Qué es la gestión del ciclo de vida de un contrato (CLM)

¿Qué es la gestión del ciclo de vida de un contrato (CLM)?

HIXSA

16 abril, 2024

En el complejo ámbito de los contratos empresariales la gestión del ciclo de vida de un contrato es esencial para cumplir con las normativas, mitigar riesgos legales y optimizar los procesos internos. Para este fin, ha surgido una metodología llamada Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM por sus siglas en inglés), que se ha convertido en una herramienta fundamental en la gestión contractual.

El CLM se centra en la centralización de la gestión, almacenamiento y control de los contratos en una organización, con el propósito de fortalecer, automatizar y gestionar eficientemente el cumplimiento corporativo en relación con las actividades contractuales, permitiendo la creación, ejecución y administración de cualquier tipo de acuerdo empresarial.

El ciclo de vida de un contrato, también conocido como CLM, es un proceso que facilita la creación, firma y ejecución de contratos en diversos ámbitos dentro de una organización, representando el recorrido que sigue un acuerdo desde su vigencia y aplicabilidad hasta su eventual término o cancelación.

Etapas de la gestión del ciclo de vida del contrato

Este ciclo se compone de varias etapas:

  1. Preparación: en esta fase se redacta el contrato y se negocian sus términos y condiciones, incluyendo cláusulas como confidencialidad o no competencia.
  2. Aprobación: el contrato es revisado y aprobado, permitiendo ajustes antes de su aprobación final.
  3. Firma: todas las partes involucradas firman el contrato, pudiendo ser de manera electrónica o manual.
  4. Ejecución: se lleva a cabo el contrato cumpliendo sus términos y condiciones.
  5. Administración: se gestionan los contratos realizando acciones como renovaciones, terminaciones o modificaciones.

Software para la gestión del ciclo de vida del contrato

El procesos de gestión del ciclo vida esta propenso a errores manuales y retrasos, este contexto, un software de gestión de la información, como M-Files, puede ser de mucha utilidad- M-Files proporciona una solución integral para la gestión de contratos, permitiendo la centralización, almacenamiento y control de los contratos en una plataforma única y segura. Esto se traduce en una mayor visibilidad y control sobre los contratos, lo que ayuda a minimizar riesgos legales y asegurar el cumplimiento normativo.

Además, M-Files agiliza significativamente los procesos contractuales al automatizar tareas repetitivas y proporcionar flujos de trabajo integrados. Esto no solo reduce los tiempos de creación, aprobación y negociación de contratos, sino que también mejora la eficiencia general de la gestión contractual. Con M-Files, las empresas pueden gestionar sus contratos de manera más eficiente, reduciendo errores humanos, cumpliendo con políticas internas y regulaciones externas, y garantizando la seguridad y confidencialidad de la información contractual.

Usar un software CLM conlleva múltiples beneficios:

  • Centralización y ahorro de tiempo en solicitudes contractuales
  • Reducción de tiempos en la creación, aprobación y negociaciones de contratos
  • Mayor visibilidad y control sobre los contratos
  • Reducción de errores humanos en la gestión contractual
  • Cumplimiento corporativo respecto a las actividades contractuales
  • Mayor seguridad en la gestión de contratos
  • Mejora de la eficiencia en la gestión contractual

Para el cierre

En conclusión, la gestión eficiente del ciclo de vida del contrato es fundamental para el éxito y la integridad de cualquier organización en el complejo mundo empresarial. El uso de metodologías como la Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM) y herramientas especializadas como M-Files proporciona una plataforma sólida para centralizar, automatizar y controlar todos los aspectos de los contratos empresariales. Esto no solo optimiza los procesos internos y minimiza los riesgos legales, sino que también brinda una mayor transparencia, seguridad y cumplimiento normativo en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. Con estas herramientas a su disposición, las empresas pueden operar con mayor eficiencia, reduciendo costos y maximizando el valor de sus acuerdos comerciales.

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