La seguridad de los datos se ha convertido en un pilar fundamental en un entorno laboral donde se prevé que en los próximos años, habrá más de 100 millones de trabajadores del conocimiento en EE. UU. y más de mil millones a nivel global. Con el auge de la inteligencia artificial generativa, las organizaciones están buscando activamente automatizar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia de sus empleados. Este enfoque no solo optimiza el tiempo de trabajo, sino que también refuerza la protección de datos, asegurando que la información crítica esté protegida contra violaciones y ataques.
El crecimiento de la IA generativa ha revitalizado el impulso hacia la automatización de las actividades mundanas y repetitivas vinculadas al trabajo intelectual. Los trabajadores del conocimiento, dotados de habilidades avanzadas y una sólida base de conocimientos, suelen recibir una remuneración elevada. Por ello, reducir el tiempo que dedican a tareas rutinarias y aumentar su eficiencia se ha convertido en una prioridad para la mayoría de las empresas.
El software de automatización del trabajo, potenciado por inteligencia artificial, está ayudando a las organizaciones a maximizar el valor del trabajo basado en conocimientos. Estas tecnologías avanzadas están automatizando tareas, procesos y acciones que anteriormente requerían la intervención humana.
Inteligencia Artificial y Knowledge Work Automation
Con la incorporación de la tecnología de Inteligencia Artificial Generativa, las plataformas de automatización del trabajo del conocimiento se vuelven aún más poderosas. Ayudan a los trabajadores a organizar la información, comprender el contexto de los documentos e interactuar con la base de conocimiento de su empresa mediante entradas de lenguaje natural.
¿El resultado? Los trabajadores del conocimiento, incluso aquellos que no tienen conocimientos de codificación, pueden usar la automatización para facilitar la búsqueda y el uso de documentos en el contexto empresarial adecuado. Las plataformas mejoradas con IA también mejoran la eficiencia y la precisión de los procesos al automatizar los flujos de trabajo centrados en los documentos.
Automatización del Trabajo del Conocimiento y Seguridad de los Datos
Para algunos líderes empresariales les preocupa que el software de gestión del conocimiento empresarial pueda exponer a su empresa a nuevos riesgos. Si tenemos en cuenta las consecuencias de una violación de la seguridad de los datos, que incluyen multas, pérdida de reputación e interrupción de la actividad, esta es una preocupación razonable. Sin embargo, la plataforma adecuada reduce el riesgo empresarial al automatizar la seguridad y el cumplimiento de los documentos.
Muchos líderes empresariales centran sus esfuerzos de seguridad en prevenir virus informáticos y ataques informáticos. Sin embargo, un estudio de la Universidad de Stanford de 2020 descubrió que nueve de cada diez violaciones de datos se deben a errores humanos . Los ataques de ingeniería social , en los que los estafadores obtienen acceso a los datos simplemente preguntando en lugar de hacerlo a través de hackers, también están en aumento.
Cuando los trabajadores del conocimiento tienen acceso ilimitado a los sistemas de tecnología de la información, estos ataques pueden ser devastadores para una organización. Una de las mejores medidas que pueden adoptar las organizaciones para prevenir las violaciones de datos es garantizar que solo puedan acceder a ellos aquellos que hayan recibido autorización para utilizarlos.
¿Cómo mejorar la Seguridad de Datos con la Gestión del Conocimiento?
Gestión del acceso al conocimiento
La plataforma de gestión de información adecuada puede automatizar el proceso de protección de documentos y datos. Una plataforma de gestión de información empresarial adecuada permite a las organizaciones incorporar medidas de seguridad y mejores prácticas.
Seguridad de datos y cumplimiento de políticas
La clave para una aplicación eficaz de las políticas son los metadatos. Los permisos basados en metadatos permiten un control de acceso totalmente automático de cualquier documento. Solo aquellos con los atributos adecuados pueden leer, editar, eliminar o cambiar los permisos en un documento determinado.
Control de versiones y registro de auditoría
Conservar versiones antiguas y tener la capacidad de volver a versiones anteriores son funciones de control de documentos fundamentales para el cumplimiento y la gestión de documentos. Las funciones de registro de entrada y salida permiten a las organizaciones realizar un seguimiento de cuándo se edita un archivo y quién realiza los cambios.
El historial de versiones, que registra cada vez que se realiza un cambio, también crea un registro de auditoría de quién actualiza un documento en un momento determinado. Funciona como un registro del ciclo de vida del documento con un historial completo de inicios de sesión, cierres de sesión, cambios de contraseña y cambios de grupo de usuarios.
Descarga y seguridad datos de impresión
Si bien la impresión y la descarga no son las únicas formas en que los usuarios pueden manipular los datos de la empresa, son las más sencillas. Los sistemas de gestión de documentos digitales (DDMS) permiten a las organizaciones desactivar la impresión y la descarga de documentos, así como la realización de capturas de pantalla. Esta función garantiza que los usuarios puedan obtener una vista previa de los documentos, pero no imprimirlos ni descargarlos.
Integración de LDAP y SSO
La integración con el inicio de sesión único o LDAP existente es importante para la seguridad de los documentos, ya que permite un uso responsable del conocimiento y, al mismo tiempo, mantiene la seguridad.
Preguntas frecuentes
¿Cómo mejorará la Gestión del Conocimiento la Seguridad de Datos y el desempeño?
¿Cuáles son las desventajas de la Automatización del Trabajo del Conocimiento?
Acerca de M-Files
Las funciones de los trabajadores del conocimiento se centran en pensar, crear y colaborar. Por lo tanto, cualquier cosa que reste valor a ese “estado de flujo”, como encontrar el documento correcto o ejecutar manualmente acciones rutinarias, crea una distracción que no agrega valor al trabajo.
La plataforma de automatización del trabajo del conocimiento M-Files permite automatizar tareas, procesos y acciones que antes requerían interacción humana. M-Files Aino aumenta aún más la productividad al permitir que los trabajadores del conocimiento hagan preguntas basadas en sus datos, resuman documentos o traduzcan contenido a otros idiomas. Con M-Files, los trabajadores del conocimiento obtienen los beneficios de las capacidades avanzadas de IA mientras la información se mantiene segura. Contáctanos y agenda una demostración y experimenta las capacidades de M-Files.
Consulta la información original en inglés.
