De una forma u otra, después del entusiasmo inicial de encontrar una herramienta que puede hacer todo lo posible para ayudar con la comunicación y la colaboración, probablemente te estes comenzado a hacer preguntas sobre cómo se administran los documentos en Microsoft Teams y cómo mejorar la creación, la clasificación y el archivo de esos documentos y que estén en línea con las mejores prácticas y regulaciones.
Entrevistamos a cinco profesionales de Microsoft para analizar los desafíos comunes que enfrentan sus clientes cuando se trata de usar Microsoft Teams para administrar documentos y sus recomendaciones para garantizar que la implementación de Teams sea exitosa.
Qué necesitan los empleados de Microsoft Teams
Al utilizar Microsoft Teams para la gestión de documentos en tu organización, un buen punto de partida es asegurar de que se comprenden y reconozcan las necesidades de los empleados. De acuerdo con los profesionales de Microsoft que entrevistamos, uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la facilidad de acceso a una variedad de información.
“En mi experiencia, los usuarios no quieren ir a varios lugares para buscar cosas. Es fundamental que Teams les permita a los usuarios acceder fácilmente a la información desde muchos sistemas diferentes,”
afirmó Sharon Weaver, directora ejecutiva de Smarter Consulting.
Un punto que también surgió durante nuestra charla con Karoliina Kettukari:
“Teams es el escritorio virtual para todas las aplicaciones de Office 365, pero los trabajadores de la información tienen muchas otras aplicaciones que utilizan. Hoy en día, ya podemos integrar muchas otras aplicaciones en Teams, y creo que ese es el paso correcto hacia adelante”.
Acceso a datos oportunos
No se trata solo de acceder a la información almacenada en diferentes sistemas, sino de hacerlo de manera oportuna y sin esfuerzo, como destacó Alan Debijadi de Unitfly:
“Tener acceso rápido a la información importante y cotidiana siempre es útil, y el punto clave es la velocidad y la precisión de la información. La pregunta en este sentido es: ¿puede Teams cumplir con eso ahora mismo? Los empleados siempre optarán por soluciones más rápidas y sencillas y, si no pueden, optarán por lo que les resulte más familiar”.
Por supuesto, las necesidades difieren de una organización a otra. No todas las empresas necesitan reunir información de carpetas de red, CRM, ERP, sistemas ECM heredados y otras herramientas utilizadas en varios departamentos. Basándose en su experiencia trabajando con clientes en Europa, Jasper Oosterveld expresó la necesidad de mirar cada situación específica con una visión de 360 grados, al mismo tiempo que destacó los riesgos que presenta abordar la gestión de documentos en Microsoft Teams desde una perspectiva estrecha.
“Solo hemos visto a unos pocos clientes que utilizan la capacidad de intercambiar documentos entre Teams y, por ejemplo, un sistema CRM. La importancia depende de los requisitos de la organización y del proceso empresarial. El principal riesgo, en mi opinión, es la falta de una experiencia de búsqueda integrada dentro de Microsoft en combinación con sistemas de información externos”.
Gestión de documentos en Microsoft Teams
No cabe duda de que Microsoft Teams plantea algunos desafíos tanto a los administradores como a los usuarios en lo que respecta a la gestión de documentos. Desafíos que, según Weaver, se deben principalmente a una ruptura positiva con el pasado.
“El mayor desafío es que es necesario diseñar la arquitectura en términos de relevancia grupal, en lugar la por la información. Teams organiza el contenido con permisos por equipo, por lo que la arquitectura debe permitir que todos los miembros tengan acceso a ese contenido. A diferencia del enfoque tradicional, según el cual los permisos se asignan a elementos (o grupos de elementos), con Microsoft Teams, la planificación debería realizarse en torno a un conjunto (o subconjunto) de miembros que necesitarán acceder a la misma información, y luego agruparla por tema”.
Arquitectura de Microsoft Teams
La forma en que se organiza la información dentro de cada equipo es un desafío para los administradores que están desarrollando la arquitectura de información adecuada para la implementación de Microsoft Teams. Pero también es un reto para los usuarios que tienen dificultades para comprender dónde están los documentos o cómo acceder a conversaciones pasadas con sus compañeros.
“Toda la información escrita es visible, pero es fácil pasarla por alto”, afirmó Alan Debijadi. “El mayor desafío para Microsoft Teams es la capacidad de búsqueda, es decir, cómo encontrar la información correcta y cómo hacerlo rápidamente”.
