Qué es la Democratización de la Información y su importancia en la toma de decisiones

El concepto de democracia es un término sagrado siempre una inspiración para los ciudadanos del mundo libre. Una palabra que nos remite a la famosa descripción de Abraham Lincoln : “Del pueblo, por el pueblo, para el pueblo”. Y es con un guiño a la frase de Lincoln que describimos la democratización de la información en la empresa de la misma manera. La democratización de la información significa que extendemos el poder de la información comercial creada por la gente, para la gente. Dicho de otra manera, significa que la información creada por los empleados está disponible para todos los demás empleados. ¿Y no es mejor así? Cuando los empleados tienen acceso a la información, les permite tomar mejores decisiones; les da visibilidad, perspectiva y puntos de vista clave; es lo último en transparencia. La democratización de la información es el gran ecualizador.

Silos de información versus democratización de la información

Pongamos un ejemplo: Es 2005, la información empresarial está dispersa por toda la organización como un páramo desolado, con archivos PDF y hojas de cálculo flotando como plantas rodadoras. Algunos están en una unidad de red maestra. Algunos están en la solución ERP. Pero la mayoría de los documentos viven en silos en las computadoras de las personas, lejos de los ojos de los demás. El vendedor John tiene una epifanía y cambia algunas diapositivas de la presentación de ventas. Estos cambios han marcado una gran diferencia y sus ventas han aumentado. Tiene la intención de informar a su equipo sobre estos cambios, pero el correo electrónico se encuentra en borrador mientras pasa a otras cosas. Nadie se topará con los ajustes hasta que John empiece a explicarlos. Elaine, miembro del personal de finanzas, guarda las facturas en su escritorio en una carpeta y las carga en el software financiero al momento del pago, cuando tiene tiempo. Otros departamentos se preguntan dónde está esta factura o si se ha pagado. Nadie sabe realmente acerca de las facturas hasta que Elaine les dice lo que sucedió o aparecen en el software financiero. Esa es una versión simplificada de información aislada. Ahora, veamos la democratización de la información en acción.

La democratización de la información en acción

Es 2020. La organización tiene M-Files, que sirve como un centro de información centralizado, conectando información contenida en carpetas de red, ERP, el software financiero, SharePoint y otras aplicaciones de línea de negocios. El vendedor Sam está investigando a un cliente actual, buscando formas de expandir la cuenta. Busca información relevante en M-Files y encuentra:

• Las notas de un vendedor anterior sobre otra oportunidad dentro de la organización del cliente
• Audio de una llamada telefónica entre el cliente y su equipo de éxito del cliente, donde el cliente explica por qué está tan satisfecho con los productos de la empresa.
• Facturas anteriores que reflejen descuentos de precios y promociones que el cliente haya aprovechado
• Un comunicado de prensa emitido por el cliente hace un año.
• Un borrador de estudio de caso incompleto en el que el equipo de marketing está trabajando con este cliente

Y Sam obtiene todo esto en una bonita vista ordenada. No tuvo que preguntar a todos sus 264 colegas si alguna vez habían tenido algún trato con este cliente. Buscó y encontró información de otras personas, información que lo ayudó a tomar mejores decisiones, lo ayudó a elaborar una propuesta de valor para expandir la cuenta. ¿Esa es la democratización de la información en la empresa!

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Conclusión

La única consideración para la democratización total de la información es la seguridad y los permisos de usuario. Obviamente, la información confidencial debe estar protegida y ser accesible solo para aquellos que deberían acceder a ella. Con los permisos de usuario dinámicos que ofrecen las plataformas de administración de información como M-Files, cosas como la información sobre el salario de los empleados, pagos del cliente y otros datos confidenciales permanecen visibles para quienes tienen el permiso correcto. Mires donde mires, la democratización está ocurriendo en los negocios:

• Uber les dio a todos la oportunidad de ser conductores y pasajeros, sin tener un solo taxi.
• AirBnB les dio a todos la oportunidad de ser dueños de una propiedad de alquiler y ser inquilinos, sin ser dueños de la propiedad inmobiliaria.
• Amazon les dio a todos la oportunidad de ser minoristas y consumidores, sin poseer los productos (en la mayoría de los casos, de todos modos).

De la misma manera, las empresas necesitan democratizar la información empresarial. Necesitan dar a sus empleados el poder de ser creadores de información y buscadores de información, todo en el mismo movimiento. El camino hacia este pilar de la transformación digital puede ser serpenteante, pero vale la pena. Como dijo el expresidente taiwanés Chen Shui-Bian: “El camino hacia la democracia puede ser tortuoso y es como un río que toma muchas curvas, pero eventualmente el río llegará al océano”. M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Contacta a nuestro equipo de especialistas y solicita una demostración personalizada. Comienza tu transformación digital y cambia tu forma de hacer negocios.