Tips para mejorar la gestión de documentos con IA

HIXSA

2 abril, 2020

Gracias a la inteligencia artificial hemos logrado mejorar el rendimiento en los procesos de muchas empresas como en las áreas de producción en la industria automotriz o para detección de fraudes en los servicios financieros. Pero, la Inteligencia Artificial puede ayudar también en tareas más administrativas y encargarse de la gestión de la información de una empresa. En el siguiente artículo te decimos 5 formas de usar IA para hacer más eficiente tu negocio.

La transformación digital de la inteligencia artificial (IA) se refiere al uso de la IA para ayudar a resolver problemas y trabajar de manera más eficiente. De acuerdo con Xerox , el 46% de los empleados de las pequeñas y medianas empresas a diario pierden tiempo en flujos de trabajo ineficientes relacionados con el papel. Eso significa que los sistemas inteligentes de gestión de documentos pueden hacer mucho para mejorar estos procesos.

Las empresas que ya emplean sistemas sofisticados de gestión de documentos obtienen una ventaja competitiva. La buena noticia es que estas herramientas inteligentes pueden ayudar más cuando las organizaciones no han dependido mucho de la tecnología en el pasado y necesitan ponerse al día. Aún mejor, los sistemas inteligentes de gestión de documentos se han vuelto accesibles y útiles para todos los tamaños y tipos de empresas.

Mayor eficiencia vital de la IA en la gestión de documentos

Muchas organizaciones e industrias aún luchan con documentos en papel. Incluso si la compañía no los genera, es posible que necesiten usar formularios del gobierno en papel o de socios comerciales. Además, algunas empresas se han alejado del papel físico. Al mismo tiempo, es posible que solo hayan dado un pequeño paso hacia la digitalización adjuntando hojas de cálculo o formularios escaneados a correos electrónicos y almacenándolos en varias unidades de manera aleatoria y desorganizada. Todas estas prácticas son una pérdida de tiempo además, pueden dar como resultado una mala gestión de datos que causa documentos redundantes, incorrectos, perdidos e inseguros.

Caso contrario, considera solo algunas de las formas revolucionarias de el uso de IA en sistemas de gestión de documentos como M-Files para acelerar y mejorar la integridad de las prácticas comerciales comunes:

Automatiza los procesos manuales

Después de escanear o ingresar el documento, el sistema de inteligencia artificial puede automatizar gran parte del trabajo pesado al tiempo que hace cumplir los estándares. Por ejemplo, el uso de sistemas inteligentes para ayudar a clasificar y etiquetar entradas, de modo que sean fáciles de encontrar. Esta capacidad puede acelerar los esfuerzos iniciales de digitalización y ayudar con tareas futuras. A medida que los empleados usan el sistema, las búsquedas eficientes a menudo se basan en el etiquetado y la categorización correcta de los documentos, pero esta es un área que a menudo se descuida en el momento en que se ingresa la información. Incluso si el sistema no etiqueta y categoriza automáticamente, puede aplicar reglas preestablecidas para garantizar que los empleados hagan estos trabajos cuando se vuelva a requerir.

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Acelera la inteligencia empresarial

Los sistemas inteligentes pueden acelerar la inteligencia empresarial. Por ejemplo, la IA puede detectar patrones en conjuntos de datos muy grandes mucho más rápido que las personas. Como ejemplo, un gerente de contratación podría buscar currículums con un sistema inteligente que encuentre palabras clave asociadas con personas exitosas contratadas en el pasado o en base a reglas preestablecidas. Otro ejemplo podría incluir la búsqueda de tendencias de ventas estacionales de facturas u órdenes pasadas.

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Estructura datos no estructurados

Las personas de TI están acostumbradas a ver datos organizados en bases de datos o informes. Nadie puede esperar ese tipo de organización en la mayoría de los documentos. En cambio, la comunicación a menudo llega en forma de correos electrónicos, mensajes de texto, cartas o formularios de otra organización. En el pasado, las personas necesitaban analizar este tipo de mensajes para extraer y organizar la información. Hoy en día, la gestión inteligente de datos puede hacer mucho de el trabajo pesado. Por ejemplo, el blog de Adobe menciona un excelente caso de uso:

En un ejemplo más dramático, algunas compañías están utilizando inteligencia artificial y aprendizaje automático para buscar correos electrónicos, textos y otras comunicaciones de los clientes para comprender palabras, semánticas y sentimientos, conectar esos datos con la facturación y el historial de servicio para predecir quién comprará qué productos y servicios. Lo más notable es que estos modelos superan regularmente a los modelos que usan solo datos estructurados”.

Agilizar la preparación de documentos. En lugar de tener que enseñar a los empleados cómo organizar correctamente varios documentos, la IA simplemente puede solicitar la información para documentos únicos y nuevos. Por ejemplo, el sistema puede generar automáticamente un contrato de trabajo para nuevos ingresos, basado en el nombre del empleado y otra información que ya tiene del proceso de reclutamiento.

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Mejora la seguridad de los documentos

La capacidad de la IA para asegurar la información puede ser una de sus mayores ventajas. El sistema de gestión de documentos puede escanear automáticamente la información confidencial y marcar cualquier documento que la contenga. Aún mejor, el software puede detectar solicitudes inusuales de datos privados y evitar el acceso o alertar a los equipos de seguridad. Según Market Watch, muchas de las amenazas cibernéticas actuales provienen de trabajos internos, ya sea intencionalmente o no. La IA puede ofrecer un arma poderosa contra todo tipo de amenazas a la seguridad de los datos.

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Mejora la calidad de los datos

El sistema inteligente de gestión de documentos puede ayudar a reducir la redundancia de datos, detectar errores de entrada y evitar que los archivos se extravíen. Las empresas necesitan buenos datos para la toma de decisiones y para los procesos comerciales eficientes.

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La transformación digital basada en documentos puede optimizar la mayoría de las empresas.

Desde equipos legales que necesitan analizar y buscar documentos, hasta tiendas minoristas que deben predecir las tendencias de ventas, la IA en la gestión de documentos puede mejorar la eficiencia de formas revolucionarias. Puede llevar el orden al caos, ofrecer información útil e incluso ayudar a prevenir situaciones tan comunes como los errores de entrada de datos. Para aprovechar al máximo sus valiosos datos, debes considerar obtener ayuda de un sistema inteligente de administración de documentos.

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