La automatización de procesos ha facilitado diferentes aspectos de la empresa, uno de ellos es la gestión y gobernanza de la información. Sin embargo la transformación digital sigue siendo algo más sencillo de decir que de hacer para muchas empresas. En este artículo analizaremos el procesos de gobernanza de la información y como puedes alcanzar el éxito con la automatización de procesos.
Afirmar que la gobernanza de la información es fundamental en la vertiginosa era digital en la que vivimos actualmente es probablemente una subestimación. Todos los días, las empresas crean innumerables volúmenes de datos que contienen la información necesaria para garantizar el éxito durante los próximos cinco, diez o incluso veinte años de existencia de esa organización.
El problema es que si no puedes sumergirte debajo de los datos y descubrir la verdadera narrativa que se desarrolla, los datos en sí mismos no tienen ningún valor. Sin un plan de gobernanza de la información adecuado, en realidad solo se está hablando de poco más que una serie de unos y ceros en un disco duro en alguna parte.
Todo esto es especialmente importante durante una era en la que más personas trabajan de forma remota, gracias en gran parte a la pandemia de COVID-19. Los empleados están utilizando tecnología móvil y en la nube para mantenerse productivos mientras están en movimiento, lo que crea aún más desafíos en términos de gestionar la información de una manera que les siga siendo productiva y útil.
Debilidades de la gobernanza de la información
Incluso las organizaciones que comprenden la importancia de la gobernanza de la información a menudo se encuentran con problemas, como lo ilustra este artículo de AIIM. Describe no uno, sino tres puntos de presión que generalmente hacen que las políticas de gobernanza de la información fallen, y aprovechan para recapitular y presentar nuestra propia solución única para cada uno.
Debilidad 1: puntos de entrada de información
Una de las áreas más importantes donde la gobernanza de la información tiende a fallar es, para la mayoría de las organizaciones, una de las más inmediatas: el punto en el que esa información ingresa a tu sistema.
En estos días, incluso las pequeñas empresas tienen más información ingresando a sus entornos. Pero hasta ahora, muchas organizaciones han tardado en adaptar sus estrategias de gobernanza, en particular para aprovechar los mundos acelerados de la nube y los dispositivos móviles en los que vivimos actualmente.
Por ejemplo, ¿Sabías que solo alrededor del 40% de las empresas tienen procesos automatizados para garantizar la eliminación de información personal? Del mismo modo, ¿Sabías que el 85% de las personas ve que la falta de digitalización, estandarización y automatización de las entradas de negocio es uno de los cuellos de botella clave que aparecen durante una transformación digital?
Esta es una de las principales razones por las que es tan importante tener una plataforma de gestión de información como M-Files . Ya sea que se trate de capturar información con escáneres o de la entrada nativa de archivos e información utilizando otras herramientas, dentro de M-Files, el punto de entrada está equipado automáticamente con metadatos habilitados para inteligencia artificial.
Esto ayuda a guiar la información a lo largo de tu ciclo de vida, haciéndola más fácil de buscar (y finalmente utilizable) al mismo tiempo. Entonces, independientemente de estar obligado a concentrarte tanto en DONDE está la información, puedes dedicar tu atención a QUÉ es, que es exactamente como deberían ser las cosas.
Debilidad 2: Puntos finales de información
Otro de los principales puntos de presión para la gobernanza de la información se reduce a los puntos finales de la información, un tema que es mucho más complicado de lo que la mayoría de la gente asume.
Los puntos finales pueden ser prácticamente cualquier cosa, desde estaciones de trabajo personales hasta teléfonos inteligentes, dispositivos de Internet de las cosas y más. Si no puedes acceder a los datos en esos puntos finales, te resultará mucho más difícil aprovechar y aumentar la inteligencia de datos históricos, validar categorizaciones pasadas y mucho, mucho más.
También es probable que tengas que lidiar con una gran cantidad de datos duplicados, lo que puede hacer que sea aún más difícil encontrar exactamente lo que estás buscando cuando más lo necesitas.
Debilidad 3: administración de políticas
Finalmente, llegamos a la administración de políticas: algo que muchas organizaciones todavía están tratando de hacer manualmente, con resultados mixtos.
Si todavía estás tratando de hacer todo “a la antigua”, incluso mantener actualizada tu política de gobernanza de la información puede ser una batalla cuesta arriba. Nunca olvides que cada minuto que pasas tratando de hacer esto bien es un minuto en el que no estás concentrado en los asuntos que realmente te necesitan. Además, dependiendo del tamaño de tu empresa, tratar de demostrar el cumplimiento puede no solo ser difícil … Puede ser literalmente imposible.
Si esto describe tu propia situación, no te preocupes, no estás solo. Ese artículo de AIIM mencionado anteriormente indicó que para aproximadamente el 70% de las organizaciones, los procesos clave de gobernanza están menos del 50% automatizados en todos los ámbitos. Incluso hoy en día, muchas empresas todavía encuentran que adoptar la automatización es algo mucho más fácil de decir que de hacer.
También te puede interesar: Set It & Forget It, qué es cómo mejora la gobernanza
Mejora la gobernanza de la información
Es decir, a menos que aproveches la herramienta de gestión del ciclo de vida de la información adecuada como M-Files para hacer todo esto por ti. Como se indicó, M-Files está diseñado para guiar la información a lo largo de tu ciclo de vida con flujos de trabajo de la manera más eficiente posible. Esos flujos de trabajo notifican a todas las partes interesadas clave cuando un documento ha llegado al final de su vida útil, lo que les permite hacer algo rápidamente al respecto.
Además, M-Files guardará automáticamente los documentos que deben conservarse debido al cumplimiento normativo y mucho, mucho más. Todo esto asegura no solo que tu política de gobierno de la información se ejecute y administre de la manera correcta, también libera la mayor cantidad posible de tu valioso tiempo para que pueda concentrarse en aquellas tareas que realmente generan ingresos para tu negocio.
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Ponte en contacto con nuestro equipo de expertos para encontrar la mejora solución de gestión de contenido para tu negocio.
Consulta la información original en inglés.
