Supera los desafíos del trabajo remoto con la gestión de documentos

HIXSA

14 diciembre, 2021

La era del trabajo remoto está aquí. Está era un tendencia en las empresas mucho antes de la pandemia, y ahora  ha alcanzado a la mayoría de las empresas a nivel mundial, y con esto, hay nuevos desafíos que se deben superar para aprovechar todos los beneficios del home office. En este blog analizaremos todos estos desafíos y te decimos cuál es la mejor forma de superarlos con la ayuda de la gestión de documentos.

De todos los cambios importantes en la forma en que hacemos negocios, como emergencia sanitaria por COVID-19, el trabajo remoto no es necesariamente uno de ellos.

Según un estudio realizado en 2019 , alrededor del 99% de los encuestados dijeron que con gusto trabajarían de forma remota al menos parte del tiempo durante el resto de sus carreras. No solo eso, sino que alrededor del 40% dijo que valoraba el horario flexible que traía consigo el trabajo remoto, y un 30% adicional dijo que le encantaba la oportunidad de trabajar desde cualquier lugar, ya que la situación lo requería. En base a eso, no debería sorprender que la popularidad del trabajo remoto se haya disparado durante la última década, una tendencia que ya no había mostrado signos de desaceleración en el corto plazo.

Entonces, si el trabajo remoto ya era el futuro de los negocios, COVID-19 ha sido poco más que un acelerador, permitiendo que el futuro “llegara” un poco más rápido de lo que la mayoría de la gente pensaba.

Si bien el trabajo remoto ciertamente trae consigo una buena cantidad de ventajas tanto para las empresas como para sus empleados, también conlleva ciertos desafíos, y la consistencia es quizás el más grande de todos.

El “problema” de trabajar de forma remota

Obviamente, uno de los mayores desafíos que la mayoría de las empresas han enfrentado mientras trabajan de forma remota es que la comunicación se volvió más difícil, no más fácil, al menos a corto plazo.

Atrás quedaron los días en los que se podía intercambiar información importante mediante debates, reuniones y visitas rápidas a la oficina. No es posible ponerse al día con el estado de ese gran proyecto con una reunión rápida después del almuerzo. Ahora, incluso la comunicación más básica suele requerir varias llamadas telefónicas y una cadena interminable de correos electrónicos.

El problema es que los correos electrónicos pueden perderse rápidamente (o las cadenas pueden volverse difíciles de manejar) y las llamadas telefónicas pueden perderse cuando todos “disfrutan de la flexibilidad para trabajar en sus propios horarios”. Esto no solo ha dificultado la comunicación y la productividad, sino que también ha destruido la coherencia.

Otro problema importante que ha traído consigo la era remota es que, de repente, la mayoría de las empresas están trabajando con muchos más silos de datos que nunca. Cuando todos tenían acceso a las mismas herramientas en la oficina, podía asegurarse razonablemente de que todos almacenaran información en los mismos lugares y de la misma manera. Esto es difícil cuando todo el mundo trabaja desde casa y ahora de repente tienes discos duros personales, servicios de almacenamiento en la nube y otros repositorios con los que lidiar.

Esto hace que sea difícil encontrar información clave y aún más difícil asegurarse de que llegue a las manos de las personas que la necesitan, lo que nuevamente daña la coherencia en un momento en que se necesita desesperadamente.

La solución: gestión de documentos

Afortunadamente, no se pierde toda esperanza. Las verdaderas soluciones de gestión de documentos como M-Files están preparadas para ayudar a las empresas a resolver todos estos desafíos de una sola vez.

Al aprovechar una herramienta como M-Files para automatizar muchas de esas tareas sencillas y repetitivas que solían consumir tanto tiempo de un empleado, está reduciendo significativamente la cantidad de comunicación que se requiere para una tarea determinada. Esto es especialmente cierto para aquellas tareas que se repiten de forma regular. Cuando se requiera una comunicación menos frecuente, como resultado, tendrás que lidiar con menos problemas relacionados con la comunicación.

Asimismo, las soluciones de gestión de documentos como M-Files permiten flujos de trabajo automatizados que mejoran en gran medida tanto la eficiencia como la repetibilidad en todos los ámbitos. Una vez más, muchas de las tareas que los empleados se ven obligados a realizar son repetibles. Pero si los humanos las repiten constantemente sin una estructura consistente, solo aumentan las posibilidades de que el error humano asome su fea cabeza y que el control de calidad se vea afectado.

Con la automatización electrónica, no solo obtienes el beneficio de asegurarte de que el trabajo se haga correctamente cada vez mediante un flujo de trabajo constante y repetible, sino que también puedes liberar el valioso tiempo de un empleado para que pueda concentrarse en los asuntos. que realmente te hará ganar dinero.

Al final, la nueva era remota ciertamente ha traído consigo algunas ventajas. Desafortunadamente, también ha creado un nuevo mundo de desafíos. Afortunadamente, han surgido soluciones que te permitirán adoptar esta “nueva normalidad” con la menor cantidad posible de desventajas potenciales, y la solución de administración de documentos adecuada como M-Files está absolutamente en la parte superior de esa lista. M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Consulta a nuestro equipo de expertos para encontrar la solución de gestión documental que mejor se adecue a las necesidades de tu negocio.

Consulta la información original en inglés.