¿Con qué frecuencia se te pide que edites, apruebes o comentes un documento enviado como un archivo adjunto de correo electrónico? Para muchos de nosotros, es algo cotidiano.
Los archivos adjuntos alguna vez fueron una adición novedosa a los correos electrónicos, una característica aparentemente ventajosa que permitió compartir e intercambiar información rápidamente. Sin embargo, también se volvieron rápidamente difíciles de manejar. Si tu organización gestiona el trabajo a través de archivos adjuntos de correo electrónico, comprende los dolores de cabeza. En este blog te proponemos cómo colaborar, coordinar y gestionar proyectos de trabajo de manera mucho más eficiente con Enterprise Content Management.
El desorden de los archivos adjuntos de correo electrónico
Un escenario típico: un compañero de trabajo bien intencionado envía un correo electrónico a varias personas con un documento de Word en busca de comentarios. Un colega hace algunas ediciones, guarda un nuevo archivo y lo adjunta y envía al correo electrónico grupal. Otro compañero de trabajo hace lo mismo. Y otro. De repente, la bandeja de entrada se desborda con archivos adjuntos, todos con nombres de archivo ligeramente diferentes (muchos usuarios agregan sus iniciales al nombre). Horas después, finalmente tiene tiempo para abordar el documento. ¿Cuál de las docenas de archivos adjuntos enviados por correo electrónico utilizar? En este blog te proponemos cómo colaborar, coordinar y gestionar proyectos de trabajo de manera mucho más eficiente con Enterprise Content Management.
Tiene que haber una mejor manera. Una solución de gestión de contenido empresarial como M-Files permite a los usuarios colaborar, coordinar y gestionar proyectos de trabajo de manera mucho más eficiente. Echemos un vistazo más de cerca a los desafíos que plantean los archivos adjuntos de correo electrónico y por qué.
Control de versiones
Una cadena de correos electrónicos con archivos adjuntos, como en el ejemplo anterior, crea problemas importantes de calidad. Existe la frustración natural que enfrentan muchos usuarios cuando intentan averiguar qué versión usar. Usar la versión incorrecta o no incluir la lista completa de revisores agrava el problema para todos.
Para el trabajador responsable del documento final, es muy fácil perderse una edición o sugerencia debido a la letanía de diferentes versiones de documentos en juego. Lo que es peor, el proceso puede disuadir a algunas personas de participar en la revisión de documentos, cuando se hartan de la manía del correo electrónico que ha llegado a sus bandejas de entrada.
Un sistema de control de versiones ofrecido por ECM permite el seguimiento de versiones, cambios y quién realizó esos cambios y sigue siendo un enfoque mucho más sensato para la revisión de documentos compartidos.
Problemas de almacenamiento
Considera todas esas versiones del mismo documento. Imagina que es una presentación de diapositivas con muchas fotos de alta resolución. Dichos archivos ocupan grandes cantidades de espacio de almacenamiento. Si los usuarios descargan y guardan esas innumerables versiones en su escritorio o en sus propios archivos de red, el sistema puede atascarse rápidamente con gigabytes de archivos duplicados.
La congestión del sistema puede ralentizar la operatividad de cualquier otra persona que necesite usar servidores de archivos para acceder o guardar sus propios archivos de trabajo. Si un servidor de archivos se llena, tendrá un efecto dominó en toda la organización.
La resolución de un problema de almacenamiento a menudo implica que un empleado de TI central aumente el tamaño de almacenamiento para un servidor obstruido; sin embargo, muchas organizaciones imponen límites estrictos al tamaño de los servidores y pueden cobrar a las unidades de negocios por capacidad adicional.
Mala colaboración
La realidad es que los archivos adjuntos de correo electrónico disuaden la intención original de los archivos adjuntos de correo electrónico: colaboración. Con la confusión, la frustración, la ineficiencia y la inexactitud que pueden desarrollarse, las oportunidades perdidas son innumerables.
La colaboración es un factor necesario e importante de cualquier lugar de trabajo efectivo. Hay una razón por la que los compañeros de trabajo quieren información sobre los documentos. Los archivos adjuntos de correo electrónico no son el camino a seguir para obtener comentarios valiosos de manera eficiente..
Por qué tiene sentido una solución de gestión de contenido empresarial
Los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) alivian los problemas de confiar en archivos adjuntos de correo electrónico. Las herramientas de ECM capturan, entregan, administran, conservan y almacenan documentos de todo tipo. Además, permiten una mejor colaboración, utilizando procesos predefinidos que aseguran que todos sepan dónde encontrar y usar documentos.
Hay dos funciones principales de los ECM cuando se trata de colaboración. Una es tener una sola fuente para la ubicación de un documento. El segundo es la funcionalidad que permite a múltiples usuarios acceder, usar y editar un documento, a menudo en tiempo real.
Estas soluciones pueden permitir a los usuarios “retirar” documentos para editarlos individualmente, pero los cambios se realizan y rastrean dentro de la ubicación del archivo compartido. Otras características clave del flujo de trabajo que proporcionan las principales soluciones de ECM incluyen:
- Gestión de acceso, incluida la capacidad de compartir solo lectura
- Funcionalidad de auditoría
- Cumplimiento de mandatos regulatorios
- Historia del documento
- Soporte de tipo de archivo múltiple
- Acceso público a través de un hipervínculo
M-Files proporciona una solución elocuente que elimina la necesidad de archivos adjuntos de correo electrónico. No esperes más! Solicita una demostración sin costo y sin compromiso de M-Files y toma el control de tu información al instante.
Por Garrett Hollander, Staff de M-Files. Consulta el texto original en inglés.
