, con los datos extraídos, la solución inteligente de procesamiento de documentos permite a las organizaciones obtener información sobre el comportamiento de los empleados y sus preferencias para brindarles experiencias personalizadas. Las soluciones de procesamiento de documentos inteligentes posteriores a la incorporación permiten a las organizaciones crear documentación completa, guías de usuario y preguntas frecuentes para resolver las consultas de los empleados al instante.

Cumplimiento e informes regulatorios con IDP

Mantener el cumplimiento normativo y la presentación de informes es primordial y desafiante al mismo tiempo. Uno de los desafíos más importantes es navegar a través de la compleja red de regulaciones, el panorama tecnológico en evolución y la variada jurisdicción regional. Además, la extracción manual de cláusulas de contratos, políticas de privacidad y acuerdos de arrendamiento hace que sea más difícil mantener los estándares de cumplimiento normativo.

En este caso, las soluciones inteligentes de procesamiento pueden analizar y extraer información relevante de una gran cantidad de documentos no estructurados que permiten a las organizaciones mantenerse actualizadas con los últimos requisitos de cumplimiento y ajustar las políticas y procedimientos.

Servicio y soporte al cliente

Para responder instantáneamente a los clientes, la mesa de servicio debe tener información al alcance de su mano. Pero cuando hay un gran volumen de solicitudes de servicio al cliente, se necesita tiempo para responder rápidamente, ya que el equipo de la mesa de servicio tiene que recopilar la información de diversos sistemas y también en un formato no estructurado. En este caso, las soluciones inteligentes de procesamiento de documentos pueden dotar al servicio de atención al cliente de un flujo instantáneo de información extrayendo automáticamente datos de las fuentes y procesándolos en consecuencia.

Además, al obtener datos de los tickets de servicio, las organizaciones pueden crear artículos de conocimiento basados ​​en la información solicitada principalmente por los clientes. Esto facilita la comunicación y garantiza que las solicitudes de servicio al cliente se atiendan con prontitud, lo que conduce a una mejor experiencia.

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Conclusión

La cantidad de documentos se va a acumular con la transformación digital. Y será un desafío para el equipo de cuentas y de recursos humanos procesarlos con precisión. Por lo tanto, la adopción de soluciones inteligentes de procesamiento de documentos ayuda a las empresas a optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la productividad de los empleados. Y combinarlos con RPA permite a las organizaciones ampliar su programa de automatización. Siguiendo el camino IDP, los datos se vuelven más poderosos incluso en distintos formatos y aceleran los procesos comerciales de un extremo a otro.

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Consulta la información original en inglés.

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