Jasper Oosterveld explicó por qué ocurre esto y cuáles son las consecuencias: “La información más importante, compartida y almacenada en Teams, son los documentos. Teams se divide en muchos canales. Un canal crea automáticamente una carpeta en la biblioteca de documentos de SharePoint conectada”. Esto es lo que ocurre cuando se hace clic en la pestaña Archivos en un espacio de trabajo de Teams.
“La ausencia de una experiencia de navegación de archivos integrada impide una visión general clara de todo el contenido almacenado en un equipo, lo que da como resultado la duplicación de documentos y la pérdida de información valiosa por parte de los miembros”.
Almacenamiento disperso
Los documentos, las imágenes, las grabaciones de reuniones, las conversaciones privadas y los documentos compartidos en ellas se almacenan en diferentes lugares. La falta de un archivo central donde se guarde todo y en el que se pueda realizar búsquedas también es un problema en lo que respecta a temas de gobernanza de la información, como la retención de datos y el descubrimiento electrónico.
Bill Tolson, uno de los principales expertos en Microsoft y cumplimiento normativo, dijo lo siguiente durante nuestra entrevista:
“Teams no tiene un repositorio central donde se puedan almacenar todos los objetos de datos. En cambio, se almacenan en OneDrive, SharePoint, buzones ocultos privados y buzones ocultos de grupo. Debido a esto, establecer políticas de retención en el contenido en la plataforma puede ser complejo, ya que cada repositorio debe tener una política de retención de la solución”.
Tolson también tenía algunos consejos para compartir con aquellos que están a punto de comenzar a usar Teams (o ya comenzaron y aún no prestaron atención a estos temas).
“En primer lugar, toma en cuenta lo que puede y no hacer el archivo integrado de Teams . Luego, considera la retención de datos en la solución, que se distribuye entre varias aplicaciones de Office 365. Y, por último, para garantizar que los datos en la misma plataforma se archiven de una manera que cumpla con las normas y sea legalmente defendible, puede ser adecuado utilizar una herramienta de terceros diseñada específicamente para esta necesidad”.
Microsoft Teams y la seguridad de la información
Un último tema que suele surgir cuando se habla de la gestión de documentos en Microsoft Teams es la seguridad de la información. Como dice Karoliina Kettukari:
“Todo lo que hay en Teams es visible y editable para todos los miembros del equipo y los invitados, y ese es el requisito básico para el trabajo del conocimiento moderno”.
En este escenario, para contrarrestar el riesgo de que se exponga información sensible accidentalmente, al menos a nivel de canal, Microsoft ha lanzado recientemente los canales privados. Entre los expertos que hemos entrevistado, hubo un fuerte acuerdo en que esta iniciativa pueden ser una buena manera de garantizar que ciertos documentos se mantengan seguros.
“Existen varias formas de administrar permisos únicos, pero la más sencilla para los administradores es simplemente crear un canal privado”, dijo Weaver. “Esto creará un sitio de SharePoint independiente para admitir archivos a los que solo una parte del equipo necesita acceder. El canal solo será visible para los miembros del canal privado y no aparecerá para aquellos que no tengan acceso”.
Planificar el futuro con Microsoft Teams
La importancia de implementar Teams en la fuerza laboral radica en la intención y planificación, además de las pautas de tiempo y recursos en capacitación. Esto es particularmente cierto cuando se trata de la gestión de documentos en Microsoft Teams, y todos los profesionales que entrevistamos también han enfatizado la necesidad de apoyar la adopción por parte de los usuarios con una estrategia adecuada.
Capacitación constante
“El mayor desafío para un usuario final es cuando no existen pautas claras para la gestión básica de la información”, dijo Karoliina Kettukari. “¿Cuándo creo un nuevo equipo? ¿Cuándo es suficiente un canal? ¿Debe ser público o privado? ¿Qué tipo de documentos puedo almacenar en Teams? ¿Qué sucede con el archivo y la información confidencial?”
Estas y otras son preguntas que deben responderse mucho antes de la implementación:
“Piensa en la gobernanza, el aprovisionamiento de equipos y el modelo de ciclo de vida, incluidas las pautas de gestión de documentos, y considera esto incluso antes de asignar licencias a los usuarios finales. Hazlo simple, crea pautas visuales y dedica un poco de esfuerzo a comunicarlas”.
Jasper Oosterveld recomienda un taller preliminar en el que participen las distintas partes interesadas.
“Recomiendo encarecidamente comenzar con un taller de gobernanza. El taller da como resultado una estrategia para la implementación de Microsoft Teams dentro de la organización con el fin de salvaguardar la calidad de la solución dentro de la organización”.
Una vez que el plan de gobernanza esté en marcha, Sharon Weaver tiene algunos consejos muy interesantes y bien pensados sobre cómo comunicarlo.
