Microsoft 365 (anteriormente Office 365) es el líder indiscutible en el mercado de la productividad digital, con más del 80% de la cuota mundial de software de productividad. Nombres conocidos como Microsoft Excel, SharePoint, OneDrive, Word y PowerPoint están arraigados en los trabajos cotidianos de casi cualquier oficina.
Si bien Microsoft 365 ofrece una amplia gama de herramientas de productividad potentes y fáciles de usar, los mejores beneficios de la suite también pueden crear problemas en el futuro.
A medida que las herramientas de Microsoft 365 siguen mejorando y se vuelven cada vez más fáciles de usar, el desafío de administrar los trabajos de manera eficaz y eficiente puede, paradójicamente, crear nuevos desafíos de productividad. El exceso de documentos, la información aislada y las brechas de cumplimiento crean riesgos que aumentan a medida que se vuelve más fácil para cualquier trabajador del conocimiento crear, duplicar y compartir contenido rápidamente.
Las organizaciones con visión al futuro pueden aprovechar el poder de una plataforma de automatización del trabajo del conocimiento para aumentar la potencia de Microsoft 365, proteger los procesos de información y garantizar el cumplimiento normativo sin sacrificar los beneficios de productividad de la inversión general en software.
Cómo mejorar tu inversión en Microsoft 365
Eliminar el caos de información
A medida que las organizaciones crecen, aumenta la información. Y a medida que incrementa, los documentos se dispersan. ¿El resultado? Los trabajadores del conocimiento a menudo tienen dificultades para encontrar la información correcta en un océano de datos distribuidos en repositorios desconectados, incluidos Microsoft SharePoint y OneDrive, así como en sistemas que no son de Microsoft.
Un sorprendente 56% de las organizaciones encuestadas dicen que sus sistemas de gestión de documentos no se conectan con otros sistemas existentes.
Si bien Microsoft ofrece potentes herramientas de administración y almacenamiento de datos, la solución no incluye un plan listo para usar ni una política que explique cómo se administra la información. Los documentos se duplican, el control de versiones falla y la administración de acceso no puede adaptarse al cambio caótico. Los trabajadores del conocimiento pierden tiempo buscando la información correcta, se frustran y “reinventan la rueda” con sus propios esquemas de almacenamiento, lo que genera una baja productividad.
Una plataforma de automatización del trabajo del conocimiento conecta sistemas Microsoft y no otros para crear una única fuente de información veraz sobre los datos empresariales. También cuenta con capacidades de búsqueda para ayudar a encontrar información en función de lo que es en lugar de dónde está, además de permitir el control sobre el acceso a los documentos, las versiones, la publicación y la distribución.
Optimización de flujos de trabajo en Microsoft SharePoint
El software de gestión de documentos en la nube de Microsoft SharePoint ayuda a optimizar los flujos de trabajo y maximizar la productividad Además, se integra con el software de automatización, de modo que las organizaciones pueden diseñar, implementar y gestionar flujos de trabajo de forma más eficaz.
La integración de una plataforma de automatización del trabajo del conocimiento crea un sistema de documentos electrónicos potenciado, que utiliza IA para compartir archivos y gestionar contenidos en la nube.
Automatización de flujos de trabajo en Microsoft 365
Microsoft Teams es una herramienta poderosa para potenciar la colaboración y ofrece una variedad de software de automatización complementario. La plataforma facilita la colaboración, permite la comunicación en tiempo real y garantiza que los equipos siempre trabajen con la información más reciente.
En casi cualquier lugar de trabajo Microsoft Teams es una herramienta fundamental, ya que crea un entorno de trabajo productivo. La integración de flujos de trabajo automatizados con Microsoft Teams aprovecha funciones avanzadas, como flujos de trabajo personalizables con tecnología de IA. Esto mejora la eficiencia en el trabajo del conocimiento.
Garantizar el cumplimiento de los controles de acceso
Los controles de cumplimiento de datos ya no son un “lujo” en el panorama empresarial: son algo “imprescindible”. A pesar de sus numerosas ventajas en términos de productividad, Microsoft 365 no incluye herramientas de cumplimiento listas para usar. Para muchas organizaciones, esto significa que el control de acceso (un aspecto clave de la gestión del cumplimiento) puede volverse complicado y difícil de mantener actualizado.
Seguir las políticas y los procedimientos requiere trabajo adicional y depende de la diligencia de los empleados y, como hemos visto, estos procesos manuales conducen inevitablemente a errores. En el mundo del cumplimiento normativo, los errores no solo pueden costar horas y ganancias, también pueden dar lugar a multas elevadas.
Sin una estrategia de gestión de la información, los registros de auditoría pueden interrumpirse, generar problemas de control de acceso y duplicación de documentos. En resumen: el cumplimiento no sigue el ritmo de los negocios y las auditorías generan cargas de trabajo innecesarias.
Al asociar Microsoft 365 con una plataforma de automatización del trabajo del conocimiento, las organizaciones pueden reducir el riesgo empresarial y garantizar el cumplimiento normativo automatizando los controles de acceso para seguir el ritmo y las reglas de todas las normas internas y externas. Los controles de cumplimiento normativo, estándar e industrial se integran en el trabajo diario a medida que los flujos de trabajo automatizados recopilan y retienen sin problemas las pruebas de cumplimiento normativo. Cada evento de acceso y edición de contenido crea un registro de auditoría electrónico.
Maximizar la ventaja de Microsoft 365
Si bien Microsoft 365 está indudablemente preparado para continuar su reinado como la mejor herramienta de productividad de oficina, las organizaciones necesitan mantenerse al día con formas innovadoras de complementar las fortalezas de la solución. Una plataforma de automatización del trabajo del conocimiento de siguiente nivel, como M-Files, se integra con esta herramienta y actúa como el único punto de acceso para todos los datos de la empresa. Los miembros del equipo pueden encontrar, acceder y administrar todos los datos conectados, independientemente de su repositorio, a través de las interfaces de usuario de Microsoft.
Con M-Files, los usuarios de Microsoft 365 pueden:
- Agregar gobernanza de la información sobre los documentos a los que se accede desde Teams
- Conectar correos electrónicos y archivos adjuntos de Outlook con clientes y proyectos
- Organizar la información en varios sitios de SharePoint y buscar con criterios relevantes para el negocio.
- Acceder y utilizar información de repositorios que no sean de Microsoft directamente en Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel y PowerPoint.
M-Files + Microsoft 365
M-Files se integra con los productos de Microsoft 365 para ayudar a optimizar las inversiones en Microsoft 365. Si bien las herramientas de Microsoft facilitan la creación de contenido y la colaboración, M-Files proporciona un soporte mejorado para los procesos empresariales y la gobernanza de la información.
Agenda una llamada para descubrir cómo M-Files convierte a Microsoft 365 en el único punto de acceso para todos los datos empresariales y ayudar a las empresas a encontrar, acceder y administrar todos los datos conectados, independientemente de su repositorio de almacenamiento, a través de las interfaces de usuario de Microsoft 365.
Consulta la información original en inglés.
