TK Elevator, líder en soluciones de movilidad vertical, enfrentaba una problemática operativa significativa: la gestión ineficiente de documentos. Cada proyecto de instalación de ascensores generaba una gran cantidad de documentos almacenados en una “carpeta roja” física, lo que generaba retrasos, pérdidas de información y costos elevados en el manejo de documentos.
El sistema manual ya no era viable. La falta de visibilidad sobre la documentación, la pérdida de archivos y los altos costos de distribución –que ascendían a $25,000 dólares mensuales– afectaban la eficiencia operativa. Para garantizar la continuidad del negocio y optimizar procesos, era imperativo adoptar una solución digital.
TK Elevator encuentra un enfoque más inspirador para administrar la documentación de construcción de nuevos ascensores con M-Files
Ante estos desafíos, TK Elevator decidió modernizar su gestión documental con M-Files. Este sistema basado en metadatos y automatización de flujos de trabajo permitió transformar la administración de documentos, eliminando la dependencia de archivos físicos y mejorando la trazabilidad de la información en tiempo real.
La transición a M-Files requirió una estrategia integral que incluyó capacitación y gestión del cambio organizacional. Aunque al inicio hubo resistencia a abandonar los procesos tradicionales, la adopción de la plataforma trajo mejoras inmediatas: recuperación ágil de documentos, reducción de costos y mayor eficiencia en la gestión de proyectos.
Impacto y beneficios
Los resultados fueron notables:
- Eliminación de 13 entregas físicas de documentos.
- Ahorro anual de $1.5 millones de dólares.
- Reducción del consumo de papel equivalente a 900 árboles.
- Optimización del tiempo de los empleados, permitiéndoles enfocarse en tareas estratégicas.
Gracias a esta transformación digital, TK Elevator ha optimizado su eficiencia operativa y ha sentado las bases para futuras integraciones con sistemas clave como CRM, CPQ y ERP. La empresa continúa avanzando hacia una gestión documental más inteligente, consolidando su liderazgo en la industria y garantizando un crecimiento sostenible.
Si tu empresa enfrenta desafíos similares en la administración de documentos, es el momento de innovar. Conoce cómo M-Files puede optimizar sus procesos, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa. Contáctenos hoy y lleve su negocio al siguiente nivel.