“Implementa una combinación de capacitación grabada y en vivo junto con un seguimiento y horas de oficina dedicadas a preguntas y respuestas para asegura que los usuarios comprendan cómo tu empresa usará Teams.
Además, comienza con algunos equipos piloto que tengan una gran actitud y que cuenten a todos sobre su éxito. Al mostrarles a los usuarios ejemplos de formas en que otros están usando Teams con éxito dentro del marco de los planes de gobernanza implementados, les permite ver que pueden tener acceso rápido a la información que necesitan y limitar el acceso a la información que no usan.
Conclusiones
A la hora de mantener a los compañeros informados, participar en una videollamada o acordar los próximos pasos a seguir en un proyecto de un cliente, Microsoft Teams es bastante intuitivo y, probablemente, no requiera una planificación o una formación intensivas. Después de todo, encaja perfectamente en una tradición reciente de herramientas de comunicación a la que nos hemos acostumbrado cada vez más y cuyo objetivo principal es facilitar a los trabajadores la colaboración y el intercambio de información, sin los obstáculos de los sistemas más tradicionales.
Sin embargo, es probablemente esta misma familiaridad e intuición es la que hace que Teams sea un desafío tanto para los administradores como para los usuarios finales a la hora de garantizar que los documentos y la información se gestionen de acuerdo con reglas internas y externas.
Planea la implementación de Microsoft Teams
Los empleados no siempre comprenden que lo que dicen o comparten en un chat privado con un colega puede exponer a su organización a distintos tipos de riesgos. Al mismo tiempo, como dice Bill Tolson, siguen operando principalmente bajo el supuesto de que sus datos laborales son suyos, “y los controlan localmente, haciéndolos casi invisibles para los abogados y aumentando drásticamente los costos de cobro”.
Por eso es importante que los ejecutivos y gerentes de TI planeen cuidadosamente la implementación de Teams (y otras herramientas, en realidad),e involucren a las partes interesadas desde el principio en una conversación sobre las necesidades y los elementos imprescindibles, e inviertan en capacitación inicial y continua.
Los cinco profesionales de Microsoft que entrevistamos no perdieron la oportunidad de compartir su perspectiva sobre este tema con nuestra audiencia, y les estamos profundamente agradecidos por su tiempo y sus conocimientos. Para cerrar con un brillante recordatorio compartido por Karoliina Kettukari, es importante ser conscientes de que, en ausencia de una mejor comprensión y de directrices claras:
“Los empleados terminarán trabajando con métodos y herramientas antiguos, porque eso es lo que conocen. Lo desconocido y lo poco claro siempre es más aterrador”.
M-Files y su integración con Microsoft Teams
Con su integración con los productos de Microsoft, M-Files, la plataforma de automatización del trabajo del conocimiento, ayuda a las organizaciones a optimizar las inversiones en Microsoft 365 al proporcionar capacidades complementarias para los procesos comerciales y el gobierno de la información.
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Acerca de los expertos de Microsoft
Alan Debijadi
Cofundador y director de operaciones de Unitfly, una empresa que conecta la tecnología adecuada con el negocio. Ha sido arquitecto de software sénior en una de las principales empresas de TI de Croacia y ha trabajado en la integración y automatización de diferentes sistemas empresariales, soluciones locales y en la nube.
Karoliina Kettukari
Consultora de adopción de usuarios de Teams y MVP de Microsoft. Guía a las empresas en su proceso de transformación digital y ayuda a las organizaciones a desarrollar un trabajo en equipo moderno y mejorar las comunicaciones internas con la ayuda de Teams y otras herramientas de Office 365.
Jaspe Oosterveld
Trabaja como consultor para una empresa holandesa llamada InSpark . En su función, guía a los clientes en la implementación, gestión y adopción de Microsoft Teams. Además, también ha sido nombrado MVP de Microsoft en seis ocasiones para aplicaciones y servicios de Office.
Bill Tolson
Vicepresidente de cumplimiento global y eDiscovery en Archive360. Cuenta con más de 20 años de experiencia en las industrias de archivado, gobernanza de la información y eDiscovery. Es un orador frecuente en eventos de la industria legal y de gobernanza de la información y es autor de cuatro e-Books sobre el tema.
Sharon Weaver
Presidenta y directora ejecutiva de Smarter Consulting, es capacitadora certificada de Microsoft y experta en productividad, mejora de procesos y Office 365. Sharon habla profesionalmente en eventos locales, nacionales e internacionales y enseña materias como, análisis empresarial, Six Sigma y liderazgo.
Consulta la información original en inglés.
