Si bien es cierto que muchos de tus procesos comerciales son importantes, también exponen a tu organización a una amplia gama de problemas potenciales que tal vez ni siquiera te des cuenta. Cada proceso manual realizado por uno de tus empleados humanos reales deja abierta la posibilidad de cuellos de botella de productividad. Se están haciendo las cosas, pero simplemente no se están haciendo tan rápido como deberían. También crea la posibilidad de errores de comunicación: dos personas involucradas en el mismo proceso simplemente no estaban en la misma página y ahora han sufrido un gran revés a causa de ello. El mal manejo de la información o la baja moral de los empleados son los costos ocultos de esos tediosos procesos manuales.
Pero la buena noticia es que es posible asegurarse de que todo este trabajo se realice de una manera que le permita evitar cada uno de los problemas descritos anteriormente. Se llama automatización del flujo de trabajo y si su organización aún no ha comenzado a explorar su amplia gama de beneficios, ahora sería un excelente momento para comenzar.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo? Una descripción general
En esencia, la automatización del flujo de trabajo implica tanto la digitalización como la automatización de los procesos comerciales, todo en un esfuerzo por reducir la cantidad de trabajo manual requerida por sus empleados tanto como sea posible.
En total, existe una amplia gama de diferentes tipos de flujos de trabajo que son los principales candidatos para la automatización. Estos incluyen, entre otros, los siguientes:
- Archivar o realizar cambios en documentos con una estructura coherente.
- Revisar y aprobar los cambios que se han realizado en los documentos.
- Notificar a las personas (como los líderes de equipo) cuando un empleado ha realizado un cambio en un documento.
- Procesamiento de cuentas por pagar o funciones administrativas similares.
- La gestión de la retención de registros y el almacenamiento de documentos.
- Ejecución de informes de gestión de procesos.
- Y mucho, mucho más.
Con una solución de gestión de documentos inteligente como M-Files, por ejemplo, puedes asegurarte de que los documentos siempre se envíen a la persona correcta cuando se crean o cuando se realizan ciertos cambios de estado. Si tienes un solo documento que debe ser aprobado por 10 líderes de equipo antes de que pueda llegar a un cliente, por ejemplo, el empleado que creó ese documento no debería tener que perder tiempo persiguiendo a cada uno de ellos para mantener cosas en movimiento. Con la automatización del flujo de trabajo, se puede notificar instantáneamente a cada uno de esos líderes de equipo que hay un documento que debe firmarse y, una vez que lo hacen, continúa avanzando cada vez más.
Del mismo modo, muchas soluciones de automatización del flujo de trabajo le permiten monitorear, informar e incluso analizar sus procesos comerciales actuales, todo para ayudarlo a capitalizar las oportunidades de mejora de manera continua. Muchos proporcionan paneles de informes, por ejemplo, que permiten a los administradores de procesos ver cada paso de un flujo de trabajo empresarial en particular con gran detalle. Esto los coloca en una mejor posición para eliminar los tipos de cuellos de botella de desempeño que cuestan tiempo y dinero, mejorando así esos procesos de manera significativa.
Incluso ofrecen la capacidad de mostrar a los usuarios un historial completo de todos los pasos del proceso empresarial, lo que confirma sin lugar a dudas que el software de automatización está haciendo el trabajo de una manera mucho más eficiente de lo que los humanos podrían hacerlo por sí mismos.
En un sentido más amplio, la automatización del flujo de trabajo también facilita que los empleados se comuniquen entre sí, lo que en sí mismo es una excelente manera de potenciar su capacidad para colaborar. Muchas de las soluciones de automatización del flujo de trabajo que utilizaría incluyen herramientas de comunicación integradas que hacen que compartir documentos y otros datos importantes relacionados con el proyecto sea más fácil que nunca. Cuando facilita que sus empleados trabajen juntos, aumenta las posibilidades de que lo hagan, mejorando así la moral de los empleados y mejorando la calidad del trabajo que pueden hacer en primer lugar.
Al final, la automatización del flujo de trabajo es más que una simple tendencia de TI o una moda pasajera. Es una oportunidad para optimizar los procesos en todos los departamentos de manera que se eliminen los errores humanos, se eliminen los cuellos de botella en el rendimiento y se mejore la calidad del trabajo que puede realizar con sus clientes. Mejora la velocidad a la que su organización puede moverse porque libera el valioso tiempo de sus empleados humanos para que puedan concentrarse en aquellos asuntos que realmente los necesitan.
También es una forma de ahorrar recursos valiosos al tiempo que se mejora la transparencia tanto interna como externa, que para muchas empresas puede ser el beneficio más importante de todos.
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Consulta a nuestro equipo de expertos para encontrar la solución de gestión documental que mejor se adecue a las necesidades de tu negocio.
Consulta la información original en inglés.
