La gobernanza de los documentos ya representaba un grave problema antes de la cuarentena, los diferentes silos de información donde se almacenan los documentos generan un problema para el control de los archivos creando brechas de seguridad e impiden poder acceder a la información necesaria cuando se necesita. En este artículo hablaremos de un nuevo concepto de gobernanza “Set It & Forget It “ y cómo la tecnología de M-Files nos ayuda a mejorar nuestra estrategia de gestión de documentos.
Cualquiera que haya pasado un tiempo trabajando con información empresarial sabe muy bien que el volumen total de contenido dentro de su implementación está creciendo día a día. Pero al mismo tiempo, la variedad de contenido también va en aumento, lo que puede conducir de Set It & Forget It fácilmente a problemas de gobernanza antes de que te des cuenta.
Esto siempre fue un problema para las organizaciones al escalar su negocio, pero se ha vuelto cada vez más difícil a raíz de la pandemia de COVID-19. Con más empleados trabajando desde casa que nunca, las soluciones de gestión de la información se han convertido en algo más que herramientas para almacenar archivos importantes en la nube. Son literalmente la base de su fuerza laboral en este momento, lo que permite a las personas comunicarse y colaborar mejor entre sí durante un momento en el que no podrán volver al mismo espacio compartido en el futuro previsible.
Esta, en esencia, es la razón por la que la gobernanza es tan importante. Cada minuto que pasa tratando de darle sentido a su infraestructura o tratando de hacer que los complementos de terceros funcionen de la manera que desea, es un minuto en el que no está actuando sobre la información contenida en sus datos y utilizándola para impulsar su negocio hacia adelante. Afortunadamente, la mayoría de los líderes de TI parecen comprender la gravedad de la situación.
El poder de la gobernanza Set It & Forget It
La solución de gestión de información inteligente de M-Files ayuda a lograr una estrategia de gobernanza “Set It & Forget It”. Con las reglas de flujo de trabajo, las organizaciones pueden mantener políticas de administración de registros consistentes. Los documentos en un flujo de trabajo de gobernanza se regirían por un conjunto de reglas en el que cualquiera de las siguientes situaciones sucedería:
1. Los registros se eliminarían o conservarían de acuerdo con la política
2. Se notificará a las partes interesadas que revisen lotes de documentos designados para una determinada disposición.
Los archivos también se pueden agregar automáticamente a este flujo de trabajo a través de metadatos. Si, por ejemplo, un archivo coincide con ciertos criterios, por ejemplo, un tipo de contrato, se aplicaría automáticamente a un flujo de trabajo de gobernanza.
Gracias a muchas de estas características, la información en todos los repositorios de la organización está estandarizada con los niveles de gobernanza comunes Set It & Forget It. Lo que esto significa es que ahora ya no es necesario transferir información importante como registros o documentos de cumplimiento a un repositorio totalmente separado. Este enfoque de gobernanza solo funcionó con registros que no era necesario usar con tanta frecuencia y creó un desafío bastante significativo en términos de administración para todo lo demás. Obviamente, los registros activos deben estar disponibles con su contexto crítico intacto, es decir, de una manera que le permita recuperar todos los documentos relevantes y ver todas las tareas cruciales también rápidamente. Ahora, estos tipos de registros se pueden administrar activamente dentro de la plataforma M-Files, que es realmente la ventaja más importante de todas.
Al final, la gobernanza Set It & Forget It se trata de romper otro silo de datos para que la información pueda moverse libremente a través de su organización por primera vez. En lugar de obligar a sus empleados a usar una serie de herramientas diferentes solo para realizar el trabajo, lo que aumenta el tiempo que les lleva completar esas tareas importantes para empezar, deben tener acceso a absolutamente todo lo que necesitan, todo bajo un mismo techo.
Pero tampoco debería tener que trabajar muy duro para llegar a este punto, que es realmente de lo que se trata la gobernanza Set It & Forget It. Se trata de hacer que sea más fácil obtener el mayor rendimiento de su gasto en TI y de su inversión tecnológica, no más difícil. Por supuesto, deberá asegurarse de que las estrategias comerciales que están impulsando sus inversiones en tecnología estén cuidadosamente pensadas. Nunca debe invertir en una solución porque crea que lo necesita; debería ser el movimiento correcto para hacer lo que sea que esté tratando de lograr en el momento.
Afortunadamente, lo “simple” ha surgido como un tema recurrente cuando se trata de empresas que adoptan plataformas en la nube y estandarización de procesos, y absolutamente no podría haber llegado en un mejor momento.
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Contacta a nuestros expertos para encontrar la mejora solución de gestión de contenido para tu negocio.
Consulta la información original en inglés.
