¿Cuándo es momento de cambiar tu sistema de gestión de documentos? Revisamos el siguiente caso de éxito donde la solución de M-Files ayudó a actualizar el sistema de gestión de documentos con nuevo en foque en metadatos en una firma de participación de accionistas en Nueva York cuando su anterior sistema estaba a punto de desaparecer.
Cuando Innisfree M&A descubrió que su anterior plataforma de gestión de documentos se discontinuaría gracias a una fusión corporativa, la firma de participación de accionistas con sede en Nueva York supo que debía actuar rápida y deliberadamente para garantizar una migración fluida de sus valiosos datos. ¿La lección que Innisfree aprendió en el proceso? Aprovechar el poder de los metadatos, combinado con un proceso de incorporación fluido y una interfaz fácil de usar, es una experiencia “imprescindible” para cualquier empresa que busque impulsar un sistema de gestión de documentos más potente y mantener una ventaja competitiva.
La historia de Innisfree
Fundada en 1997, Innisfree M&A Incorporated, junto con su filial de propiedad total con sede en Londres, Lake Isle M&A Incorporated, es una firma de participación de accionistas de alto riesgo que ofrece inteligencia para accionistas, asesoramiento estratégico y servicios de solicitud de representación a las principales corporaciones e inversores del mundo. Innisfree brinda asesoramiento experto sobre activismo de los accionistas, propuestas de remuneración de ejecutivos, cuestiones de gobierno corporativo, relaciones con inversionistas y más.
El año pasado, NetDocuments adquirió el proveedor de sistemas de gestión de documentos de Innisfree, Worldox. Después de haber utilizado el sistema de gestión de documentos durante cinco años, el estratega senior de datos de Innisfree, Cody Pannella, dijo que la empresa ya había considerado migrar a un nuevo sistema. Ese plan se catapultó a la lista de prioridades de Cody el año pasado cuando NetDocuments anunció que cerrarían Worldox.
“Así que ahora eso pasó de ser una posibilidad a un requisito que en cierto modo puso las cosas en marcha para que realmente comenzáramos a buscar un nuevo sistema de gestión de documentos”,
dijo Cody Pannella, estratega senior de datos.
Gestión de la información con un enfoque de metadatos
Con personal en Nueva York, Londres, Pittsburgh y Richmond, VA, Innisfree representa a cientos de clientes en más de 20 países. Entonces, Cody y su equipo sabían que necesitaban garantizar una migración perfecta y continuar utilizando un sistema de gestión de documentos basado en metadatos.
“Queríamos asegurarnos de que el nuevo producto estuviera muy centrado en los metadatos y aprovechara la forma en que guardábamos archivos”,
Comenzando con 10 empresas, Innisfree finalmente eligió M-Files como su nueva plataforma de gestión de documentos basada en metadatos. Habiendo considerado los desafíos que enfrentará un equipo de TI al adoptar un nuevo sistema, Cody dice que el enfoque de M-Files abordó cada uno de ellos, desde el momento oportuno hasta la facilidad de uso y la adopción perfecta.
Sistema de gestión de documentos fácil de usar
Con M-Files, Cody y el equipo pudieron incorporar un sistema que se parecía a la interfaz anterior pero con mayor funcionalidad. “[M-Files me ofreció] más funcionalidad, más opciones en los metadatos que estoy usando, de modo que no solo puedo replicar el antiguo sistema que tengo, sino que puedo ir un paso más allá para modificar los problemas que he tenido. con la estructura antigua y reemplazarla con la nueva funcionalidad de metadatos que ofrece M-Files”, dijo Cody.
Todo es cuestión de tiempo
Si bien Cody lidera un equipo de cinco profesionales, cada miembro tuvo que tomarse el tiempo no solo para continuar con sus tareas de tiempo completo, sino también para realizar pruebas y pruebas de concepto para el nuevo sistema de gestión de documentos. El tiempo lo era todo.
“Queríamos asegurarnos de priorizar las piezas principales: poder priorizar y probar (cuáles son nuestras mayores preocupaciones, cuáles son nuestros mayores problemas, cuáles son nuestras características más importantes que nos gustaría mantener) y pasar por y encontrar exactamente lo que mejor se adapta”, dijo Cody.
¿Cómo la gestión de documentos de M-Files ayudo a superar los desafíos?
“M-Files se propuso ayudar con ese desafío”, añadió. “Realmente no hubo mucha pérdida de tiempo; fue más fácil para M-Files mostrar realmente lo que tenía sentido para nosotros. Y luego ni siquiera necesitábamos cubrir algunas de las cosas más pequeñas porque las cosas más grandes ya estaban a cargo. desde el principio.”
De cara al futuro, Innisfree espera llevar su juego de gestión de la información al siguiente nivel. Cody agrega: ” La automatización del flujo de trabajo es una parte importante que estamos analizando ahora para poder automatizar y, en ocasiones, optimizar algunas de las actividades y algunos de los procesos que tenemos internamente”.
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M-Files para gestión de documentos
Administrar manualmente los procesos diarios no es un buen uso del tiempo. M-Files automatiza los flujos de trabajo logísticos relacionados con la planificación de la producción, el procesamiento de pedidos y la gestión de proveedores. Eso significa que puede garantizar la coherencia mientras M-Files verifica que se sigan todos los pasos del proceso comercial.
A veces, encontrar el documento correcto cuando lo necesitas parece imposible ¿Dónde se guardó ese archivo? ¿Quién lo editó por última vez? ¿Y si no importara? Agenda una llamada y conoce cómo M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales al organizar el contenido en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde está guardado o qué versión es la correcta.
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