Cómo enrutar documentos con firmas electrónicas

Caso de uso: Firma electrónica y enrutamiento de documentos

HIXSA

13 noviembre, 2023

De acuerdo con un estudio reciente, la adopción de firmas electrónicas ha permitido al 92% de las instituciones financieras reducir los errores de escaneo en sus flujos de trabajo. Otro 66% de ellos pudo reducir significativamente los archivos perdidos, mejorando así la calidad de los datos.

Quizás te sorprenda saber que uno de los cambios positivos más importantes a largo plazo que puedes realizar en tu negocio se relaciona directamente con algo que muchos de nosotros probablemente damos por sentado: las firmas electrónicas o e-firmas.

Otro estudio indicó que las empresas de todos los sectores ahorran entre un 55% y un 78%, en promedio al pasar a la firma electrónica en lugar del papel. Teniendo en cuenta aspectos como los costos de materiales, administración y suscripción.

Pero tal vez la estadística más importante de todas sea la siguiente: obtener un documento firmado a la antigua usanza (es decir, mediante una copia impresa) tiende a tardar unos cinco días en promedio.

El momento de obtener una firma electrónica

Obtener firmas es una parte esencial de hacer negocios, independientemente de la industria en la que operes. Pero, muchas personas tienen dificultades en este proceso aparentemente simple y están pagando costos enormes por ello.

Sin embargo, con el sistema de gestión de información adecuado como M-Files, Todo se vuelve más, simple y eficiente. Podrás utilizar la tecnología para respaldar y potenciar los flujos de trabajo, lo que te permitirá centrarte menos en el lado administrativo de la ecuación y más en construir un negocio exitoso, exactamente como debe ser.

El enfoque de M-Files para enrutar y firmar documentos electrónicamente

En general, M-Files es una herramienta diseñada para eliminar las molestias, los costos e incluso los riesgos de seguridad inherentes en los procesos de aprobación de documentos manuales y basados en papel.

Toda empresa, independientemente de su tamaño, tiene documentos que requieren firmas para poder ser ejecutados. Esto puede incluir, entre otros, cosas como contratos, órdenes de compra, acuerdos y más. Para demasiadas empresas, esto sigue siendo un proceso manual que se lleva a cabo por correo electrónico o, peor aún, en hojas de papel impresas que pasan de persona a persona en un proceso ineficiente y agotador.

Retos de la gestión manual de documentos

Cada vez que ese documento cambia de manos es una oportunidad para que se pierda. Es una oportunidad para cometer un error que hará que el proceso comience de nuevo. Es una oportunidad para que diferentes versiones salgan al mundo al mismo tiempo, lo que confunde significativamente el proceso.

Independientemente de si un elemento se pierde, se daña o entra en conflicto con otra versión, dos cosas siguen siendo ciertas: se pierde una enorme cantidad de tiempo y el riesgo operativo aumenta mucho más allá de lo que debería afrontar.

Sin embargo, la plataforma de gestión de información adecuada como M-Files puede aplicar un flujo de trabajo simple a estos documentos y mejorar las cosas dramáticamente después de la implementación. Con M-Files, puedes gestionar todo el proceso de revisión, aprobación y firma electrónica de principio a fin, todo en una única versión autorizada.

Proceso de firma electrónica

1. Crear

Los usuarios crean un documento, ya sea un contrato, una orden de compra, un acuerdo de envío o cualquier otra cosa.

2. Notificar, revisar y aprobar

Luego, asignan un flujo de trabajo: notifican a las partes y lo ponen a disposición de posibles revisores y aprobadores. Pueden ser otros empleados, líderes organizacionales o incluso fuentes externas como clientes, según la situación.

3. Firmar

A partir de ahí, M-Files se integra con los principales proveedores de software de firma electrónica para ejecutar la firma.

4. Almacenar

Una vez que todas las partes hayan firmado, esa versión única y precisa del documento estará disponible en M-Files y el trabajo puede continuar sin cesar.

Todo esto, y podrás eliminar todos esos frustrantes procesos manuales y documentos en papel a lo largo del camino.

Ventajas de las firmas electrónicas

Según el mismo estudio mencionado anteriormente, cuesta literalmente un 55% menos preparar un documento y que la gente lo firme electrónicamente en lugar de hacerlo en papel. Puede sonar genial, pero nunca olvides que hay una serie de errores que puedes cometer y que afectarán el retorno de la inversión.

Todo esto es en gran parte la razón por la que una plataforma de gestión de información inteligente como M-Files es tan poderosa. M-Files no solo puede ayudar a crear mejores flujos de trabajo en torno al enrutamiento y la firma de documentos, también hace que esas eficiencias estén disponibles de una manera que fluya libremente en toda tu empresa. Las personas que necesiten acceder a ese documento firmado para realizar su trabajo lo tendrán en cuestión de minutos.

Todo esto está al servicio del objetivo más importante de todos: permitir que los usuarios se concentren en menos tareas administrativas que requieren más tiempo para que puedan centrar más su atención en el negocio, como debe ser.

También te puede interesar: Cómo la gestión de documentos ayuda a tu empresa a ser mas sustentable

M-Files con Adobe Acrobat Sign

Las funciones de firma electrónica que ofrece el módulo Adobe Acrobat Sign amplían los flujos de trabajo de M-Files. Agenda una demo y conoce cómo la integración de M-Files se puede utilizar para cumplir con diversas especificaciones, buenas prácticas de fabricación, procedimientos generales y documentación de acuerdo con diversos estándares.

Consulta la información original en inglés.

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