Entre más clientes tenga una empras se necesita de más personal y con el personal se necesita de nueva infraestructura como equipo u oficinas y todo esto aumenta la cantidad de datos que ingresan a la empresa, lo cuales, después de un tiempo, pueden volverse obsoletos. Aunque esta información inútil puede parecer algo sin importancia, en realidad puede provocar enormes perdidas de dinero si no se tiene un plan para eliminarla. En este post te hablamos sobre qué es ROT y por qué es importante tener un plan para gestionar este tipo de datos redundantes, obsoletos y triviales.
El Consejo de Cumplimiento, Gobernanza y Supervisión estimó que muchas grandes empresas gastan más de $ 34 millones de dólares para almacenar y proteger datos que se podrían eliminar sin causar daño. Por supuesto, este tipo de información inútil no solo cuesta mantener dinero. También puede ralentizar las funciones comerciales críticas y exponer a las empresas a amenazas aún más costosas.
Este tipo de datos redundantes, obsoletos y triviales incluso tiene un acrónimo apropiado ahora. Se llama ROT. La mayoría de las empresas pueden encontrar ROT al acecho dentro de sus servidores compartidos, en los dispositivos de los empleados e incluso en la nube. Si pudiera ahorrar millones o incluso miles de dólares al año limpiando datos, es un proyecto digno de considerar.
Qué hay de malo en ROT
Naturalmente, las empresas necesitan conservar algunos datos antiguos a los que no acceden muy a menudo. Es posible que lo necesiten para auditorías, cumplimiento normativo o la posibilidad de que tenga valor comercial más adelante. ROT no se refiere a ese tipo de información. Es más un buen proceso para planificar la eliminación de datos inútiles, también asegurará que la información valiosa permanezca protegida. Un buen plan debe incluir priorizar varios tipos de documentos para asegurarse de que cada tipo obtenga la protección que necesita. Este tipo de plan eliminará los datos inútiles y protegerá aún más la información valiosa.
Principalmente, ROT no solo cuesta dinero extra para almacenar y proteger, aunque sin duda es una consideración importante. Considera estas cinco formas en que el almacenamiento de datos inútiles pueden obstaculizar tu organización:
- Infraestructura adicional y costos de soporte: Obviamente, tu empresa tiene que pagar para almacenar y proteger datos que no puede usar, y que incluso podrían agregar riesgos adicionales.
- Retraso en las solicitudes de información importante que puede retrasar las respuestas o decisiones importantes: la reducción de ROT puede recortar las bases de datos y acelerar los tiempos de procesamiento.
- Dificultad para demostrar el cumplimiento y responder a las solicitudes de descubrimiento: una vez más, este tipo de datos sin valor dificulta la obtención de información valiosa.
- Es más probable que se infrinja o se vea comprometido debido a una gestión más deficiente: muy a menudo, ROT existe porque nadie se apropia de él, por lo que es menos probable que esté protegido. Incluso si la información no es útil para la organización, parte de ella podría beneficiar a los piratas informáticos.
- Posibilidad de una mayor responsabilidad: los registros pueden ser obsoletos para la organización y mantener reglas pasadas, pero aún perjudiciales en caso de demandas.
Planificar la eliminación de ROT
Tu empresa no recopiló todos estos datos incorrectos en un día. Incluso puede encontrar cierta resistencia por parte de los empleados que no quieren tomarse el tiempo o tener opiniones diferentes sobre el valor potencial de los datos. Como la mayoría de los esfuerzos dignos, eliminarlo requiere un poco de esfuerzo y cooperación. Puedes justificar tu plan de forma cuidadosa para eliminar los desechos de datos al demostrar cómo los esfuerzos le ahorrarán dinero a la empresa, reducirán las amenazas y facilitarán la protección de los documentos que necesitas.
Considera los tipos de información que mantiene: Como sugiere la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información, o AIIM, considera formas de evitar recopilar información redundante y trivial en primer lugar. Si tienes una razón comercial para recopilar información de poco valor, tal vez puedas mantenerla archivada para minimizar los gastos de almacenamiento y seguridad.
Confía en un repositorio central de datos: un repositorio central reducirá drásticamente la redundancia. También debería evitar que cada usuario sea necesario para mantener su información. A su vez, eso debería reducir la posibilidad de introducir errores y obsolescencia.Utiliza la tecnología para ayudar: los buenos sistemas de gestión de datos pueden ayudar a eliminar información errónea, redundante o antigua con funciones de búsqueda sofisticadas y funciones automatizadas. Con la tecnología adecuada, prevenir y reducir la ROT no requerirá tanta carga manual.
Establecer y comunicar las políticas correctas: la mayoría de las empresas no pueden controlar todas las acciones de los empleados a través del software. Los empleados deben comprender los beneficios de reducir la ROT de datos y cómo cumplir con sus esfuerzos.
Comenzar a planificar la limpieza de los datos
Como la mayoría de las otras fuentes de contaminación, ROT rara vez se limpia solo. Naturalmente, el problema solo empeorará si no tomas medidas para minimizarlo ahora. Mientras tanto, tus datos incorrectos, obsoletos o duplicados podrían costar millones de dólares a tu organización y dejarla vulnerable a las amenazas. Tus esfuerzos deben comenzar ganando cooperación, priorizando la información, estableciendo claramente los beneficios y, por supuesto, comunicándolos.
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